事業單位人事檔案管理工作存在的問題分析

劉洋

摘 要：基于新時代背景下，社會經濟的發展與各方面人才息息相關。人事檔案作為儲存人才信息的基本載體，為能積極響應時代發展實際要求，深化人事檔案管理成果已經成為一項重要任務。本文以事業單位人事檔案管理實際情況為出發點，通過分析人事檔案管理工作面臨的問題，然后制定了有針對性、有目的性的解決對策。

關鍵詞：事業單位 人事檔案 管理工作 策略

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）12（a）-0-02

從本質上分析，人事檔案管理指的是進行人事檔案收集、歸類、整理、保管、鑒定、統計以及應用等的活動，兼具服務性、保密性功能，是人力資源有效開發、打造和諧與穩定社會的一項重要力量?；诖?，事業單位的人事檔案管理工作需要貫徹落實解放思想、與時俱進、勇于創新的基本原則，根據人事檔案管理工作實際情況進行深入思考、探索，進一步優化人事檔案管理制度與程序，積極開展人事檔案管理信息化建設，從而實現事業單位人事檔案管理成果的有效提高。

1 事業單位人事檔案管理工作面臨的問題

1.1 人事檔案管理工作混亂

人事檔案管理工作，是根據管理權限與單位隸屬關系實行管理?？v觀事業單位的人事檔案管理實際情況，有的人事檔案由單位的政工科進行保管，有的人事檔案由人才中心進行托管，甚至有的人事檔案由勞動機構、或者是社保機構進行保管，存在著明顯的管理主體模糊問題，從而造成人事檔案管理工作無從談起[1]。

1.2 人事檔案管理制度不完善

目前，一些人事單位盡管建立了人事檔案管理制度，可是制度在落實過程中存在著許多問題，例如借閱、轉遞人事檔案時，經常發生未填寫檔案傳遞通知單、未登記借閱相關手續、未按照機密規定傳遞、未及時填寫回執單等不同問題。

1.3 人事檔案管理方法滯后

從人事檔案管理方法角度分析，一些事業單位在進行檔案編目與檢索工作時，依然使用原始的管理方法，也就是進行人工管理與檢索，由此面對龐大的工作量，不僅工作效率低，而且也不能保證準確性，人事檔案管理工作仍然以“保管型”為主，忽略了檔案管理信息化建設，很少使用軟件系統實行檔案管理[2]。此外，大多事業單位的人事檔案管理工作未進行數字化建設，忽略了互聯網環境下人事檔案信息接收、傳輸、存儲以及資源共享，進而造成人事檔案查詢時間過長，無形之中增加管理成本。

1.4 人事檔案管理意識薄弱

有的事業單位在人事檔案管理方面缺少系統性與規范性，而且檔案管理工作者也沒有高度重視檔案管理的重要性，偏見的認為只需妥善保管檔案即可，未將人事檔案管理納入管理工作范圍，以為人事檔案只要不發生丟失、泄露等問題，就可以滿足上級檢查要求。

2 加強事業單位人事檔案管理的新策略

2.1 優化人事檔案管理體系

從理念角度分析，事業單位需要高度重視人事檔案管理工作的作用和價值，根據檔案管理實踐經驗及時優化思路、創新機制，積極響應人事檔案管理工作的現實要求，實現人事檔案管理體系的優化與創新[3]。詳細而言，要通過制度建設強化人事檔案管理的嚴格要求，實現人事檔案管理制度化，為人事檔案管理提供良好的制度平臺。以人事檔案管理工作實際情況為立足點，深入思考人事檔案管理工作暴露的問題，然后提出有針對性、有目的性的應對之策。優化、改進人事檔案管理工作的責任機制，切實增強制度執行力，將每一項責任有效落實到部門、崗位、職員，深化人事檔案管理工作者的責任感與責任觀念。

2.2 規范人事檔案管理工作程序

能否保證人事檔案資料的完整性與規范性，是評估人事檔案管理工作成果的關鍵標準。所以必須規范人事檔案管理工作程序，有效實現人事檔案收集、歸類、鑒別以及傳遞等工作環節[4]。（1）妥善處理人事檔案收集工作，按照規定的時間準時收集年度考核、干部任免以及考察資料等檔案信息，以保證檔案資料信息的完整性。（2）認真進行人事檔案鑒別，主要對人事檔案材料的日期、真實性、完整性以及相關手續等內容進行鑒別。（3）科學整理人事檔案資料，關于歸檔材料需要根據基本原則實行立卷整理，力求可以分類準確、目錄明了、編排有序、綱目清晰、裝訂整齊，如實反映人事基本資料信息。（4）妥善處理傳遞工作，針對轉出的檔案必須認真填寫“檔案傳遞通知單”，借助機要交通進行傳遞，或者是由檔案管理工作者專門進行送取，通過核對確認無誤之后，需要于回執單之上簽名蓋章，然后及時退回檔案，并且轉出單位。

2.3 創新應用模式，促進人事檔案管理社會化建設

事業單位需要根據現實情況，深入思考與研究人才流動之中人事檔案管理工作的價值與作用，創新人事檔案管理工作的基本方式，對分類管理模式進行優化，結合國家、社會組織以及個人實際需求分級分別的供以應用。健全人事代理制度，穩步深化人事檔案的具體應用價值，用于摸索人事檔案關于其相對人的具體公開范圍與渠道，為個人適宜的賦予知情權與建議修改權，必須保證人事檔案資料信息的真實性。用于探索與研究人事檔案新的應用天地，構建社會化的人才誠信檔案信息庫與社會公共信用系統，有條不紊地創建新型人事檔案信息相關發布平臺，最大程度上提升人事檔案的實踐應用效率。

2.4 重視人事檔案信息化建設

基于“互聯網+”時代背景下，大數據、云計算等新一代信息技術在各個領域發揮著關鍵性作用。從傳統檔案管理角度分析，人事檔案管理基本是以紙質載體為主，但是其在利用方面有著一定的局限性。因此人事檔案管理工作需要適當的引入數據庫技術，科學應用檔案管理有關軟件，將紙質檔案材料通過數字化的方式進行存儲，由此不僅可以實現人事檔案資料的智能化檢索，也能通過信息技術有效規避人事檔案資料信息涂改造假問題，有效應用人事檔案，進一步了解人事信息，從而為人力資源的科學配置提供真實依據，切實發揮人事檔案的作用和價值。

2.5 打造一批高素質、高能力的人事檔案管理隊伍

目前，縱觀事業單位的人事檔案管理工作的實際水平，迫切需要一批高素質、高能力、專業化的人事檔案管理隊伍，以為新時期事業單位的人事檔案管理工作帶來智慧元素。而高素質、高能力、專業化的事業單位人事檔案管理隊伍的打造，需要從下述幾方面著手：（1）聘用的人事檔案管理工作者需要保證公正廉潔、政治覺悟高、有著強大的責任心，可以從思想、行為等方面自覺重視與嚴格落實檔案管理工作。（2）檔案管理工作者必須有著超強的業務素質，可以及時、科學的處理人事檔案管理工作暴露的各種問題。（3）檔案管理工作者務必養成一定的法律意識、責任意識以及保密意識，必須根據有關法律條文規定與各種人事檔案管理的規范制度，承擔起人事檔案管理工作的具體責任。此外，針對檔案管理工作者應該進行黨性教育，提高其紀律意識，使其可以自覺抵制不良之風。

3 結語

總而言之，優化、創新事業單位的人事檔案管理體系，深化人事檔案管理工作成果，可以為人才選拔與人才管理提供更加真實、有效的參考依據，保證人事檔案資料信息的完整性與真實性，從而為新時代下事業單位的可持續性發展創造有利條件。

參考文獻

[1] 甘秋歌.新時期人事檔案管理工作的重要性及創新模式思考[J].楊凌職業技術學院學報，2014，13（2）：84-86.

[2] 鹿曉玲.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].現代國企研究，2016（22）：95.

[3] 鄧強，馬玉妍.做好新時期事業單位人事檔案管理工作探拓——在發揮大數據優勢的背景下[J].邊疆經濟與文化，2016（12）：107-108.

[4] 羅廷榮.關于事業單位人事檔案管理中存在的問題分析及對策探討[J].東方企業文化，2015（23）：124.