深圳醫療衛生機構人事檔案管理的信息化建設路徑探析

林原生

深圳市衛生計生能力建設和繼續教育中心

引言

人事檔案是隨著醫療機構的發展而形成的，是人事工作的真實記錄，加大對人事檔案的開發利用有利于醫療衛生機構的更好發展，而要想促進人事檔案的利用，就必須對其加以管理。隨著我國醫療體制改革的深入，醫療衛生機構經營環境也變得更加復雜， 對人事檔案管理工作也提出了更高要求。人事檔案管理工作不僅關系到醫療機構工作人員的利益，同時也關系到醫療機構的發展。基于競爭日益激烈的市場環境，醫療機構要想穩定人才，留住人才，推動自身的更好發展，就必須做好人事檔案管理工作，加快人事檔案管理信息化建設，以信息化手段取代傳統的人事檔案管理方式，從而提高人事檔案管理水平，提高人事檔案的利用率。

1 深圳醫療衛生機構人事檔案管理信息化建設的重要性分析

人事檔案是人事工作的真實記錄，對醫療衛生機構的發展有著重大影響。然而，就當前深圳醫療衛生機構而言，其人事檔案管理工作一直沿用的是傳統的管理方式。在這種傳統的管理方式下，不僅檔案管理效率不高，而且很容易造成人事檔案的失真，使得人事檔案無法真實反映醫療機構人事工作，不利于人事檔案的開發利用。人事檔案管理信息化建設是時代發展的必然要求，對于醫療衛生機構而言，加快人事檔案管理信息化建設，有利于人事檔案管理的規范化、科學化，提高人事檔案管理工作效率，減少人事檔案失真的現象發生，進而促進人事檔案的高效利用，更好地服務醫療衛生機構發展。

2 深圳醫療衛生機構人事檔案管理信息化建設存在的問題

2.1 投入不足

人事檔案管理信息化建設是以信息技術為基礎的， 然而，對深圳醫療衛生機構而言，他們沒有認識到信息化建設的重要性，認為人事檔案信息化建設無法帶來直接的經濟效益，信息化建設需要投入更多的成本。在這種情況下，醫療衛生機構沒有規劃出應有的資金去開展人事檔案管理信息化建設，使得人事檔案管理依然在沿用傳統的方法。

2.2 信息化人才不足

人事檔案管理信息化建設對人才的要求非常高，但是就當前深圳醫療衛生機構來講，缺乏信息化檔案管理人才。現有的人事檔案管理人才知識結構比較單一，在人事檔案管理工作中依然在采用傳統的工作理念，一定程度上影響到人事檔案管理質量。另外，檔案管理人員在具體工作中表現得比較隨意，沒有認真、嚴格按照相關要求來工作，增加了人事檔案失真的風險。

2.3 信息化觀念的缺失

就目前來看，深圳醫療衛生機構在人事檔案管理中依然在沿襲傳統的檔案管理理念，檔案以紙質檔案袋來存儲檔案，檔案信息的采集靠人工完成，而隨著醫療機構規模的擴大，人事檔案信息也會不斷增加，這種傳統的檔案管理理念無法滿足實際工作的需要。

2.4 檔案信息化標準不明確

在推進人事檔案管理信息化建設的過程中，統一的信息化標準是基礎，是關鍵。就當前深圳醫療衛生機構來講，雖然其認識到了信息化的重要性，但是卻沒有結合自身人事檔案管理工作的實際，完善信息化管理標準，以至于人事檔案信息化水平不高，人事檔案得不到有效的利用。

2.5 人事檔案信息安全問題

人事檔案管理信息化建設是時代發展的必然要求，同時也是醫療衛生機構改革發展的重要內容。雖然推進人事檔案信息化管理有利于人事檔案的開發利用，但是在人事檔案信息化建設過程中，人事檔案信息安全卻受到了較大的威脅。在網絡環境下，人事檔案信息很容易受到黑客攻擊，從而造成人事檔案信息被篡改、丟失，無法真實反映人事工作，無法發揮人事檔案應有的作用。

3 深圳醫療衛生機構人事檔案管理信息化建設路徑

3.1 加大信息化投入

資金是信息化建設的基礎和保障，缺少資金，信息化建設自然就無法開展下去。因此，深圳醫療衛生機構要想推進人事檔案管理信息化發展，就必須加大投入，為人事檔案管理信息化建設提供支持。首先，要加大資金投入，完善人事檔案管理信息化基礎建設；其次，要從硬件、軟件兩個層面入手，引進先進的設備，結合自身人事檔案管理需要，構建統一、完善的人事檔案管理信息化系統，進而更好地服務人事檔案管理工作。

3.2 樹立人事檔案信息化管理理念

信息化時代里，信息化管理是一種必然趨勢，已成為各行各業提高自身競爭力的重要手段。對于醫療衛生機構而言，人事檔案管理是一項復雜的工作，而要想做好這項工作，推進信息化建設十分重要。作為醫療衛生機構領導，應當認識到人事檔案管理信息化建設的重要性，要加快人事檔案信息化建設步伐，將人事檔案納入到醫院整體規劃中去，從而更好地推進人事檔案管理信息化發展。

3.3 加大專業人才的培養

在人事檔案管理信息化建設過程中，專業的人才起著重要的作用，如果醫療衛生機構不具備專業的信息化管理人才，就會影響到人事檔案管理信息化發展。因此，在醫療衛生機構人事檔案管理信息化建設過程中，醫療衛生機構應當注重專業人才的培養。首先，要強化檔案管理人員信息化能力的培養，通過專業培訓，提高其信息化處理能力、網絡安全維護能力以及電子檔案管理技能；其次，加強檔案工作人員對相關政策法規的學習，提高其職業素養和法律意識，增強對檔案信息化建設的了解與認識程度。再者，加強檔案管理人員的風險分析及處理能力，進而有效地推進人事檔案管理信息化發展。

3.4 明確人事檔案信息化管理標準

醫療衛生機構人事檔案信息化建設是一項系統性的工作，而要想推動人事檔案管理信息化建設，醫療衛生機構就必須結合自身實際，完善人事檔案管理信息化標準，嚴格按照標準要求來開展人事檔案管理。一方面，醫療衛生機構要將人事檔案信息化建設納入到整體規劃中去，有步驟、有計劃地推進，制定人事檔案信息化建設目標；另一方面，要結合人事檔案工作要求，明確信息化管理標準，對人事檔案管理要求做出明確規定，從而真正實現紙質檔案向數字化檔案轉變[5]。

3.5 做好人事檔案信息安全管理

在推進人事檔案管理信息化建設過程中，人事檔案安全問題應引起高度重視。如果人事檔案信息安全得不到保障，就會影響到人事檔案作用的發揮，不利于醫療衛生機構的發展。因此，醫療衛生機構應當抓好人事檔案信息安全管理。針對人事檔案信息安全問題，在人事檔案形成并入檔后，檔案管理人員要對檔案信息進行加密，尤其是那些重要人事檔案信息，不僅要加密，同時還要備份，確保人事檔案信息的完整、安全。同時，檔案管理人員要定期對人事檔案信息系統進行維護，保證信息系統的正常運行，避免檔案信息系統存在安全隱患。

結語

綜上，人事檔案管理信息化建設具有必然性，在這種必然趨勢下，深圳醫療衛生機構應當積極投入到人事檔案管理信息建設中來，要加大投入，提高檔案管理人員能力的培訓，做好人事檔案信息安全管理，進而推動人事檔案管理信息化的更好發展，促進人事檔案的高效利用。