淺析辦公室管理中的辦公自動化

李博睿

摘 要：辦公室是各單位實施信息處理以及公文簽收和傳達的陣地，辦公室體現的信息處理能力影響整體辦公效率，單位需要通過強化辦公效率方式提升競爭實力。自動化可以給辦公室提供更好的硬件支撐，也可以給辦公室帶來更多的軟件系統保障，進而實現工作效率以及質量的提升。得到計算機以及網絡技術的支持，辦公業務正在實現自動化的發展以及處理，改變之前信息溝通不流暢的問題，以此讓辦公室實現更好的業務處理，應該思考如何提升辦公自動化。

關鍵詞：辦公室 辦公自動化 信息交流 辦公人員 辦公軟件

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）12（a）-0-02

當前是辦公自動化的發展階段，辦公室不僅要開展硬件設備的建設工作，也需要借助各項軟件系統實施自動化的業務處理，例如對文件和文檔信息開展管理，保障信息交流的通暢性。單位不僅在硬件建設中運用計算機以及打印機等辦公設備，也應該讓各項軟件系統也在辦公室中得到更好的運用，以此各項辦公業務的自動化處理提供更好的保障。所以，各單位或者是企業需思考怎樣借助辦公自動化強化辦公室整體的管理效果，提升辦公室各項工作質量。

1 對辦公自動化的思考

1.1 發展歷程

通過對相關研究資料開展分析，可以看出辦公自動化一共經歷3個發展階段，分別是起步、應用以及發展階段。起步階段是指對文件開展處理工作，對各項檔案資料實施管理，雖然建立基本的數據處理中心，但未能對這些數據開展綜合性的開發以及實際運用。應用階段是借助互聯技術而發展起來的，通過網絡技術的運用實現剛各項信息數據的共享以及多方交流。尤其是在那些具有多個部門的單位則可以借助自動化實現數據以及各項信息的傳遞以及應用，這樣可以對辦公決策以管理層提供較好的數據支持。發展階段則是指不僅在硬件建設中運用計算機以及打印機等設備，各項軟件系統也在辦公室中得到更好的運用，在自動化辦公中發揮更好的作用。

1.2 基本特征

辦公實現自動化的發展，可以體現在以下幾方面：第一，穩定性。辦公室需處理多項業務，也對整體信息處理能力提出較高要求。尤其是那些大型企業需要讓辦公設備實現高負荷的運用，必須要體現出較好的穩定性，這樣才能給自動化辦公提供更好的支撐。第二，易用性。要實現自動化的業務辦公，則應該考慮實施自動化業務辦公的目的，降低整體工作壓力以強化辦公效率。為此，需保障辦公軟件以及設備易用性，如保障UI界面的簡潔性，強化軟件的效果。第三，安全性。辦公室各項文件或者是檔案信息有著機密的原則，需要保證各項辦公信息的安全性，這是辦公業務實現自動化處理的基礎，也應該是其基本功能。

2 實現辦公室自動化發展的要素

當前是辦公自動化的發展階段，也就是說不僅要在硬件建設中運用計算機以及打印機等設備，也應該讓各項軟件系統也在辦公室中得到更好的運用，以此各項辦公業務的自動化處理提供更好的保障。但是，要想實現自動化的業務發展，就應該保障自動化的各項要素。首先，通信平臺。辦公室在進行管理時需要對基礎部門提供的文件以及各項資料進行整理以及運用，這需要給辦公管理提供通信平臺，以此讓各個部門實現有效的聯系，為自動化的業務辦公提供信息支持。其次，構建信息發布的軟件平臺。領導層在制定一些發展決策或者是傳達文件時，需要及時將這些信息或者是文件內容傳達給基層部門，這樣才可以讓基礎部門對這些精神以及文件內容進行合理的貫徹以及落實。一些企業受到部門數量的限制，未能對各項信息開展有效的傳達，必須要借助自動化的信息平臺進行各項信息的傳遞。最后，要積極建立自動化的工作流程。針對那些技術性不高且體現較強重復性的工作，可以借助系統實現自動化的處理，如對辦公文件進行收發以及常規公文處理等工作。

3 促使辦公室自動化在辦公室管理中運用的方式

3.1 實施技術創新

通過對相關研究資料開展分析，可以看出辦公自動化一共經歷3個發展階段，分別是起步、應用以及發展階段。在經歷以上發展階段之后，國內已經形成比較完善的網絡化辦公系統，給辦公業務的開展提供更好的保障。隨著各項辦公業務的發展和相關技術的演變，需要對自動化的業務辦公進行技術創新，促使辦公室開展更優質的辦公。從單位或者是企業角度講，要想實現自動化的業務發展，就應該保障自動化的各項要素，最為主要的是保障技術的先進性。通過引入先進的辦公系統或者是技術，可以在信息查詢以及文件傳達等方面發揮更好的作用。例如，要選擇那些兼容性比較高且運行速度較快的硬件設備，這樣不僅能保障系統運行的穩定性，也能提升整體工作效率。同時，在進行軟件運用的時候，應該讓多種技術系統實現有效的融合，提升自動化辦公的程度。

3.2 對辦公人員開展業務培訓

辦公人員體現的技術操作能力以及業務能力對辦公室的自動化處理起到決定作用，也影響自動化的應用情況。而辦公自動化是建立在互聯網以及信息技術的支撐上，各項技術體現出變化較快以及技術要求能力比較高等特點，如果不能讓辦公人員熟悉各項操作技術，不能合理借助辦公軟件開展自動化的處理。這樣就不能體現出自動化辦公的優勢，也很難提升整體辦公效率以及處理能力。為此，企業應該對辦公人員開展業務培訓，讓辦公人員可以對現代化的辦公設備以及軟件系統進行正確的操作。同時，也應該對辦公人員開展管理學以及統計學等領域的教育。通過技能培訓方式增加他們對辦公技術進行合理的應用，如讓辦公人員可以對制圖軟件等進行合理的操作。此外，單位也應該積極給辦公人員提供各種辦公能力的培訓機會，讓他們可以熟悉各種辦公系統以及設備。通過開展以上幾方面的工作，可以有效提升辦公人員借助現代技術以及辦公軟件進行業務處理的能力，穩定提升辦公處理的效率以及質量。

3.3 強化硬件建設，保障文書檔案保管的安全性

要想實現自動化的業務發展，企業不僅要實施技術創新，對辦公人員開展業務培訓，也應該強化硬件建設，保障文書檔案保管的安全性。上文中講到辦公室各項文件或者是檔案信息有著機密的原則，需要保證各項辦公信息的安全性，這是辦公業務實現自動化處理的基礎，也應該是其基本功能。而要想實現自動化的辦公處理，就應該保障硬件建設的質量，通過不斷提升硬件建設的方式保障辦公處理的效果。在進行自動化的辦公業務處理的時候，需要指導從事檔案管理的工作人員運用現代化的辦公設備，這樣可以提升辦公室對檔案文書進行管理的質量。同時，企業需引入工作性能比較高且價格合理的技術設備，這樣可以讓辦公室實現自動化的處理。為了更好保障檔案管理的安全性，企業需要在保障技術創新的同時通過局域網的方式保障內部網絡的安全性。這樣可以杜絕外部網絡對企業信息帶來的威脅，如垃圾信息，這樣可以強化整體辦公網絡的安全程度。

4 結語

綜上，企業不僅要在硬件建設中運用計算機以及打印機等設備，也應該讓各項軟件系統也在辦公室中得到更好的運用，以此各項辦公業務的自動化處理提供更好的保障。而隨著各項辦公業務的發展和相關技術的演變，需要對自動化的業務辦公進行技術創新，促使辦公室開展更優質的辦公。同時，企業應該對辦公人員開展業務培訓，讓辦公人員可以對現代化的辦公設備以及軟件系統進行正確的操作。此外，企業也應該強化硬件建設，保障文書檔案保管的安全性。

參考文獻

[1] 周婧.計算機技術在辦公自動化中的應用分析[J].電腦迷，2018（6）：38.

[2] 郭英俊.辦公自動化在辦公室管理中的應用探討[J].企業改革與管理，2017（9）：80-81.

[3] 諸瑛.計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用[J].黑龍江科技信息，2016（16）：154.

[4] 張光武.辦公自動化在辦公室管理中的應用分析[J].電腦編程技巧與維護，2016（8）：63，88.