事業單位人事檔案管理面臨機遇與挑戰

摘要：檔案管理是事業單位在用人時一個不容忽視的問題，做好檔案管理工作，能夠使事業單位更好的人盡其用，將單位職工安排在合適的崗位上，調動職工的工作積極性，提升工作效率。但是，隨著時代的不斷發展變化，事業單位人事檔案管理也面臨著新的發展機遇和挑戰。本文將對相關問題進行深入分析，以求更好的解決其在發展中存在的問題，提升人事檔案管理質量。

關鍵詞：事業單位；認識檔案管理；機遇；挑戰

當前，隨著社會現代化進程的加快，科技的發展和進步，在進行檔案管理時傳統的紙質化管理已經難以適應時代發展的需要，信息技術在檔案管理中發揮著越來越重要的作用，在新的時代背景下，事業單位該如何面對檔案管理的新變化，做好檔案管理工作是一個值得思考的問題。

一、事業單位人事檔案管理面臨的挑戰

隨著時代的發展和進步，事業單位人事檔案管理工作雖然取得了一定的進步，但是其實際上還存在有較多的問題。首先，當前大部分事業單位都配備了計算機設備用于檔案管理，但是許多單位的人事檔案管理存在有混雜的情況，如部分單位同時使用傳統的人工檔案管理和現代化的計算機技術管理，這樣很容易導致信息缺失，如管理員甲誤認為負責人工檔案管理的乙手中有檔案資料，而管理員乙則以為負責信息技術管理甲手中有檔案資料，在信息交流不及時的情況下，很容易造成信息缺失。其次信息化的人事檔案管理利用不夠充分。檔案管理工作不僅涉及到了檔案管理人員，在實際工作的多個領域中都有所應用，如單位在評職稱、住房分配、退休等工作中都將會查閱人事檔案，結合檔案開展相應的工作。當前，雖然許多單位在人事檔案管理中都配備了信息技術進行管理，但是由于單位內工作人員的綜合素質參差不齊，使得信息化人事檔案系統應用頻率并不是很高，許多人傾向于查閱傳統的人工檔案。最后，檔案管理工作人員綜合素質參差不齊，單位內許多工作人員沒有認識到人事檔案管理的重要性。

二、事業單位人事檔案管理新機遇

在新的時代，信息技術應用于事業單位人事檔案管理工作中，主要有以下幾個方面的優勢：首先工作效率大幅度的提高，傳統的人事管理中，工作人員需對紙質檔案進行反復的收集和整理，一旦職工的檔案出現變動，需將已經歸類的檔案調出重新補充，其是一項極為繁瑣的工作，工作效率因此大幅度降低，而在信息化技術應用之后，這些問題則能夠快速的解決。如人事檔案管理過程中，一次數據錄入后，可以結合實際工作需要，建立人事檔案信息庫，實現全方位的檔案信息共享。

其次，檔案管理人員專業技能水平大幅度提升，信息化技術應用于事業單位人事管理后，其對管理人員的管理技術水平提出了更高的要求，單位往往會加大培訓力度，使其能夠熟練的運用各項檔案管理軟件。最后檔案存儲時間得以延長。在進行檔案管理時，傳統的紙質檔案管理中，由于管理需要將會頻繁的基礎到檔案，這樣可能會加速紙質檔案的磨損，縮短了檔案的存儲時限，而信息技術的應用則有效的解決了紙質檔案磨損的問題，延長了檔案存儲時限。

三、事業單位人事檔案管理的應對策略

針對當前事業單位人事檔案管理所面臨的機遇和挑戰，筆者認為可以嘗試從以下方面入手。首先，事業單位需要建立現代化的檔案信息管理系統，提升單位中每一名職工的檔案管理意識。因為在實際工作中，對檔案的管理和應用往往并非是管理人員單方面的工作，其與單位內多個部門的工作都存在有一定的聯系，如果只有負責人事檔案管理的工作人員素質提高了，其他領域的工作人員沒有認識到檔案管理的重要性，那么依然難以做好相關工作。而現代化檔案管理信息系統的建立，則能夠實現檔案資源的共享，及時的解決檔案管理中存在的問題，監督好檔案管理工作。

其次，還需做好事業單位認識檔案管理的保密性。信息技術應用于檔案管理中，提高了管理效率和質量，減輕了工作人員的工作強度，但如果處理不當可能會使檔案丟失，機密信息泄露等。因此，在人事檔案管理工作中，還應進一步加強工作人員對檔案管理的安全性認識，增強信息的安全性，完善事業單位人事檔案管理制度，嚴格按照規定要求對各檔案進行管理。同時，還應做好計算機安全防護措施，設置防火墻，檔案文件管理密碼，在平時的工作中，工作人員嚴禁瀏覽一些與工作無關的網站，避免病毒的侵入，以保證檔案的安全性。

最后，還需調整工作人員的檔案管理觀念，提高其技術水平。信息化技術應用于人事檔案管理工作中后，檔案管理方式發生了翻天覆地的變化，如果工作人員的管理觀念不能根據時代的發展變化做出相應的調整，那么管理工作的開展必然不順暢，所以說，在管理工作開展時，還應調整其思想認識，使他們認識到哪些信息是能夠公開的，哪些信息是不能公開的，科學的安排檔案管理工作。同時，還應進一步提升管理人員的技術水平，人事檔案管理人員要不斷的提高自身的業務素質，提升自己的專業化知識儲量，能夠靈活的處理工作中存在的種種問題，提升檔案管理質量。

總之，事業單位人事檔案管理，有助于單位人事科學合理的調度，單位上級領導能夠全面的了解各部門工作人員的基本情況，及時的解決職工在工作中遇到的困難，增強單位職工的凝聚力和工作積極性。當然，要做好人事檔案管理工作也并非是易事，其對于管理工作的技術水平及管理設備等也提出了更高的要求。

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作者簡介：

劉大偉（1985-），男，漢族，黑龍江省齊齊哈爾人， 齊齊哈爾市機關事務管理局保障中心副主任。