技術(shù)引領(lǐng)共享工作新方式

編譯/本刊記者 鄭偉

財(cái)務(wù)部門(mén)也需要有一個(gè)清晰的路線圖來(lái)呈現(xiàn)他們?nèi)绾慰创齀T架構(gòu)隨著時(shí)間的推移而不斷變化。更重要的是，這張路線圖不僅關(guān)注技術(shù)方面，還應(yīng)該關(guān)注團(tuán)隊(duì)如何相互作用，以及改變他們的工作方式。

對(duì)于任何企業(yè)及其部門(mén)來(lái)說(shuō)，技術(shù)幾乎都算得上是轉(zhuǎn)型的核心。隨著新一代技術(shù)工具、資源和平臺(tái)的出現(xiàn)，包括云、大數(shù)據(jù)、人工智能和機(jī)器人流程自動(dòng)化（RPA）等，今天的企業(yè)和財(cái)務(wù)部門(mén)的轉(zhuǎn)型將有可能實(shí)現(xiàn)地更為廣泛，性能提高更加明顯，并且?guī)?lái)的好處超過(guò)以往任何時(shí)候。

普華永道2017年數(shù)字IQ研究報(bào)告顯示，全球范圍內(nèi)的企業(yè)都認(rèn)為物聯(lián)網(wǎng)、人工智能和機(jī)器人技術(shù)是最具顛覆性的技術(shù)，也是削減成本最重要的技術(shù)。企業(yè)不能以技術(shù)差距作為借口而推遲實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型的其他要素，但與此同時(shí)，一些企業(yè)還發(fā)現(xiàn)，除非技術(shù)發(fā)展趕上來(lái)，否則他們根本無(wú)法推進(jìn)變革。企業(yè)所做的一切事情都離不開(kāi)技術(shù)的使用，財(cái)務(wù)部門(mén)也需要有一個(gè)清晰的路線圖來(lái)呈現(xiàn)他們?nèi)绾慰创麄兊腎T架構(gòu)隨著時(shí)間的推移而不斷變化。更重要的是，這張路線圖不僅關(guān)注技術(shù)方面，還應(yīng)該關(guān)注團(tuán)隊(duì)如何相互作用，以及改變他們的工作方式，使工作場(chǎng)所成為一個(gè)更加協(xié)作的環(huán)境，在這種環(huán)境下，企業(yè)能夠充分利用這些新技術(shù)解決方案。

如果應(yīng)用得當(dāng)，技術(shù)可以讓人騰出更多的時(shí)間來(lái)創(chuàng)造新的價(jià)值。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)定義和有效的治理，ERP平臺(tái)使簡(jiǎn)化流程成為可能，并成為事實(shí)的唯一來(lái)源。數(shù)據(jù)顯示，僅有一個(gè)或數(shù)量極少的企業(yè)級(jí)ERP系統(tǒng)的公司，總體會(huì)計(jì)成本顯著降低。

外接程序和數(shù)據(jù)可視化工具使業(yè)務(wù)經(jīng)理能夠填寫(xiě)自助式報(bào)表，并能夠以更高效的方式面對(duì)機(jī)遇和挑戰(zhàn)。雖然RPA能夠使企業(yè)在日常事務(wù)中節(jié)約資金，但這種方法已經(jīng)過(guò)時(shí)了。領(lǐng)先的RPA廠商正在引入使人工智能和機(jī)器人結(jié)合的技術(shù)，在這種新技術(shù)下，RPA系統(tǒng)不再盲目地遵循程序化的流程步驟，而是遵更加進(jìn)化的規(guī)則，從人類(lèi)的干預(yù)中進(jìn)行學(xué)習(xí)。

圖1 新興技術(shù)賦能領(lǐng)域

RPA的另一個(gè)好處是，它的成本相對(duì)較低，僅為ERP實(shí)施成本的一小部分。

此外，它的搭建時(shí)間僅需要六周左右，與實(shí)現(xiàn)一個(gè)工作流程或者ERP所需時(shí)間相比，節(jié)約一大半時(shí)間。除了能節(jié)約大量時(shí)間和人力之外，RPA還可以帶來(lái)更多的收益。如果配置正確，機(jī)器人是不會(huì)出錯(cuò)的，因此可以避免效率低下和返工現(xiàn)象，企業(yè)甚至可以利用RPA驅(qū)動(dòng)更大范圍的行為變化。

對(duì)于財(cái)務(wù)組織來(lái)說(shuō)，RPA是改變工作方式的一個(gè)很好的起點(diǎn)。雖然其潛力是顯而易見(jiàn)的，但迄今為止，真正在財(cái)務(wù)工作和業(yè)務(wù)范圍內(nèi)大規(guī)模采用RPA的企業(yè)并不多，大部分仍處于試點(diǎn)階段或概念驗(yàn)證階段。

用分析創(chuàng)造價(jià)值

大數(shù)據(jù)和分析已經(jīng)在商業(yè)世界中迅速蔓延，企業(yè)正利用數(shù)據(jù)的力量加強(qiáng)與客戶的互動(dòng)，調(diào)整營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)，使供應(yīng)鏈更具彈性。然而，在許多企業(yè)中，財(cái)務(wù)功能對(duì)這些強(qiáng)大的新工具的接納程度一直比較弱。普華永道全球數(shù)據(jù)和分析主管合伙人Paul Blase和普華永道英國(guó)合伙人Steve Crook認(rèn)為，數(shù)據(jù)和分析能夠改變財(cái)務(wù)的潛力巨大，并分享了加快對(duì)這項(xiàng)技術(shù)應(yīng)用的建議。

Paul表示，在將數(shù)據(jù)和分析應(yīng)用于日常工作方面，營(yíng)銷(xiāo)和供應(yīng)鏈等功能已經(jīng)取得了快速進(jìn)展。相比之下，在將高級(jí)分析納入其業(yè)務(wù)方面，財(cái)務(wù)總體上進(jìn)展較慢，但這并不代表這項(xiàng)技術(shù)不能勝任財(cái)務(wù)工作。他表示，“數(shù)據(jù)和分析技術(shù)的潛力遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了其他的能力?！盨teve對(duì)此表示認(rèn)同，“這項(xiàng)技術(shù)已經(jīng)存在了，只不過(guò)財(cái)務(wù)在利用方面仍然相對(duì)落后，現(xiàn)在正是追趕的最佳時(shí)機(jī)?！?/p>

在很多情況下，外部力量能夠激發(fā)非財(cái)務(wù)功能去尋找大數(shù)據(jù)和分析所能提供的洞察力。營(yíng)銷(xiāo)提供了一個(gè)現(xiàn)成的例子。Paul說(shuō)，“市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)所做的一切努力都是為了更好地了解消費(fèi)者，而且總是有動(dòng)力去學(xué)習(xí)更多的東西，在所知道的東西中變得更細(xì)?！比绻髷?shù)據(jù)和分析能夠描繪出更詳細(xì)的消費(fèi)者形象，那么營(yíng)銷(xiāo)人員自然會(huì)去掌握它們，并將其融日常事務(wù)中。

財(cái)務(wù)感知

Paul和Steve認(rèn)為，財(cái)務(wù)遲早會(huì)感受到這些外部力量帶來(lái)的壓力。例如，收入預(yù)測(cè)出現(xiàn)錯(cuò)誤或者CEO提出一個(gè)緊急問(wèn)題，可能都會(huì)促使CFO去學(xué)習(xí)，了解如何借助數(shù)據(jù)分析提高對(duì)未來(lái)關(guān)鍵財(cái)務(wù)的預(yù)期。接下來(lái)，CFO可能還會(huì)發(fā)現(xiàn)，使財(cái)務(wù)中的指標(biāo)盡可能接近業(yè)務(wù)，這也有助于財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)。這些指標(biāo)背后的數(shù)據(jù)共分為五類(lèi):宏觀經(jīng)濟(jì)、環(huán)境、行業(yè)、監(jiān)管和消費(fèi)者需求。假如分析能更好地理解能源價(jià)格對(duì)商品銷(xiāo)售成本影響，或者天氣如何影響作物產(chǎn)量，再或者供應(yīng)鏈壓力如何影響制造業(yè)產(chǎn)出，那么財(cái)務(wù)就能產(chǎn)生更準(zhǔn)確的收入預(yù)測(cè)，進(jìn)而影響相關(guān)的運(yùn)營(yíng)決策。Steve指出，最成功的公司目前已經(jīng)做到了這一點(diǎn)。他說(shuō)，“很多企業(yè)在用不準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)和假設(shè)制定財(cái)務(wù)規(guī)劃。而與此同時(shí)，領(lǐng)先的企業(yè)正在利用技術(shù)提高業(yè)績(jī)，讓決策者具備快速建模的能力?！?/p>

分析還可以顯著增強(qiáng)戰(zhàn)略預(yù)測(cè)，進(jìn)而幫助財(cái)務(wù)未來(lái)3～5年的商業(yè)環(huán)境，并可以根據(jù)變化的條件調(diào)整投資。此外，通過(guò)識(shí)別對(duì)財(cái)務(wù)指標(biāo)影響最大的變量，并根據(jù)這些變量的變化模擬運(yùn)行不同的場(chǎng)景。Paul認(rèn)為，“CFO應(yīng)該基于真實(shí)數(shù)據(jù)考慮到盡可能多的影響業(yè)務(wù)的因素。”在過(guò)去5年，技術(shù)的進(jìn)步使財(cái)務(wù)能夠在幾小時(shí)內(nèi)運(yùn)行對(duì)這些場(chǎng)景進(jìn)行模擬運(yùn)行。

團(tuán)隊(duì)構(gòu)建

數(shù)據(jù)分析對(duì)于戰(zhàn)略的形成能夠發(fā)揮重要作用，因此很多CFO正在探索如何擴(kuò)大數(shù)據(jù)分析在其職能中的作用。這就提出了一個(gè)問(wèn)題，應(yīng)該如何把這些分析計(jì)劃有效組織起來(lái)。在Paul的大量經(jīng)驗(yàn)中，他看到很多公司成功地采用了一種混合模型，該模型把一個(gè)卓越中心(CoE)與分散在不同的部門(mén)或地理位置的分析團(tuán)隊(duì)結(jié)合在一起。他說(shuō)，“我們很少能看到企業(yè)把所有人從各個(gè)部門(mén)中拉出來(lái)，成立一個(gè)純粹的卓越中心，那樣做會(huì)脫離業(yè)務(wù)本身?！盋FO、首席戰(zhàn)略官或首席分析官與 CEO或業(yè)務(wù)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)者合作，共同承擔(dān)治理職責(zé)。

無(wú)論分析團(tuán)隊(duì)在業(yè)務(wù)單元工作還是在CoE中工作，他們都具有跨職能的需求，以確保分析模型能夠捕獲到影響某個(gè)特定業(yè)務(wù)或流程的所有元素。例如，潛在客戶開(kāi)發(fā)流程包含至少四個(gè)功能——產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、定價(jià)、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)和銷(xiāo)售。通過(guò)一個(gè)跨功能的結(jié)構(gòu)，團(tuán)隊(duì)可以構(gòu)建一個(gè)分析模型，它實(shí)際上反映了如何開(kāi)發(fā)客戶并轉(zhuǎn)換成銷(xiāo)售。Paul認(rèn)為，一個(gè)僅由營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)構(gòu)建的模型可能僅限于測(cè)量采集傾向，這只是客戶圖像的一部分。

團(tuán)隊(duì)的人員配置也需要對(duì)人才和觀點(diǎn)加以綜合考慮。該團(tuán)隊(duì)不需要太大，Paul以一家拉丁美洲的大型財(cái)務(wù)服務(wù)提供商為例，其分析團(tuán)隊(duì)只有20人，但包括了數(shù)學(xué)或計(jì)算機(jī)科學(xué)博士，以及擁有相似背景的學(xué)士或碩士學(xué)位的人員。他們應(yīng)該和有業(yè)務(wù)背景的人相搭配，Paul稱(chēng)他們?yōu)椤胺治鲵?qū)動(dòng)者”，當(dāng)分析模型捕捉到與業(yè)務(wù)相關(guān)的信息時(shí)，他們能識(shí)別出來(lái)，并把數(shù)據(jù)分析轉(zhuǎn)化為有意義的觀點(diǎn)。

不過(guò)，在構(gòu)建一個(gè)分析部門(mén)之前，發(fā)起者首先需要設(shè)計(jì)一個(gè)業(yè)務(wù)案例。該案例的主要元素通常是一個(gè)投資回報(bào)模型，它展示了強(qiáng)大的分析能力如何通過(guò)提高生產(chǎn)力和改進(jìn)決策來(lái)增加商業(yè)價(jià)值。Paul說(shuō)，“企業(yè)在構(gòu)建這些業(yè)務(wù)案例時(shí)，通常應(yīng)該聚焦于如何用更好的數(shù)據(jù)分析來(lái)幫助管理人員提高決策的速度和復(fù)雜性，并采取更明智的行動(dòng)來(lái)實(shí)現(xiàn)更好的結(jié)果。”

但在設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)案例之前，在組建分析團(tuán)隊(duì)之前，以及在將分析納入業(yè)務(wù)之前，首先還要改變高層領(lǐng)導(dǎo)的思維模式，Paul說(shuō)。當(dāng)高層領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到數(shù)據(jù)分析可以改變業(yè)務(wù)，并且接受了數(shù)據(jù)分析可能對(duì)業(yè)務(wù)帶來(lái)的影響時(shí)，建立卓越中心的障礙才會(huì)降低。此時(shí)，企業(yè)將能夠利用近乎無(wú)限的數(shù)據(jù)分析潛力，為業(yè)務(wù)創(chuàng)造價(jià)值，并發(fā)現(xiàn)其中隱藏的聯(lián)系，最終領(lǐng)跑行業(yè)。

眼前的機(jī)會(huì)：機(jī)器人技術(shù)

機(jī)器人流程自動(dòng)化(RPA)已經(jīng)給財(cái)務(wù)功能帶來(lái)了巨大的改變，成本顯著節(jié)約，交易處理速度明顯加快。但更大的變化正在發(fā)生。普華永道美國(guó)企業(yè)商業(yè)服務(wù)主管Tom Torlone談到了RPA的能力、自動(dòng)化對(duì)企業(yè)的影響以及可能對(duì)金融業(yè)務(wù)方式帶來(lái)徹底改革，甚至改變整個(gè)游戲規(guī)則。

首先，“機(jī)器人技術(shù)有點(diǎn)用詞不當(dāng)?！?/p>

Tom解釋說(shuō)，現(xiàn)在攪動(dòng)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的機(jī)器人實(shí)際上是軟件，而不是真正的機(jī)器人。然而，就像科幻小說(shuō)中的機(jī)器人一樣，我們談到的機(jī)器人不僅可以復(fù)制人類(lèi)活動(dòng)，比如遵循商業(yè)流程的規(guī)則和決策樹(shù)。而且像人類(lèi)一樣，它可以使用用戶名和密碼登錄一個(gè)記錄系統(tǒng)，收集數(shù)據(jù)，執(zhí)行質(zhì)量檢查和清理任務(wù)，并遵循一套指定的步驟產(chǎn)生輸出?！耙簿褪钦f(shuō)，如果它的運(yùn)行基于規(guī)則，就可以把它繪制出來(lái)，你饑進(jìn)而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。”

機(jī)器人過(guò)程自動(dòng)化在商業(yè)領(lǐng)域有著廣泛的應(yīng)用。企業(yè)將RPA應(yīng)用于人力資源、IT、客戶支持、供應(yīng)鏈管理，當(dāng)然還有財(cái)務(wù)，包括稅務(wù)、會(huì)計(jì)控制、應(yīng)付賬款和應(yīng)收賬款。不過(guò)，企業(yè)對(duì)于RPA的使用仍處于早期階段，只有相對(duì)少數(shù)大型企業(yè)，包括全球銀行、電信公司和制造商，已經(jīng)迅速將RPA納入其交易活動(dòng)，許多其他公司仍處于探索階段。Tom說(shuō)，“尤其是銀行，它們是最積極的采用者之一，因?yàn)榇笮豌y行需要執(zhí)行的流程數(shù)量龐大，而且管理員工數(shù)量多?！?/p>

RPA業(yè)務(wù)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)

RPA業(yè)務(wù)主要是由RPA供應(yīng)商提供，其中大部分是初創(chuàng)企業(yè)或大型企業(yè)的派生產(chǎn)品，這些企業(yè)已經(jīng)存在了十年左右。與ERP系統(tǒng)的供應(yīng)商不同，機(jī)器人供應(yīng)商只是平臺(tái)供應(yīng)商，每年向客戶發(fā)放軟件許可。他們通過(guò)渠道策略來(lái)解決市場(chǎng)問(wèn)題，與能夠?qū)崿F(xiàn)流程自動(dòng)化和平臺(tái)實(shí)施的專(zhuān)業(yè)服務(wù)公司合作。

從功能上講，盡管每個(gè)平臺(tái)的架構(gòu)都與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手有所不同，但RPA所能提供的服務(wù)都非常相似。有些公司，特別是那些面向金融服務(wù)客戶的公司，通常都駐留在企業(yè)數(shù)據(jù)中心，以確保這些數(shù)據(jù)足夠強(qiáng)勁，能夠承受監(jiān)管審查。

最新一代的機(jī)器人軟件可以處理不斷擴(kuò)大的數(shù)據(jù)。一旦被限制為數(shù)字格式的數(shù)據(jù)，很多最新版本的軟件具有光學(xué)字符閱讀能力，并且可以掃描紙質(zhì)文件并翻譯和輸入上面的信息。一些軟件還可以“閱讀”結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的PDF文件，使它們能夠在不依賴模板的情況下識(shí)別出發(fā)票號(hào)碼、金額或日期。

自動(dòng)化實(shí)例

隨著RPA在整個(gè)商業(yè)世界范圍內(nèi)的普及，相當(dāng)一部分企業(yè)的運(yùn)營(yíng)模式一定會(huì)被打亂。例如，很多銀行已經(jīng)將其內(nèi)部處理的大部分流程外包出去，把它們轉(zhuǎn)移到具有勞動(dòng)力優(yōu)勢(shì)的地方。雖然成本優(yōu)勢(shì)成為可能，但代價(jià)是缺乏操作的靈活性、可視性和控制力。RPA可以使銀行把這些流程收回到內(nèi)部，并在需要的時(shí)候輕松地修改和更新，從而實(shí)現(xiàn)完全控制和可視化工作流，同時(shí)大大減少了工作所需的人員數(shù)量。此外，由于機(jī)器人可以通過(guò)用戶界面層從任何記錄系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)，因此跨國(guó)公司不再需要花費(fèi)大量的費(fèi)用來(lái)協(xié)調(diào)不同版本的ERP平臺(tái)，這些平臺(tái)可能分布在世界各地不同的地方，由此節(jié)省的費(fèi)用是相當(dāng)可觀的。

財(cái)務(wù)功能是一個(gè)特別成熟的顛覆目標(biāo)。從稅收到報(bào)告到審計(jì)到預(yù)算和預(yù)測(cè)，很多財(cái)務(wù)工作都可以借助RPA實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，至少在某種程度上是這樣的。當(dāng)然，這并不是說(shuō)人類(lèi)工作會(huì)完全消失。“仍然需要將人類(lèi)的智慧應(yīng)用到這些活動(dòng)中，”Tom說(shuō)，“但是RPA可以幫助人們收集大量數(shù)據(jù)，節(jié)約大量人力時(shí)間和成本?！?/p>

變化的人才需求

因此，財(cái)務(wù)功能需要人才具有不同的技能和才能。Tom說(shuō)，與其去尋找那些通過(guò)各種流程和事務(wù)活動(dòng)來(lái)學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)訣竅的年輕人，財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)者更需要的是“能夠通過(guò)流程的視角看世界的人才”。除了具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)，人才還需要有流程相關(guān)的能力。

RPA接下來(lái)會(huì)是怎樣的？Tom希望認(rèn)知計(jì)算能大大提高RPA的能力。自學(xué)習(xí)系統(tǒng)能夠通過(guò)觀察人員處理流程中的異常，而這并不一定是基于規(guī)則的。一旦系統(tǒng)收集了這些決策的統(tǒng)計(jì)相關(guān)樣本，系統(tǒng)將會(huì)推薦自己的算法，使RPA層無(wú)法處理的一些異常實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。他指出，這兩種技術(shù)是相互依存的。通過(guò)收集大量的觀測(cè)數(shù)據(jù)，認(rèn)知計(jì)算可以定義一個(gè)過(guò)程，但它需要RPA來(lái)執(zhí)行。

隨著商業(yè)世界內(nèi)越來(lái)越多的企業(yè)將RPA和認(rèn)知計(jì)算集成到他們的運(yùn)營(yíng)中，由此帶來(lái)的商業(yè)前景變化將是巨大的。雖然新的前景將會(huì)是什么樣子還有待觀察，但已經(jīng)很清楚的是，在RPA之后，財(cái)務(wù)功能和業(yè)務(wù)本身將不再是與今天相同的了。