企業財務主數據管理

文/中興新財務云

財務主數據的統一管理，走出“信息孤島”，實現各個系統之間信息的互聯互通，最大限度地共享和維護數據的一致性和完整性，提升數據質量，助力企業決策。

伴隨著信息化的不斷深入，企業往往通過數據的集中管理、避免數據的孤立存儲，進行面向全企業范圍的、統一的、高質量、標準化的主數據管理，不僅可以支持企業各信息系統間信息流和業務流的通暢，避免“信息孤島”的形成。更重要的是，主數據管理已成為實現企業信息化先進架構、企業戰略決策分析與商務智能以及建立統一的信息系統平臺的必要基礎。

企業數據管理存在的問題

隨著信息技術的發展，越來越多的企業重視信息系統的建設，企業內部的采購、生產、銷售、財務、人力資源等業務系統經歷了從無到有，從簡單到復雜的過程，很多企業完成了ERP、CRM、SCM、協同辦公等企業信息化系統的建設。但這些業務系統在建設初期，大都是從下而上構建系統，缺乏整個企業范圍內的統一規劃，各個應用系統的設計、開發、實施、管理和運營，都是從本業務部門管理需求出發、針對應用領域來進行的，這些應用系統的底層數據庫及數據都有自己的業務模型、規則和定義，這導致可以在各類業務中共享的數據被分散到了各個業務系統分別管理，形成了一個一個的業務豎井和信息孤島。企業數據管理或多或少面臨著（如圖1所示）問題。

圖1 企業數據管理現狀

（1）數據冗余。企業內的數據管理分散，數據入口多。數據冗余是指數據之間的重復，也可以說是同一數據存儲在不同數據文件中的現象。數據冗余極可能帶來數據不一致、數據異常、以及影響數據的完整性，造成極大的資源浪費。

（2）數據不一致。由于很多企業的應用系統缺乏統一的數據規劃，每個系統在局部進行數據定義、數據分類、數據模型維護時，采用的標準、規則不一致；數據的訪問、變更、轉換、清除等權限定義不清晰；缺乏對數據加工、流轉過程監控與管理的有效方法等；使得數據在產生、加工、流轉、報送過程中出現口徑不一致，企業要浪費大量的時間、金錢和人力資源在數據維護、數據比對和數據判斷等不增值工作中。

（3）數據共享性差。數據標準不統一、分散、可用質量差，數據核對、清理、映射的工作量巨大，導致數據在各個系統之間無法共享。

（4）數據質量低。由于企業數據缺乏統一的數據管理，數據口徑不一致，數據的時效性、準確性、真實性無法保證。數據一旦處于混亂無序的狀態，無法產生有價值的信息，其重要性就會大大降低，將會使企業業務低效，甚至會影響企業的利益與決策。

問題的根源在于企業沒有一套統一的數據管理體系。迫切需要盡快整合海量的、分散在不同系統中的數據，采用統一的數據管理方法，對各個系統的數據源以及輸出的數據資產進行治理，為后續的大數據分析提供輸入要求和輸出標準，以保證數據質量。在統一的數據管理中，最主要的就是要對企業的主數據進行規范管理。

主數據及其管理定義

主數據（Master Data）是用來描述企業核心業務實體的數據，比如客戶、供應商、員工、產品、物料單、會計科目等；它是具有高業務價值的、可以在企業內的各個系統間、跨越業務部門被重復使用的數據。主數據是企業應用系統中最基本的業務單元，也經常被稱為通俗易懂的“基礎數據”或“公共數據”。

主數據不同于記錄業務事件的“交易數據”。主數據是描述企業核心業務主題的數據；交易數據往往用于描述在某一個時間點上業務系統發生的行為。舉例來說，如供應商主數據主要包括供應商編碼、名稱、地址、開戶行等基本信息，這些屬于主數據的內容；而供應商的采購訂單情況、采購金額、客戶銷售記錄、客戶的成交金額等，都屬于交易數據，而不是主數據。與記錄業務活動、波動較大的交易數據相比，主數據相對穩定且具有持續性，一旦被記錄到數據庫中，必須全生命周期存在，并需要正確維護，才能保證交易系統參照完整性、時效性和準確性。因此，主數據可以說是企業各個信息系統之間公用的基礎數據，具有唯一識別性、長期有效性、靜態穩定、各系統之間高度共享等特點。企業主數據可以包括很多方面，常見的主要有客戶、供應商、產品、項目、物料、員工、組織、會計科目等。

主數據管理（Master Data Management，MDM）是指一組規程、技術和解決方案，用來保證業務數據在企業范圍內的一致性、完整性、相關性和準確性。

主數據管理的核心是數據的標準化，而其主體則是主數據。數據標準化則是信息系統（尤其是大型信息系統）成功應用的前提。無論是ERP系統，還是其他業務信息系統的建設，都是一個對數據采集、加工和分析的過程，都是一個伴隨著數據流轉而進行管理和控制的過程。通過企業主數據管理可以清晰定義企業主數據、統一主數據的數據源、數據標準、加工及流轉過程以及輸出質量，實現企業主數據在企業各個業務系統及財務信息系統之間的數據共享，避免各個系統中不標準的、不一致的、不完整的數據的產生，實現各個系統之間信息的互聯互通，使各個系統走出“信息孤島”，最大限度地共享和維護數據的一致性和完整性，提升數據質量，從而為經營決策者提供更及時、準確的信息。

因此，主數據管理涵蓋所有企業所需的、需要統一定義的核心數據和數據標準，把需要在各個系統間共享的主數據進行統一定義、維護、發布和統一管理，建立一套主數據管理體系，形成企業主數據管理的機制，包括明確企業有哪些主數據、主數據的標準是什么、每一個主數據誰來維護、主數據如何在各個業務系統之間對接和傳遞，以及如何保證企業主數據的質量和安全等等。

主數據如何在各個業務系統之間對接和傳遞，有的企業通過定義主數據采集原點、采集原點所在業務系統、主數據的Owner（主數據所有者、產生及維護部門）明確數據標準，然后通過企業其他業務系統/財務系統與原點業務系統點對點接口的方式，實現主數據的采集、傳遞和共享，這種情況下，雖能實現主數據的統一，但點對點的接口開發和維護成本相對較高。有的企業則通過建立統一的主數據管理系統，實現企業級的主數據統一管理平臺。

主數據管理系統

主數據管理系統是把企業多個業務系統中最核心的、最需要共享的數據（主數據）進行整合，集中進行數據的清洗和標準化，并以集成服務的方式把統一的、完整的、準確的、具有權威性的主數據分發給全企業范圍內需要使用這些數據的系統或應用，包括各個業務系統、業務流程和決策支持系統等。

通過主數據管理系統，主數據從應用和流程中獨立出來，企業將統一產生、維護、分發可共享的、完整的、準確的主數據。主數據管理在保證最高水平的數據質量和標準化的前提下，實現了數據在不同數據庫之間進行傳輸和同步的自動化，以及在使用這些數據的不同應用系統之間傳輸和同步的自動化。

主數據管理系統是一個相對復雜的系統，需要與企業中的各類信息系統應用發生交互，從 IT 建設的角度而言，主數據管理系統的建設并非易事，它往往會和企業數據倉庫/決策支持系統以及企業內的各個業務系統發生關系，技術實現上也會涉及到ETL（Extract-Transform-Load，數據轉換——抽取——加載）、EAI（Enterprise Application Integration，企業應用集成）、EII（ Enterprise Information Integration，企業信息集成）等多個方面。主數據管理系統平臺與企業信息系統的數據交互（如圖2所示）。

企業通過主數據管理系統，實現主數據系統與企業其他業務系統、財務信息系統等系統之間的雙向交互，將主數據的變化同步發布到各個關聯的業務系統，不僅可以實現多個業務系統中的客戶、產品、供應商、員工、會計科目等主數據的一致和共享，保證企業數據的及時性、完整性和準確性，提高數據的質量以更好地幫助管理決策；而且主數據管理系統可以降低接口成本，通過減少多個應用程序之間的點對點的集成的數量，為主數據提供單一集成點，降低點對點的接口開發和維護成本。

財務主數據管理

財務主數據是指財務信息系統涉及到的與財務處理相關的主數據。財務信息系統的數據來源于企業各個業務系統，企業所有的經營、業務及交易數據，如合同、供應商、員工、收付款信息等，最終都匯集到財務信息系統中。如果企業內各個信息系統孤立、數據獨立存儲和維護，則會出現數據冗余、不一致、共享性差、數據失真等問題。財務主數據來源于其他業務系統。對財務信息系統來說，財務涉及的主數據是財務信息系統的核心和靈魂，是財務信息系統建設的基石，統一的財務主數據管理尤為重要。

圖2 主數據管理的信息流

1、財務主數據管理的目標

財務主數據為企業主數據的重要組成部分，財務主數據管理需要實現的目標：

①完善財務主數據管理機制；

②保證財務主數據的完整性、一致性；

③保證財務主數據數據傳遞的及時性；

④提高財務主數據在系統之間的共享；

⑤減少部門間主數據的冗余。

2、財務主數據管理的內容

嚴格意義上講，財務主數據指的是會計科目主數據。但財務信息系統涉及的主數據內容與財務業務流程緊密相關，財務主數據管理的內容不僅僅限于會計科目管理，還應包括財務信息系統所涉及和使用的企業其他主數據（供應商、客戶、員工、項目等）。

首先，企業財務信息系統中需要會計科目主數據，通過會計科目對企業的交易進行分類，把企業紛繁復雜的業務通過復式記賬的方法記入到每個會計科目里面去，通過會計科目把企業的資產、負債和所有者權益的財務度量結果分類匯總，通過三大財務報表把匯總的數據提交給用戶。全集團統一的會計科目體系是企業會計核算以及相關信息系統的基礎。

其次，企業財務信息系統還需要客戶、供應商、員工主數據，企業的從訂單到收款主流程，涉及從客戶訂單、開票、應收、收入、成本、對賬一系列財務處理過程，都需要以客戶為核心主體進行；企業的從采購到付款流程，涉及采購訂單下達、發票接收、應付確認、付款等財務處理，這些過程以供應商為核心主體，而費用報銷流程則涉及以員工為供應商的費用報賬發起、審核到付款的一系列過程。從業務系統到財務系統，貫穿三大流程中承載的則是客戶、供應商、員工主數據，最終通過信息系統去采集、存儲和傳遞。

最后，企業信息系統還需要固定資產、項目（研發項目、銷售項目）、成本/利潤中心等主數據，作為企業財務處理的主數據，為企業的財務核算以及后續的管理會計系統采集數據。

因此，財務主數據的內容，不僅需要關注財務主數據（會計科目），還應關注到企業財務信息系統中其他核心的、需要共享的數據，并在全企業范圍內共享和使用。

財務主數據管理從主數據管理的四個方面即數據集成、數據共享、質量控制、數據維護等方面進行：

①數據集成：將原來存放在各個獨立信息系統的財務主數據，在統一的數據平臺中進行集成，并對財務主數據進行統一編碼和分類。

②數據共享：不同業務部門在一定的使用權限下，為了開展業務或進行分析可以共享財務主數據，由于財務主數據的唯一性，可以保證不同部門使用數據的一致性。

③質量控制：明確規定財務主數據的使用原則和處理權限，保證財務主數據的完整性、準確性、一致性、及時性和可獲取性。

④數據維護：統一對企業級主數據進行維護；根據財務主數據的屬性，由財務人員和系統管理員負責財務主數據的維護；規范財務主數據的維護流程，對創建、修改、更新、刪除財務主數據都需要嚴格遵守維護規范。

財務信息系統涉及的主數據及管理（如圖3所示）。

當企業信息系統在相互割裂、沒有實現互聯互通的情況下，企業財務信息系統需要財務人員在財務信息系統中錄入客戶、供應商等主數據，會造成與業務系統的數據不一致和數據冗余。但當企業建立起主數據管理體系，企業的信息系統實現外部互聯、內部互通時，財務信息系統所需要的主數據系統則可以從源頭業務系統（如SCM系統、ERP系統、HR系統等）或者企業搭建的主數據管理系統中同步過來，實現主數據在財務信息系統中的共享。

3、財務主數據的具體定義

財務主數據管理包含內容與財務流程緊密相關，一般涉及的主數據有：會計科目主數據、供應商主數據、客戶主數據、員工主數據、固定資產主數據、成本中心主數據等。

（1）會計科目主數據。會計科目主數據，在整個財務信息系統中處于最基礎、最核心、最需要共享的地位。主要描述會計科目屬性的一些基本信息，一般為靜態信息。會計科目主數據示例（如表1所示）。

（2）供應商主數據。供應商主數據包含了企業與供應商業務往來所需要的全部數據。供應商主數據影響從采購到付款過程中的財務處理。財務部門和采購部門都需要使用供應商主數據。

圖3 財務信息系統涉及的主數據及管理

表1 會計科目主數據示例

供應商分為兩種情況，一類是通過采購環節而同步到財務信息系統的供應商，另一類是沒有進行采購環節而直接到財務進行報賬的供應商。沒有經過采購環節而直接到財務進行報賬的該類供應商基本信息，需要明確定義是由財務部維護還是由采購部統一來維護。

供應商的信息包括：供應商編號、供應商類別、供應商描述、購貨方號碼（當供應商同時為客戶時便于對賬）、付款條件、付款方式、結算客戶等。

（3）客戶主數據。客戶主數據包含了企業與客戶業務往來所需要的所有信息。客戶主數據影響著訂單、發貨、開票、應收以及后續的收款和對賬等。客戶主數據為財務人員、銷售部門以及企業經營者提供有關客戶的信息。客戶主數據一般來自于前端業務系統如CRM系統等。

客戶主數據包括客戶編號、客戶類別、客戶名稱、地址、郵編、聯系人、付款期限、付款方式等。客戶主數據一般由市場部或銷售部在業務系統中統一維護，并同步到財務信息系統。

（4）員工主數據。由于員工與企業之間存在借款及報銷活動，大多數企業將員工作為供應商管理，來管理企業與員工資金往來。員工主數據一般由人力資源部門在HR系統中進行維護，并同步到財務系統中。員工主數據主要包括姓名、工號、部門、聯系方式、銀行賬戶等信息。員工主數據示例（如表2所示）。

表2 員工主數據示例

（5）固定資產主數據。財務處理與固定資產有關的交易，如購置、折舊、更新改造、處置等，必須使用到固定資產主數據。固定資產主數據主要描述固定資產價值相關的基本信息，這類信息通常為靜態信息。固定資產的業務管理部門以及財務部門都需要使用到固定資產主數據。

固定資產主數據內容包括類別、編號、名稱、供應商編號、所有權、折舊年限、負責人、成本中心、使用狀態等等。企業在主數據管理系統或固定資產管理系統中創建和維護固定資產主數據。

（6）成本/利潤中心主數據。企業為了內部管理需要，會有利潤中心或成本中心的考核要求。成本中心主數據、利潤中心主數據的內容取決于企業內部管理對于利潤中心及成本中心如何劃分，也就是說對管理深度有什么要求。因此成本/利潤中心主數據的建立因每個企業管理需要的不同而不同。

對于財務主數據，企業還需明確數據責任維護部門、維護流程，對財務主數據的創建、修改、更新、刪除都需要嚴格按照規范要求進行，以保證主數據的質量。

4、財務主數據管理的意義

財務主數據管理是高效財務信息系統的基礎，沒有信息系統整體架構設計、沒有一致的主數據，財務信息系統就好像缺乏統一水電設計的建筑物一樣，數據來源雜亂無章，財務信息系統輸出的數據的就會失真，向決策者提供的信息的價值也會大打折扣。因此，財務主數據管理對財務信息系統乃至企業管理有著重要的意義和價值，表現在以下兩個方面：

（1）保持各系統之間數據的一致性，提高財務數據質量。財務主數據管理推動各個業務部門的信息互聯互通，使各個系統走出“信息孤島”，最大限度地共享和維護數據的一致性和完整性，保證系統之間能實現數據的共享，增強了各系統在企業層面的互動，從而提高財務數據質量，為經營決策者提供更及時、準確的統計分析數據。

①減少數據冗余。財務主數據不再存放在多個系統中，實現統一和規范數據采集、加工和傳遞流程，減少數據冗余和數據管理工作量。

②保證數據一致性。對財務主數據進行統一編碼和分類，保證數據一致性，從而有利于保證數據真實有效，提高數據管理效率。

③提高數據使用效率。財務主數據管理為信息系統靈活建設提供條件，可以根據不同使用需求出發進行設立和維護，有利于提高數據的使用效率。

（2）提升財務信息系統的靈活性及開發效率。從財務信息系統建設的角度來說，財務主數據管理可以增加系統的靈活性，構建覆蓋整個企業范圍內的財務主數據管理基礎和相應規范，并且更靈活地適應企業業務需求的變化。

（3）為企業商務智能、戰略決策以及為企業信息集成奠定基礎。財務主數據管理使得企業在分散的系統間保證主數據的一致性，提升數據質量，為企業數據倉庫、商務智能技術的應用以及數據倉庫中將要進行的數據分析打好基礎，優化了企業信息系統架構。