中學檔案收集工作新探

雒錦梅

（山西省呂梁市離石區(qū)江陰高級中學）

中學檔案是學校教育教學工作方針、政策、方法、效果的真實記錄，是了解教學內(nèi)容、改進教學管理、提高教學質(zhì)量、考察學校歷史、促進學術(shù)交流的信息源。它是一個學校內(nèi)在形象和價值最直觀的體現(xiàn)。因此，檔案收集工作是檔案管理中極為重要的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，檔案收集工作的好壞，關(guān)系到能否建立起齊全、完整的學校檔案，并直接影響整個檔案工作水平。同時，只有良好的檔案收集，才能為檔案的整理、編目、鑒定、保管和統(tǒng)計等后續(xù)工作提供有質(zhì)量的依據(jù)。

一、中學檔案收集工作，存在諸多問題，故提出以下幾點與大家一起探析

1.各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案收集重要性的認識不足，歸檔意識薄弱

教育事業(yè)發(fā)展到今天，各級領(lǐng)導(dǎo)對學校檔案的認識僅僅是上級單位來查閱時抓一抓，檔案管理人員的工作沒有緊迫性和責任心。相當一部分老師認為學校是教學部門，主要工作是教學，并不重視檔案管理工作，檔案收集更是推之又推，認為檔案管理工作可有可無。這種意識造成了檔案收集不齊全的現(xiàn)象，好多重要檔案遺失損毀。到了考評時，各種資料無法查閱，無據(jù)可依。

2.學校對檔案管理缺乏相應(yīng)的制約機制，歸檔制度不規(guī)范

各學校沒有規(guī)范統(tǒng)一的歸檔制度，檔案收集概念模糊，各個科室對每年應(yīng)歸檔資料無規(guī)范統(tǒng)計，各科室為了自己方便，把應(yīng)歸檔的資料占為己有，時間一長自己也忘記了，到用時在檔案室找不到又埋怨管理人員，這種情況屢屢發(fā)生。由于沒有強有力的制約措施，使檔案收集不全的問題得不到根本性解決。

3.學校檔案管理人員缺乏培訓，專業(yè)素養(yǎng)低，人才缺乏

如今大多數(shù)學校的檔案管理人員兼職較多，加之缺乏相應(yīng)的系統(tǒng)專業(yè)的培訓，管理人員對檔案收集的專業(yè)性認識不到位，同時各科室兼職檔案員頻繁調(diào)換，使檔案收集工作困難重重。

二、新形勢下對中學檔案收集提出以下幾點思路

1.大力宣傳檔案收集的重要性，各級領(lǐng)導(dǎo)帶頭高度重視

中學檔案收集工作面較廣，涉及科室較多，學校領(lǐng)導(dǎo)可以成立檔案管理委員會，各科室設(shè)立兼職檔案員，按規(guī)定每年固定時間上交檔案材料。同時可以對各部門進行檔案宣傳，特別要重視各級領(lǐng)導(dǎo)的檔案收集意識，利用宣傳欄進行宣傳，使學校自上而下充分認識到檔案收集對學校檔案建設(shè)的重要性，從而增強大家的檔案意識，加強對檔案工作的重視和支持力度，為檔案收集打開順暢的渠道。

2.制定規(guī)范的規(guī)章制度和檔案收集制約機制，為檔案收集提供保障

（1）制訂檔案管理辦法

學校檔案管理人員可以依據(jù)《檔案法》，并結(jié)合本校實際情況制訂切實可行的檔案收集管理辦法。嚴格規(guī)定檔案收集范圍、時間和程序，并給各科室安排固定的兼職檔案員，因為他們熟悉文件的內(nèi)容、用途和形成過程，同時應(yīng)該重視兼職檔案員的教育與培訓，他們的思想認識、工作態(tài)度和業(yè)務(wù)水平直接影響到檔案收集工作的水平。

（2）將檔案收集工作納入各科室年度考評

檔案收集工作要求檔案管理人員具備良好的責任心，熟練的檔案業(yè)務(wù)水平，只有扎扎實實做好檔案收集工作，才能保證檔案的準確、及時和完整性。學校每年應(yīng)該對檔案兼職人員進行檔案收集評比，對檔案收集完整齊全的科室應(yīng)給予表彰和肯定，并與年終考核和職稱評審掛鉤，對完成不力者，要懲處部門負責人和兼職檔案員，并要求交回完整檔案后方可進行年終考核，促使其改進，這樣會更有利于檔案收集工作的有序進行。

（3）學校應(yīng)該創(chuàng)設(shè)積極愉悅的檔案收集氛圍

學校大多數(shù)的檔案員是兼職，還有其他工作，檔案收集要按時按量完成肯定會有一定的難度，這就需要領(lǐng)導(dǎo)和各位教師的理解與配合，對于各位老師應(yīng)上交的資料，大家盡量按時交回。領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該在立卷和歸檔時間上給予協(xié)調(diào)，細致耐心地調(diào)節(jié)好兼職檔案員的各項工作，同時前來查閱檔案的老師要盡量做到低聲細語，禮貌待人，和檔案員彼此尊重、互相理解，只有全校合力營造一個積極愉悅的工作環(huán)境，才能為檔案收集提供堅實的精神動力。

3.學校每年定時對檔案管理人員進行集中培訓，提高檔案管理人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案收集是整個檔案工作的關(guān)鍵，檔案員對檔案收集的重視程度直接決定了檔案管理工作的水平。因此，中學檔案管理員應(yīng)每年系統(tǒng)認真地學習檔案管理的基本知識和技能，同時可以隨時補充新的檔案收集辦法，更重要的是要讓兼職檔案員進行專業(yè)技術(shù)的繼續(xù)學習，可根據(jù)檔案管理的發(fā)展不斷適應(yīng)崗位需求，從而提高操作能力。

總之，檔案收集工作是檔案管理工作的命脈，檔案管理人員必須具備一定的專業(yè)知識，以耐心、細心、嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度帶動兼職檔案員，切實抓好檔案收集工作，全面提高檔案管理水平，使檔案工作更好地服務(wù)于學校的改革發(fā)展。

［1］肖少芬.高校檔案收集若干問題的思考［J］.廣東技術(shù)師范學院學報，2007（5）.

［2］葉愛紅.如何做好高校檔案的收集工作［J］.檔案，2000（4）.