淺析藥品流通企業(yè)協(xié)議管理信息化

溫振勇

摘?要：協(xié)議管理是藥品流通企業(yè)的重要工作，手工管理存在核算速度慢、不準(zhǔn)確和缺乏共享等缺陷，如何利用信息化工具完善協(xié)議管理流程，其改革勢(shì)在必行。本文從管理者意識(shí)、人才成本、組織架構(gòu)、二次議價(jià)等方面分析現(xiàn)狀，提出對(duì)這些問(wèn)題的思考。我們應(yīng)充分考慮企業(yè)各種資源配置，利用信息化工具，面向客戶需求，改革協(xié)議管理流程。

關(guān)鍵詞：信息化;二次議價(jià);協(xié)議管理

中圖分類號(hào)：F270.7??????文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A??????文章編號(hào)：1008-4428（2018）12-0048-02

信息化是培養(yǎng)和發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主的智能化工具，并使之造福于企業(yè)和社會(huì)的過(guò)程。藥品流通企業(yè)是介于藥品生產(chǎn)商和終端客戶間，從事藥品的儲(chǔ)存、銷售、配送等工作，主要包含采購(gòu)、銷售、財(cái)務(wù)、協(xié)議管理等業(yè)務(wù)流程。近年來(lái)藥品招標(biāo)、兩票制和地區(qū)議價(jià)等政策頻出。為明確責(zé)任、規(guī)范行為，流通企業(yè)會(huì)與生產(chǎn)商、銷售客戶簽訂繁多且復(fù)雜的業(yè)務(wù)協(xié)議。如何認(rèn)真履行協(xié)議并用信息化方法來(lái)提高協(xié)議管理水平，將先進(jìn)的經(jīng)營(yíng)理念逐步引入企業(yè)，進(jìn)一步提升管理與決策水平，就成為困擾企業(yè)管理層的重要問(wèn)題之一。

一、 流通企業(yè)信息化和協(xié)議管理現(xiàn)狀

《藥品經(jīng)營(yíng)質(zhì)量管理規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱《GSP》）明確規(guī)定藥品流通企業(yè)應(yīng)建立與經(jīng)營(yíng)范圍和規(guī)模相適應(yīng)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，能實(shí)時(shí)控制并記錄藥品經(jīng)營(yíng)各環(huán)節(jié)和質(zhì)量管理全過(guò)程，并符合電子監(jiān)管的實(shí)施條件。根據(jù)中國(guó)醫(yī)藥商業(yè)協(xié)會(huì)2017年2月針對(duì)106家企業(yè)信息技術(shù)應(yīng)用的問(wèn)卷資料，近62.26%的企業(yè)有較明確的信息化戰(zhàn)略;有24家企業(yè)信息人員超過(guò)50人;近34%的企業(yè)在信息化方面投入超過(guò)200萬(wàn)元。

當(dāng)前藥品流通企業(yè)服務(wù)同質(zhì)化嚴(yán)重，全國(guó)2016年年底有12900多家，行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)加劇，在與上下游的博弈中處于劣勢(shì)地位，因此要承擔(dān)更多渠道功能。流通企業(yè)需要與上游供應(yīng)商或下游客戶簽訂全年銷售協(xié)議、分銷協(xié)議、二次議價(jià)協(xié)議、代收代付協(xié)議等。其中二次議價(jià)是指醫(yī)療機(jī)構(gòu)在省招標(biāo)結(jié)果基礎(chǔ)上，對(duì)中標(biāo)藥品進(jìn)入醫(yī)院采購(gòu)時(shí)，進(jìn)行再一次殺價(jià)。當(dāng)前許多二次議價(jià)由市、區(qū)醫(yī)療機(jī)構(gòu)主管部門開展，議價(jià)后按銷售額的一定比例注入當(dāng)?shù)卣幕鸹驅(qū)Ｓ觅~號(hào)。關(guān)于二次議價(jià)爭(zhēng)議較大，但社會(huì)科學(xué)院研究員朱恒鵬表示在公立醫(yī)院壟斷地位不變、無(wú)法完全取消各類醫(yī)藥價(jià)格管制政策、集中招標(biāo)采購(gòu)制度等政策前提下，取消加價(jià)率管制、放開二次議價(jià)是次優(yōu)的選擇。代收代付主要是流通企業(yè)獲取一級(jí)經(jīng)銷權(quán)后，負(fù)責(zé)將生產(chǎn)企業(yè)的銷售折扣返給有三方協(xié)議的二級(jí)經(jīng)銷商。對(duì)于一家市級(jí)流通企業(yè)來(lái)說(shuō)，各種協(xié)議數(shù)量每年都達(dá)到一、兩千份。協(xié)議內(nèi)容規(guī)范了雙方的行為，明確了雙方的權(quán)利與義務(wù)。這些協(xié)議重要且金額巨大，一直是流通企業(yè)管控的重點(diǎn)。流通企業(yè)因此或多或少都建立了一些信息系統(tǒng)來(lái)管控協(xié)議，但還是有許多企業(yè)的協(xié)議管理缺乏系統(tǒng)性，管理效率不高。

二、 協(xié)議管理信息化面對(duì)的主要問(wèn)題

30多年來(lái)藥品流通企業(yè)的信息化從無(wú)到有、從簡(jiǎn)單到復(fù)雜，發(fā)展的過(guò)程令人印象深刻，但面對(duì)企業(yè)規(guī)模的快速發(fā)展和逐漸復(fù)雜的購(gòu)銷協(xié)議，管理層都希望借助信息化工具幫助解決這些問(wèn)題。但具體實(shí)施信息化進(jìn)行協(xié)議管理，提升運(yùn)營(yíng)效率時(shí)，多數(shù)企業(yè)還是會(huì)面對(duì)很多的問(wèn)題。

（一）管理人員信息化意識(shí)淡薄

許多管理人員的職業(yè)背景是采購(gòu)、銷售等，對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)表面化，將信息化簡(jiǎn)單等同于建立網(wǎng)站、財(cái)務(wù)電算化等，對(duì)如何通過(guò)信息化重組業(yè)務(wù)流程缺乏必要的知識(shí)，對(duì)于復(fù)雜的協(xié)議管理無(wú)法進(jìn)行全局思考，缺乏變革的思想和勇氣，往往依據(jù)過(guò)去慣例，按部就班。

（二）信息成本和人才瓶頸

藥品流通行業(yè)利潤(rùn)微薄，又因?yàn)樾畔⒒?xiàng)目的開發(fā)、實(shí)施和維護(hù)等都需要專人負(fù)責(zé)，會(huì)給企業(yè)帶來(lái)不小的成本壓力。因此流通企業(yè)普遍重視營(yíng)銷，對(duì)技術(shù)尤其是無(wú)形的信息技術(shù)缺乏足夠的重視。就連一些銷售達(dá)千億規(guī)模的醫(yī)藥集團(tuán)，總部連同幾十家子公司的IT人員也不過(guò)百人，人員分散難以形成合力，工作內(nèi)容只能以維護(hù)為主，具備自主研發(fā)能力的更寥寥無(wú)幾。重視不夠和收入不高造成懂技術(shù)又懂管理的復(fù)合型人才難以引進(jìn)并留住，這些都成為藥品流通企業(yè)信息化發(fā)展的主要瓶頸。

（三）組織設(shè)置不合理，信息無(wú)法共享

多數(shù)藥品流通企業(yè)將協(xié)議的談判、核算、管理都設(shè)置在采購(gòu)部門，主要由采購(gòu)員完成該項(xiàng)工作。采購(gòu)員專業(yè)背景多是藥品研究、營(yíng)銷等，普遍缺乏財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)。但大部分全年商業(yè)協(xié)議的核算范圍包括回款、年終達(dá)成、渠道管理、信息管理、市場(chǎng)拓展與應(yīng)急事件響應(yīng)等獎(jiǎng)勵(lì)政策，在具體核算實(shí)踐中需要了解財(cái)務(wù)賬目、運(yùn)用增值稅和所得稅等稅收知識(shí)，采購(gòu)員很難單獨(dú)做好這項(xiàng)工作。同時(shí)缺乏必要的IT系統(tǒng)支撐，核算與管理多采用手工方式，相關(guān)信息也無(wú)法在各部門間共享。

（四）供應(yīng)商協(xié)議內(nèi)容日趨復(fù)雜

供應(yīng)商對(duì)渠道的管理和資源配置主要通過(guò)流通企業(yè)來(lái)實(shí)現(xiàn)，方式就是簽署各種協(xié)議。這些協(xié)議有全年銷售協(xié)議、二級(jí)經(jīng)銷商協(xié)議（供應(yīng)商與一級(jí)、二級(jí)經(jīng)銷商簽署的三方協(xié)議）、銷售補(bǔ)差協(xié)議等。供應(yīng)商在協(xié)議中會(huì)約定銷售區(qū)域、銷價(jià)和付款等條款，每年還結(jié)合企業(yè)經(jīng)營(yíng)和市場(chǎng)情況不斷改進(jìn)，協(xié)議內(nèi)容日趨全面和復(fù)雜。

（五）二次議價(jià)協(xié)議越來(lái)越多

目前全國(guó)有近十個(gè)省份都在試點(diǎn)二次議價(jià)，這些二次議價(jià)資金主要通過(guò)流通企業(yè)與政府和生產(chǎn)企業(yè)核算。流通企業(yè)為防范生產(chǎn)企業(yè)人員變動(dòng)和資金代墊無(wú)法收回等經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)與藥品生產(chǎn)企業(yè)簽署大量二次議價(jià)協(xié)議。流通企業(yè)在票折或代墊資金后，下游客戶再支付貨款給藥品流通企業(yè)。這種協(xié)議在10年前幾乎沒有，現(xiàn)在二次議價(jià)的管理與核算已成為各藥品流通企業(yè)的重要工作之一。

三、 協(xié)議管理信息化的措施

管理協(xié)議信息化的目標(biāo)是利用信息化工具建立專業(yè)、共享、靈活、承載協(xié)議管理制度和處理的流程。這樣的流程管理既方便企業(yè)業(yè)務(wù)的運(yùn)行，更有利于各部門協(xié)同。當(dāng)然這些流程的思考和建立都需要許多人、財(cái)、物資源配置措施才能實(shí)現(xiàn)。

（一）培養(yǎng)熟悉業(yè)務(wù)和技術(shù)的復(fù)合型人才

藥品流通集團(tuán)內(nèi)信息技術(shù)人員素質(zhì)和數(shù)量相較千億銷售額和市場(chǎng)規(guī)模來(lái)說(shuō)整體上不足。熟悉業(yè)務(wù)和精通技術(shù)的復(fù)合型人才相當(dāng)缺乏。由于缺乏足夠的IT人才，使用的信息系統(tǒng)多是買來(lái)的，與經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)不完全匹配，二次開發(fā)工作巨大。長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)說(shuō)，流通企業(yè)無(wú)論完善管理還是創(chuàng)新服務(wù)首先都需有適合的政策管理和激勵(lì)人才，只有這樣才能培養(yǎng)和留住IT人才。

（二）專業(yè)的協(xié)議管理部門和人員配置

協(xié)議管理涉及稅收政策、財(cái)務(wù)賬目等，需要有會(huì)計(jì)知識(shí)的人員參與核算。在組織架構(gòu)上可由營(yíng)銷和財(cái)務(wù)人員共同組建協(xié)議管理小組，部門可設(shè)置在采購(gòu)、財(cái)務(wù)以外的業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)部門，以利于實(shí)現(xiàn)工作的專業(yè)性、獨(dú)立性和相互監(jiān)督。

（三）建立協(xié)議管理信息化平臺(tái)，貫穿采購(gòu)、財(cái)務(wù)和銷售流程，實(shí)現(xiàn)協(xié)同管控和信息共享

當(dāng)前流通企業(yè)集中度越來(lái)越高，醫(yī)藥集團(tuán)內(nèi)多使用同一ERP系統(tǒng)。統(tǒng)一的ERP系統(tǒng)滿足集中管控的同時(shí)，很難滿足下屬企業(yè)的個(gè)性化需求，尤其是協(xié)議管理需求。省平臺(tái)類的企業(yè)或較大規(guī)模的市級(jí)流通企業(yè)尤其需要自己開發(fā)協(xié)議管理系統(tǒng)。個(gè)性化的協(xié)議管理信息平臺(tái)與統(tǒng)一的ERP系統(tǒng)相結(jié)合才能滿足各方對(duì)協(xié)議管理的需求。

（四）規(guī)范協(xié)議管理過(guò)程

紙質(zhì)協(xié)議需有采購(gòu)、銷售和客戶簽字蓋章;協(xié)議內(nèi)容經(jīng)分析后抽取關(guān)鍵數(shù)據(jù)存入系統(tǒng);協(xié)議掃描存入系統(tǒng)，供公司各部門隨時(shí)查詢;按協(xié)議收取的款項(xiàng)與購(gòu)銷數(shù)據(jù)相互勾稽;按協(xié)議支出的款項(xiàng)與收取款項(xiàng)相勾稽;協(xié)議管理系統(tǒng)可內(nèi)嵌ERP系統(tǒng)，采購(gòu)、財(cái)務(wù)和銷售部門都可使用并監(jiān)督。

（五）協(xié)議資金要及時(shí)到賬

供應(yīng)商的全年協(xié)議返利需要進(jìn)行內(nèi)部審批，要第二年甚至第三年后才能到賬;二次議價(jià)的資金因供應(yīng)商延期支付，需要流通企業(yè)墊付。這些應(yīng)收資金需要及時(shí)催收，尤其是二次議價(jià)的資金，金額大、涉及廠家多。對(duì)其中超期的資金，采購(gòu)和銷售要協(xié)同辦理，必要時(shí)還需與下游客戶合作共同處理。

（六）協(xié)議管理流程要具備靈活性

協(xié)議管理不可能完全實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，但可實(shí)現(xiàn)信息化。無(wú)法自動(dòng)處理的協(xié)議在經(jīng)手工核算后，結(jié)果再輸入?yún)f(xié)議管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息共享;還有協(xié)議每年都因市場(chǎng)或政策因素會(huì)有變化，在流程設(shè)計(jì)時(shí)要充分考慮到靈活性和擴(kuò)展性。

四、 結(jié)束語(yǔ)

2009年3月，國(guó)家公布《關(guān)于深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的意見》，標(biāo)志著“新醫(yī)改”正式啟動(dòng)，由此整個(gè)醫(yī)療行業(yè)也進(jìn)入了波瀾壯闊的十年。“新醫(yī)改”啟動(dòng)了中國(guó)醫(yī)療行業(yè)變革的大潮，也觸及了醫(yī)療領(lǐng)域的各個(gè)層面、各個(gè)群體。伴隨醫(yī)改政策的推進(jìn)和企業(yè)管理的規(guī)范，協(xié)議管理就日益重要起來(lái)。為解決藥品流通企業(yè)協(xié)議管理的問(wèn)題，企業(yè)需要打通采購(gòu)、銷售和財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)流程。在數(shù)字化加速到來(lái)的時(shí)代要用新的思維方式審視企業(yè)的業(yè)務(wù)和運(yùn)營(yíng)模式。借助IT工具，實(shí)現(xiàn)協(xié)議管理全過(guò)程的信息化，部分協(xié)議實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化核算。協(xié)議管理的信息化在藥品流通行業(yè)具有較強(qiáng)的實(shí)用性，它提升了企業(yè)的管理水平和效率，同時(shí)進(jìn)一步提高了核算的準(zhǔn)確率。

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