淺析信息時代下檔案管理工作的創新

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(臨沂職業學院)

一、檔案管理信息化的概念與特點

1.相關概念

信息化檔案管理的概念主要是指，在檔案管理機構的規劃和組織下，將先進的計算機技術和信息技術，全面落實到檔案信息收集到提供服務的整個過程中，進而提升檔案管理的針對性、有效性以及科學性。檔案管理實現信息化的本質就是促使以往實體檔案管理向數字化以及現代化管理模式的轉變。

2.主要特點

首先，信息化檔案管理所遵循的政策和法規主要是由行政部門所制定；其次，信息化檔案管理主要是以電子文件和電子檔案為主要表現形式，其是企業、政府以及其他社會主要機構實現信息化管理的關鍵標志和重要途徑；最后，信息化檔案管理可以充分發揮信息資源的優勢，真正實現檔案管理網絡化、數字化以及規范化，對提升檔案服務質量和管理效率具有積極意義。

二、檔案管理信息化建設的主要內容

1.標準規范

檔案管理實現信息化的基本原則是標準規范建設，各個檔案管理部門需要在立足自身實際需求的基礎上，按照我國檔案管理的通用規范和方針政策，完善自身的管理標準規范，在滿足實際需求的同時，提升檔案資源的共享程度，真正做到服務社會、造福社會。

2.基礎設施

基礎設施是實現檔案信息化的關鍵途徑和重要前提，同時也是提升檔案信息化程度的基本保障。在信息時代下，為了促使檔案信息化平臺建設，相關檔案部門要按照我國既定的基礎設施要求開展建設，進而保證檔案資源的高效共享。

3.管理團隊

信息時代下，人才是開展一切生產和科研活動的基礎和保障，因此，檔案部門要注重檔案管理團隊建設，通過針對性的培訓和教育，提升管理人員的專業素養、職業道德以及計算機水平，為檔案信息化奠定人才基礎。

4.信息資源

為了更好的體現檔案資源的社會價值和使用效率，我國要積極開展檔案信息資源平臺建設，構建符合時代特點以及我國國情的公共檔案資源庫、數字檔案館以及信息資源庫，提升檔案資源的共享程度。

三、信息時代下實現檔案管理工作創新的相關途徑

1.創新思想觀念

思想觀念是人們的行為準則，當前，受到傳統管理思維和觀念的影響，很多機構在開展檔案管理工作的過程中，依然沿用以往的思想模式，導致檔案管理觀念落后、模式陳舊。在信息時代下，想要實現檔案管理的創新，首先需要創新思想觀念，摒棄以往的陳舊思維，擴寬管理視野和工作思維，將檔案管理與信息技術充分結合，真正做到開拓進取、與時俱進。同時，創新的精髓在于新意，要勇于挑戰傳統、突破常規，改變以往的檔案工作狀態，切實提升管理效率和質量。創新要自足于根本和實際，不斷探索、積極鉆研、改變以往的思想觀念，結合組織的實際需求，制定具有較強操作性和針對性的檔案管理方案，進而實現管理創新。

2.創新服務手段

檔案工作本身就具有較強的服務性，其可以為使用者提供資源搜索和查詢等功能，因此，在信息時代下，檔案部門要積極創新服務手段，挖掘檔案管理潛存的服務價值，遵循以人為本的理念開展創新。首先，要重視電子文件資源的收集和上傳。電子文件與紙質文件存在本質的區別，重視其收集和上傳可以有效提升管理質量，通過計算機技術能夠完成電子文件的自動收集與上傳，實現電子資源的自動歸檔。其次，在線服務是實現檔案管理信息化的必經之路和重要體現。以往的檔案服務需要使用者到檔案部門親自查詢，而這種服務不僅耗時耗力，使用者也無法及時獲得想要的信息，導致檔案服務效率低下。通過在線服務可以促使使用者利用互聯網完成檔案資源查詢，使用者不需要親自進行登門查詢，只需要通過網絡就能夠完成信息獲取，有效提升了檔案工作的效率和質量。同時，檔案部門還要積極建立數字檔案庫，將各類文件和數據進行分門別類的整理和歸納，進而為使用者提供便利條件。

3.創新服務領域

在信息時代下，我國社會環境出現了明顯的變化，使用者的觀念意識也隨之改變，人們希望可以通過有效的途徑而快速的獲取信息資源，進而完成知識的更新與信息的收集。因此，檔案管理也要結合時代特點以及使用者的需求，在實踐中不斷創新服務領域，進而滿足社會和使用者的需求。檔案管理需要進一步拓展其服務范圍，提升檔案信息的針對性，進而為使用者提供更加豐富、完善以及周到的信息服務，進而體驗信息的價值與功能。檔案人員還要積極了解行業最新動態以及前沿知識，整理、篩選以及收集具有價值的檔案資源，在經過加工和處理后，促使信息更加具有價值性和實效性，可以促使使用者在獲得信息、吸取知識的同時，完成資源的開發和共享。為了拓展檔案服務領域，檔案部門還要利用網絡技術積極構建網絡互動平臺，為使用者提供交流的空間，并且根據使用者的需求開展平臺建設，促使檔案管理更加現代化，在實現與人們交流互動的同時，賦予檔案管理以趣味性和動態性。

4.創新管理工作

檔案是我國經濟與社會發展中所形成的重要資源，具有較強的參考價值和利用價值。因此，檔案部門要在實際工作中積極創新管理模式，轉變陳舊的管理理念，造福公眾、造福社會。首先，檔案管理實現現代化。創新檔案管理的基礎是與時俱進，在信息時代下，檔案管理要完成知識文檔管理到電子文檔管理的轉變，引進先進的信息技術和管理系統，加速檔案管理的網絡化和信息化建設，真正做到順應時代發展、滿足社會需求。其次，檔案管理實現數字化。在檔案管理中引進數字化技術，可以改變其管理模式、提升服務質量，建立數字化檔案管理平臺，能夠實現多個渠道的信息收集與共享，進而提升檔案資源共享的實效性。

四、結語

檔案作為一種關鍵的信息資源，其對促進我國經濟與社會的持續發展具有積極意義，而在信息時代下，傳統的管理理念、管理手段和管理模式已經難以適應時代和使用者的需求，因此，檔案部門要在工作中積極創新，引入先進的信息技術，為檔案管理活動的有序開展提供技術支撐。同時，在檔案管理實現信息化的過程中，還要保證檔案資料的完整性與共享性，不斷擴展服務領域、提升服務質量，進而發揮檔案的使用價值。