“互聯網+”背景下高校檔案利用服務開放、共享創新

劉景洋

（西安翻譯學院，陜西 西安 710000）

一、研究背景

“互聯網+”概念在我國最早是從2012年提出，而后迅速成為網絡熱詞?！盎ヂ摼W+”的出現，給各行各業都提供了發展的良機，可以說對于檔案事業來說尤其是可貴的機會。2017年，在全國檔案局長會議上，國家檔案局局長李明華指出，檔案人一定要促進“互聯網＋政務服務”建設和落實，不斷加強檔案服務民生的水平，筑造服務社會公眾的實用高校的平臺。

時代的要求，政策的保障，技術的成熟，為高校數字化檔案館的建設提供了基礎條件。也為檔案利用邁向更高的平臺，更好的服務，更加精確地滿足檔案利用人員的需求提供了可能性。在信息時代如何提高檔案利用率，增強用戶體驗，實現檔案的開放、共享成為當前高校檔案人要解決的最主要問題。近十年來，呈現快速增長態勢，總體來說，研究雖然在升溫但數量卻不多，視角也不寬。且大多數是基于某一個方面，比如技術視角、服務視角展開研究。

二、檔案利用服務的現狀及存在問題

2014年，中共中央辦公廳國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發〔2014〕15號）（以下簡稱《意見》。要求建立檔案工作三大體系。即：檔案資源體系；檔案利用體系；檔案安全體系這三大體系。筆者認為，建立豐富的資源體系是檔案工作的基礎，建立安全保密的安全體系是檔案工作底線，建立方便便捷的利用體系，則是檔案工作的靈魂任務。而當前幾乎所有高校的檔案管理部門都存在諸多的問題，具體表現在以下幾個方面：

1、理念的落后

現在多數高校檔案工作理念依然在上個世紀，主要表現在不僅缺乏開放、共享理念，甚至服務意識也非常淡薄。一般來說高校檔案的主要服務對象是本校廣大的老師和學生。主要服務內容是各類檔案的管理和借閱，服務方式主要是“姜太公釣魚”式，在辦公室坐等客人上門。因此高校檔案館的服務模式也就停留在“要什么，給什么。交什么，收什么”的初級階段，不要說“研發意識”，就是“主動服務”“超前服務”也少有人思考。

2、服務方式的落后

當前各學校檔案服務的方式多數是線下查詢，面對面服務，并且查詢手續繁雜，效率低下，不方便利用。如查詢時需提供證件、跨部門查檔需進行審批、電話只提供咨詢服務、查閱后需要復印使用等。筆者網上隨機調查某省國家“雙一流”院校、省屬普通高校、職業學院10所。調查發現，就檔案網站而言，本科以上高?；径冀ㄔO有檔案網站。檔案信息公開透明，檢索渠道靈活。“雙一流”院校均提供案卷級目錄檢索。但職業學院則沒有檢索目錄，其中一所甚至沒有檔案相關網站。各校除政策文件、通知外，檔案部門均不能提供檔案在線查詢和檢索。使用者借閱檔案任然需要通過網上或在線預約后，二次到實地辦理才能實現。這種繁瑣的手續與當前網絡化服務需求不相符，不能適應時代發展。

3、現代化程度低

現代化程度低體現在檔案歸檔、保管、利用的整個環節鏈中。

一是檔案歸檔過程的現代化水平低。對于電子檔案來說，一般學校常常只會考慮辦公自動化如何建設，忽略了生成的電子檔案如何歸檔的問題。海量的數據留在各種系統中，不能按要求分類匯入檔案管理系統，為學校服務。而需要歸檔的電子文件因為操作上的復雜性造成了歸檔率、歸檔意愿均較低，歸檔時間滯后等結果，同時造成了工作的重復。

二是保管過程中現代化程度低。當前高校大量紙質檔案以原始狀態保存在庫房中，在查檔時需要經常翻動，無法密封保存，容易造成老化、破損。庫房中缺少現代化設施，一般只會配備溫度計、濕度計等常規設備，很少配備現代化檔案柜、數字化溫度、濕度、消防控制系統等。

三是檔案利用現代化程度低。體現在第一，高校檔案館本身現代化程度低。高校檔案部門還停留在手工檢索，“面對面”服務的方式上，不能在學校檔案網上查閱資料。第二，海量數據不能共通、共享，實現檔案功能最大化。傳統檔案和數字檔案都分布在各高校檔案館（室）中，宛如一個一個的信息孤島，而數據只有通過整合與共享才能發揮其應有的價值。

三、利用、服務創新對策

1、新思維、新理念

要明確檔案服務的目標是為了檔案的使用者，只有使用者覺的方便、快捷、全面、準確，檔案的價值才能最大可能體現。新時代檔案人必須樹立新的思維和理念。一是檔案服務的主要對象是具體的使用者，是活生生的人，不是檔案。完美的用戶體驗才是檢驗檔案服務的標準，使用者就是檔案服務好壞的裁判。二是主動服務。檔案管理者一定要樹立全面、主動服務的理念，不但要主動服務來訪者，還要主動進行深層次挖掘、編研，由一般性服務向高層次服務邁進，開展多樣化服務方式，甚至向超前化服務轉變。三是資源開放、共享。大數據的出現告訴我們，檔案資源中還有許多金礦沒有挖掘，開放、共享已經是檔案服務的未來趨勢，檔案管理者一定不能閉門造車，固步自封，把自己封閉于自己建立的高墻之內。

2、豐富資源

檔案服務的基礎首先是要有豐富的檔案資源，要努力實現“查什么，有什么”。

一是充分利用現代化條件。充分利用單位的各類管理系統，爭取在上系統的同時，考慮與檔案管理軟件的對接問題。與信息中心聯合將各類管理軟件統一納入整體規劃，減少信息孤島，減少系統間對接障礙，使各系統數據可以直接歸入檔案管理系統。

二是加強數字化檔案館建設。實現數字化檔案和紙質檔案同步歸檔，存量檔案數字化，歸檔文件電子化，檔案檢索、保管信息化。打破檔案接收時限，努力實現“按需進館”，精減歸檔流程，探索高效、便利的歸檔方式。

三是加大檔案開放、共享力度。實行檔案館與其他檔案管理機構的交流、聯合，共同做好檔案的開放、共享。在保證檔案安全的前提下盡可能擴大公開范圍，做好檔案的統計、管理、分類工作，為館際聯合奠定共享基礎和可能。

3、改善環境

要進一步優化服務環境。一個良好的環境，無論對于檔案人員還是檔案利用人員都是必要的。要改善環境，就要能夠為檔案用戶提供個性化服務，一般來說包括三個方面：一是服務時空的個性化定制。就是說檔案機構的服務可以打破時間和地點的局限，可以不受二者約束的提供檔案服務。二是服務方式的個性化定制。就是說檔案機構可以提供多樣的的檔案信息服務來滿足不同需要的檔案使用者。三是服務內容的個性化定制。就是說檔案機構可以根據檔案使用者不同的需要來有針對性的提供檔案服務。

4、新技術、新路徑

如何讓檔案服務跟上時代的節奏，是我們要重點考慮的問題。結合當前的潮流和技術，檔案服務可以重點從幾個方面做起。一是采用新的技術。當今的科技發展一日千里，各類技術層出不窮。新的技術可以解決許多以前難以解決的問題，實現檔案利用新突破。比如二維碼技術，VR技術、電子標簽等技術都可以提升檔案服務質量，提升用戶體驗。二是新的路徑。技術的變革必須帶來路徑、方法的變革。新的路徑將會加強檔案服務的范圍，速度、準確度，更好的用戶反饋，更完美的體驗。比如社交媒體、微信等。社交媒體天然具有互動功能，如果利用得當，可以很好解決“檔案館不知民眾要查什么，民眾不知道檔案館有什么”的信息不對稱問題。還可以通過信息的發布，擴大使用人群，提高用戶的檔案利用意識。當前國內一些高校檔案館已經開始建設微信客戶端，及時推送相關資訊，解決師生需求。

總結

綜上所述可以看出，當前我國高校的檔案服務工作，已經遠遠落后于時代的發展。從服務的方式，現代化程度都沒有跟上時代的腳步，不能滿足人民群眾對于檔案利用的需求。最關鍵的是思想理念的落后，把檔案作為一個需要管理的對象，而不是一個可以開放、共享的資源。打破這一現象的關鍵在于，檔案人一定要有新的思維、新的理念，以新的高度和角度來看待檔案工作。一定要用現代化、信息化，提高開放、共享的方式來豐富檔案資源。一定要改善服務環境，從時間、空間、方式等方面滿足檔案利用人員的個性化需求。一定要采用新技術，新路徑加強與利用者的溝通，擴大檔案影響。

[1]孫立新.“互聯網+”時代檔案管理改進的幾點思考[J].赤子(上中旬),2015,(23).

[2]馬海群.檔案數據開放的發展路徑及政策框架構建研究[J].檔案學通訊,2017,(03).

[3]于蕭瀟.對高校檔案服務創新的幾點思考[J].辦公室業務,2017,(22).