淺析公立醫院合同信息化管理

王玉潔，許靜靜，劉珺珺

（南京大學醫學院附屬鼓樓醫院財務處，江蘇 南京 210008）

1 傳統的合同管理

傳統的合同管理主要以紙質文檔的流通和保存為特點［1］。由物流中心作為牽頭人會同相關部門依法進行招標程序并確定中標人后（當然醫院也會投標成為中標人，合同簽訂流程相同），由合同管理部門負責合同的初步制定（大部分合同有固定的版式，中標人對合同有特殊要求的也可提供范本），合同初步制定后交由審計部門對合同的完備性、合法性、可操作性進行審核并加蓋審核章。審核無誤的合同由經辦人、各級領導簽字確認后交至財務處合同管理部門進行人工登記、順序編號、加蓋合同專用章、留檔。至此，合同正式生效進入履約環節。當醫院需履行付款義務時，有物品入庫的由庫房管理員對照合同要求驗收實物并打印入庫單，庫房會計人員憑入庫單和發票按照合同約定的請款條款制定請款單，經各級領導和責任人簽字確認后交由財務處合同管理人員，合同復核無誤后簽字付款并進行登記；服務維保等無物品入庫的合同由使用科室或合同管理科室根據服務進程依據合同約定的付款條款發起付款申請，后續流程同上［2］。

傳統的合同管理主要是紙質合同的流轉，存在諸多弊端，主要有：（1）無論是建立合同還是履約付款都有一套嚴格的流程來規范，經手人員眾多時間也較長，如查詢某一份單獨合同或付款所處的狀態、位置非常困難，而在日常工作中這種查詢時有發生；（2）財務部門合同管理人員對合同進行手工編號和主要內容的登記，無法提供精細化的查詢和統計［3］。比如查詢某科室一年來合同簽訂總量、匯總某供應商歷年簽訂合同總金額、根據合同的非主要內容搜索合同無法實現，而這些查詢和統計關乎醫院的精細化管理能否深入；（3）在合同的履行中往往會出現各種需要變更原合同內容的情況，比如簽訂補充條款、公司更名等，傳統的合同管理由于手工記錄會將原始內容直接替換，合同變更不留痕跡，使得后期由于各種原因再查詢原始合同內容時變得困難；（4）庫房管理員驗收貨物時，只能根據供應商名稱找出相應紙質合同進行校對，這大大增加庫房管理員的工作內容，降低了工作效率。實際操作過程中，有的管理員甚至跳過校對合同的步驟直接驗收入庫，隨意填寫合同編號，為后續請款帶來麻煩，同時也嚴重損害了醫院的利益。同樣，審核付款申請時，財務人員也往往需要翻出原始合同進行付款條款的對照［4］。

2 信息化的合同管理

理想的合同管理系統可以實現無紙化的合同流通和管理，但由于我院處于系統的試運行階段，與紙質合同并行管理有利于工作準確穩定地過渡。合同管理部門責任人將初擬好的合同錄入合同管理系統，包括合同性質（收款/付款、協議/合同）、供應商、金額、有效期（協議）、管理科室、使用部門、負責人、備注等，錄入完畢后系統會按序自動生成合同號，此合同在系統中顯示為“新建”狀態，責任人將合同號標在紙質合同右上角后交給審計部門進行審計，審計部門對審核無誤的合同加蓋“已審核”章并在系統中確認，此時該合同顯示為“審核”，經各級領導簽字確認后交至財務處合同管理部門加蓋合同專用章并在系統中確認，至此合同正式生效，系統中合同顯示為“確認”狀態，只有“確認”狀態下的合同才可以履約付款［5］。合同管理部門責任人將生效合同掃描上傳系統。除了請款單需在系統中填制后再打印，履行付款義務的流程與傳統合同管理相差不大，不過對于前期已經錄入付款日期和金額的合同可以自動生成請款單。

合同信息化管理比傳統的紙質交接更利于全面、系統、動態的管理。信息化合同管理在合同建立之初就形成合同號，可以隨時查詢合同和請款單的狀態，便于權責分明、提高工作效率。信息系統可以隨時根據日期、金額、供應商、科室、合同號等做各類精確查詢和匯總統計。系統提供合同變更功能，后期供應商更名或者協商一致的條款變更等都在系統中留有痕跡。由于合同都已經掃描上傳，各類需使用合同的管理者都可以隨時調取查閱合同內容。系統能提示到期的協議和合同，防止過期付款。對于超過合同金額的付款，系統能及時提示報警［6］。

信息化的合同管理給醫院的合同管理帶來了諸多的便利，但仍處于初試階段，未來還有很多方面值得深入探討。比如目前的合同信息化管理還是后期管理，在合同形成后才有信息系統的介入，隨著醫院無紙化辦公的推進，可以嘗試在系統中將單一化的合同管理系統變為整體的招標采購管理系統，將申購單號作為后期合同號，便于索引追蹤采購招標全過程［7，8］。還可以嘗試將合同系統與會計系統對接，根據合同號便可以檢索付款入賬情況，便于預付或分期付款等往來賬目的追溯，防止重復付款。

［1］楊 儀.淺談醫療設備合同管理［J］.港澳經濟，2016，36（11）：94-95.

［2］李曉紅.合同管理易發生的問題與防范建議［J］.企業改革與管理，2015，22（10）：15.

［3］孫晶晶.我院醫療設備采購合同的規范化管理探討［J］.中國醫療設備，2016，31（5）：144-145.

［4］金俊嬌，高曉麗，厲勝群.規范醫院經濟合同的制定［J］.中醫藥管理雜志，2015，22（10）：154-155.

［5］蔡奕大，陳 勝.企業合同管理中的法律風險和應對策略［J］.經營與管理，2015，32（11）：68-69.

［6］劉昊君.醫學裝備全周期管理中招標資料、合同執行信息化管理系統的研究與設計［J］.醫療裝備，2016，29（5）：95-96.

［7］張 英.醫院經濟合同的管理審計［J］.財經界，2016，33（9）：297.

［8］沈 良.醫院醫療設備招標文件中技術參數的編制探討［J］.江蘇衛生事業管理，2017，28（5）：155-156.