論檔案管理中的電子檔案管理

李英蕾

摘 要：檔案管理一般包括傳統檔案管理的方式和電子檔案管理的方式。目前，隨著電子信息技術的發展，電子檔案管理正在逐漸取代傳統的檔案管理。電子檔案管理是一種更加高效的檔案管理方法。

關鍵詞：檔案管理； 電子檔案；電子檔案管理；安全性

一般情況下，檔案管理的工作包括對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統計以及提供利用的工作。隨著計算機技術以及電子信息技術應用的發展和深入，電子文件已經漸漸完全融入了我們的工作和生活之中。紙質公文、紙質文獻等實體資料都在以逐電追風的速度被電子公文、電子文獻等電子文檔所取代。檔案部門正在面臨電子檔案創建、接受、整理、保管、利用的新課題。以下讓我們簡單談談檔案管理的作用、電子檔案的要點以及電子檔案管理的優勢。

一、檔案管理的作用

檔案管理的基本性質是一項管理性、服務性、政治性的工作。檔案管理的作用是做好管理文檔的工作，做好服務性檔案管理的工作。檔案管理不會憑空生產出物質或者金錢。檔案管理中的檔案不是由檔案管理機構或者檔案工作人員產生的，也不能被他們所利用，檔案管理是一種專門負責管理各部門形成的歷史文件的專業，所以檔案管理是管理性質的工作。

檔案管理系統并不是孤立的，而且它是所有社會管理系統中不可缺少的組成部分。檔案管理是一項通過提供檔案信息來為社會實踐服務的工作，這是不同于其他工作的特點之一。在歷史的各個階段，在社會中，檔案管理工作都必須為文化、經濟、政治服務，否則檔案管理就不會存在，也難以發展。檔案部門盡管會研究檔案、也會進行編著等活動，但是他的目的是為了更好地適應社會的需要，并被社會所利用，是具有服務性的活動。在階級社會中，檔案管理工作會體現出一定的階級利益和階級關系，這被一定的統治階級掌握著，為一定的經濟、政治和文化服務，這個服務的方向集中表現了檔案管理工作的政治性質。

二、電子檔案的要點

隨著計算機技術以及電子信息技術應用的發展和深入，電子檔案管理已經逐漸取代傳統檔案管理的方式了。下面我們就來談談創建電子檔案管理的三大要點：

一是要建立一個電子檔案首先就應該先構建一個公共的、獨立的、應用性的檔案管理信息化平臺，以及支撐各類業務所需要涉及的，包括實體以及虛擬的檔案信息化管理，來實現實體檔案的信息化轉變與管理以及電子信息的檔案化管理。

二是我們需要明白，一般情況下，電子檔案具有多種信息媒體的繼承性，它涉及的“檔案源”包括三種：一種是電子化的實體檔案，一種是檔案化的電子信息，還有一種是結構化的數據庫等等。

三是我們所創建的電子檔案一般是具有保存價值的歷史記錄或是作為法律依據的電子信息（如表證單書等）。并且，一定得具備檔案的屬性：能直接形成的、具有完整記錄作用的、明確的、清晰的固定化信息，或者是直接形成的歷史紀錄，并且電子檔案必須具有歷史再現性或者文件的原始記錄性。

三、電子檔案管理的優勢

下面就讓我們具體談談電子檔案管理的幾大優勢：

第一，由于電子檔案管理是通過計算機的應用來實行的，這便大大地提高了人們的工作效率。現如今，信息化技術高速發展，利用電子檔案管理便免除了人們立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了檔案管理工作的效率。

第二，電子檔案管理使檔案能保持得更加完整持久。通常情況下，紙質檔案必須在一定的環境和條件下才能保存得好，并且，必須靠手工去進行歸檔和貯存，這便存在著損壞紙質檔案的風險，更加容易造成檔案的缺失。但是電子檔案不同，以上的工作都是靠計算機自動完成的，減少了人為錯誤的發生，且電子檔案并不會隨著時間的增長而發生變化，使得檔案能夠被保存得更完整，更久。

第三，電子檔案管理還能更好的保證檔案的保密性質。保存電子檔案的工具是計算機，計算機并沒有感情色彩，只會遵照被設計的保密程序而運行，但是保存紙質檔案的媒介是人類，人為因素很容易致使檔案泄露。所以說，電子檔案具有更好的保密性。

第四，電子檔案使得檔案的質量管理工作能夠做得更好。傳統檔案的質量管理是要依靠人去做的，因此，必然會有很多人為因素在其中，而電子檔案管理是依靠計算機被設計的自動化程序來進行運營的，這樣就能更好地提高電子檔案的質量管理工作和工作效率，從而保障了電子檔案的時效價值。

四、保障電子檔案環境安全

電子檔案的環境包括存放環境及電子檔案所依賴的計算機設備的硬件環境和軟件環境。

（一）建立適合磁盤光盤等介質的保存環境，保證電子檔案載體的安全

確保適合存儲介質存放的溫度、濕度并定期進行空氣凈化；將電子檔案避光保存，避免陽光直射，而使得介質彎曲、變形；電子檔案應采用密封保存的形式，盡量減少灰塵的侵蝕；防蟲害、防外力碰撞、防化學試劑腐蝕；避開磁場、電力等特殊場所等。

（二）使用帶有防御功能的硬件設備

計算機設備是電子檔案所必須依賴的載體，隨著各種情報竊取、“黑客”入侵、病毒出現，提高設備安全性，設置多重“防火墻”、及時查補安全漏洞，更新系統、安裝殺毒軟件等措施能有效阻止“黑客”及病毒的入侵。保存高密級檔案的計算機，應切斷與外部互聯網的物理連接，從而達到有效的防控。

（三）采用安全級別高的專業檔案管理軟件

電子檔案的管理軟件，一方面能有效管理檔案，另一方面防止無權限者操作系統和信息資源，加之采用身份驗證和文檔加密等手段，進一步確保檔案安全，防止非法用戶截獲機密文檔，以真正確保電子文件的完整和安全。

五、規范電子檔案的使用

電子文件要做到及時歸檔，及時備份。網絡和計算機等硬件設備出現故障將造成非常大的危害，這就要求及時將信息備份。電子文件形成電子檔案后，應做到至少備制三份，一份用來保存、一份查閱，一份異地保存，以防止突發情況造成的不可挽回的損失。

依據電子檔案的機密級別，授予訪問者不同的權限，從而進行有效管理。對于內容不是完全公開的電子檔案，不宜用副本方式提供使用；對于副本的提供，必須在有效的監控下進行。

六、建立“雙套制”模式，確保重要信息完整

因電子檔案的原始性、真實性、完整性等特性，紙質檔案相較于電子檔案仍具有它的優勢，在一段時間內，仍將與電子檔案互補并存，“雙套制”不失為一種理想選擇。所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔，它的管理特點是避免兩種載體的不足，充分發揮各自在檔案管理上的優勢，既具有紙質文件的完整性、原始性，又有電子文件的方便快捷，將安全與便捷共存，有在效提升使用效率的同事，確實檔案的信息安全。

隨著科技技術及互聯網的快速發展，電子檔案安全管理方面將面臨越來越多的新課題，需要我們從者業不斷提高專業素質，不斷更新專業技能來適應新時代的檔案管理要求。

結語

綜上所述，電子檔案管理取代傳統的檔案管理是必然的，雖然檔案管理工作會因此變得更加簡單方便，但是這也要求我們檔案管理工作者必須能夠熟練地掌握電子檔案管理的方法和技巧。因此，做好電子檔案管理是檔案管理的關鍵所在。管理好電子檔案涉及了很多方面的因素，我們必須不斷地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技術，做好電子檔案管理工作，發揮電子檔案管理優勢的最大化，來提升信息時代的電子檔案管理工作效率。

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