高校辦公室檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展路徑

趙丹

摘 要：高校辦公室檔案管理工作是高校檔案管理體系中重要的組成部分，并對(duì)高校發(fā)展以及高校育人工作的開展發(fā)揮著不容忽視的影響，本文以推動(dòng)高校辦公室檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展、提升高校辦公室檔案管理工作成效為出發(fā)點(diǎn)，從管理制度的完善、評(píng)價(jià)體系的構(gòu)建以及管理隊(duì)伍的建設(shè)3個(gè)方面，對(duì)高校辦公室檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展路徑進(jìn)行了研究與探討。

關(guān)鍵詞：高校 辦公室 檔案管理 規(guī)范化 發(fā)展路徑

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018）09（b）-0089-02

高校辦公室檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，不僅直接影響著高校辦公室檔案管理工作成效，而且也間接影響著高校教學(xué)、育人、科研等工作的順利開展。長(zhǎng)期以來，高校辦公室檔案管理工作并沒有得到高校的高度重視，這也導(dǎo)致了高校檔案管理工作中存在著一些就亟待解決的問題，同時(shí)也導(dǎo)致了辦公室檔案資源難以得到充分利用，并難以彰顯出自身的價(jià)值。由此可見，高校辦公室檔案管理工作不僅至關(guān)重要，而且做好高校辦公室檔案管理工作也十分緊迫，為此，高校有必要對(duì)辦公室檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展路徑做出探索。

1 完善高校辦公室檔案管理工作制度

在高校辦公室檔案管理工作中，完善的辦公室檔案管理工作制度，不僅能夠?yàn)檗k公室檔案管理工作者所開展的檔案管理工作提供指導(dǎo)，而且也能夠?qū)k公室檔案管理工作者的檔案管理行為形成約束，這是推進(jìn)高校辦公室檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展進(jìn)程的必要路徑，為此，高校需要重視圍繞辦公室檔案管理工作需求，針對(duì)辦公室檔案管理工作中的檔案收集、檔案整理、檔案歸檔等具體細(xì)節(jié)，對(duì)辦公室檔案管理工作制度做出構(gòu)建與持續(xù)完善。

首先，高校需要通過辦公室檔案管理工作制度明確辦公室檔案管理工作中的檔案收集范圍與歸檔范圍。具體而言，高校有必要圍繞辦公室檔案管理工作出臺(tái)《辦公室檔案管理工作規(guī)范》，明確辦公室檔案管理工作價(jià)值以及工作細(xì)則。與此同時(shí)，辦公室檔案管理工作者需要在開展檔案收集工作的過程中，對(duì)待收集檔案信息所具有的價(jià)值做出評(píng)估與考量，確保將有利于推動(dòng)高校教學(xué)發(fā)展，能夠?qū)Ω咝Ｄ酥辽鐣?huì)產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響的檔案信息得以有效收集。具體而言，辦公司檔案收集與歸檔內(nèi)容需要包括以下幾類：一是教學(xué)檔案。如高校圍繞育人工作所做出的規(guī)定和所下達(dá)的指示、高校發(fā)展中所做出各類規(guī)劃以及各類會(huì)議中的會(huì)議記錄和會(huì)議總結(jié)、教學(xué)評(píng)估記錄即記過等內(nèi)容。二是教研檔案。如教師的課程安排與科研安排、教師所獲得的科研成果與獎(jiǎng)勵(lì)材料等。三是學(xué)籍檔案。如學(xué)生的學(xué)籍卡片、獎(jiǎng)勵(lì)處分、成績(jī)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。四是教材檔案。如本校教師開發(fā)的校本教材以及其他具有歸檔價(jià)值的教材等。

其次，高校需要針對(duì)檔案預(yù)立卷工作做出嚴(yán)格規(guī)定。這要求高校能能夠要求和指導(dǎo)辦公室檔案管理工作者做好預(yù)立卷卷目編制工作，從而確保各類檔案資料能夠得以分類存儲(chǔ)，這不僅有利于提升辦公司檔案管理工作水平，而且也能夠?yàn)檗k公室檔案利用率的提升奠定良好的基礎(chǔ)。與此同時(shí)，高校需要明確檔案管理檢查制度，即針對(duì)辦公室檔案管理工作者所開展的檔案管理工作，需要做到定期檢查，從而發(fā)揮出監(jiān)督與優(yōu)化作用。如辦公室檔案管理工作者所開展的預(yù)立卷工作需要表明所有檔案資料的形成日期、歸檔日期，并要求書寫清晰工整，確保統(tǒng)一卷組中的檔案資料具有緊密關(guān)聯(lián)，從而推動(dòng)辦公室檔案資料呈現(xiàn)出系統(tǒng)性、完整性的特點(diǎn)。

最后，高校辦公室檔案資源價(jià)值實(shí)現(xiàn)建立在高校辦公室檔案資源得以高校利用的基礎(chǔ)之上，因此，為了提升高校辦公室檔案資源利用效率，高校有必要針對(duì)辦公室檔案管理利用工作制定相關(guān)制度。在此方面，高校需要要求辦公室檔案管理工作者做好檔案借閱審批、登記與統(tǒng)計(jì)工作，并針對(duì)失去保存價(jià)值的檔案資料構(gòu)建明確的銷毀流程。與此同時(shí)，高校需要貫徹防治結(jié)合的管理原則，重視制定辦公室檔案資料修補(bǔ)、保護(hù)規(guī)劃，確保高校辦公室檔案資料管理工作者能夠強(qiáng)化自身保密意識(shí)，確保辦公室檔案資源安全。另外，高校有必要圍繞辦公室檔案資源檢查、清點(diǎn)等工作制定相關(guān)制度，推動(dòng)辦公室檔案資源檢查與清點(diǎn)工作實(shí)現(xiàn)常態(tài)化，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)辦公室檔案資源管理利用中存在的問題并對(duì)相關(guān)問題進(jìn)行有效的解決，確保辦公室檔案管理工作能夠得到持續(xù)的優(yōu)化。

2 構(gòu)建高校辦公室檔案管理評(píng)價(jià)機(jī)制

在高校辦公室檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展過程中，構(gòu)建辦公室檔案管理評(píng)價(jià)機(jī)制，能夠?qū)Ω咝＾k公室檔案管理工作中存在的問題做出反映，進(jìn)而為高校辦公室檔案管理工作的調(diào)整及其成效的提升提供依據(jù)，為此，高校不僅有必要將辦公室檔案管理工作納入到績(jī)效考評(píng)體系當(dāng)中，而且有必要對(duì)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系做出完善。

2.1 從高校辦公室檔案管理工作績(jī)效考評(píng)工作來看

績(jī)效考評(píng)的目的主要包括以下幾個(gè)方面：首先是推動(dòng)高校辦公室檔案管理工作制度得以有效落實(shí)，從而為高校辦公室檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展提供保障；其次是找出高校辦公室檔案管理中存在的問題，從而促使檔案管理改革工作的開展以及業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的開展更具針對(duì)性。與此同時(shí)，績(jī)效考評(píng)工作的開展以評(píng)價(jià)指標(biāo)為依據(jù)，而這些評(píng)價(jià)指標(biāo)不僅可以用于績(jī)效考評(píng)工作當(dāng)中，而且能夠作為衡量高校辦公室檔案管理工作的重要標(biāo)準(zhǔn)。由此可見，通過對(duì)高校辦公室檔案管理者所開展的工作以及所獲得的工作成效做出考核，能夠有效反映出高校辦公室檔案管理者所具有的工作態(tài)度、工作策略以及高校辦公室檔案管理工作中存在的漏洞，這對(duì)于高校辦公室檔案管理工作成效的持續(xù)提升發(fā)揮著重要作用。

2.2 從高校辦公室檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的構(gòu)建來看

高校辦公室檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)不僅需要覆蓋辦公室檔案管理工作的整個(gè)工作流程，而且需要呈現(xiàn)出科學(xué)性、穩(wěn)定性、導(dǎo)向性和可操作性等特征。具體而言，高校辦公室檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系至少需要包括以下四項(xiàng)一級(jí)指標(biāo)，即高校辦公室檔案管理體制與機(jī)構(gòu)設(shè)置；高校辦公室檔案管理工作的條件保障；高校基礎(chǔ)檔案工作的開展以及高校檔案服務(wù)工作的開展。在一級(jí)指標(biāo)之下，高校還可以進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)分，從而確保高校檔案管理工作中的各個(gè)細(xì)節(jié)都能夠得到全面反映。與此同時(shí)，高校還應(yīng)當(dāng)對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)的權(quán)重進(jìn)行確定，從而推動(dòng)高校辦公室檔案管理評(píng)估工作展現(xiàn)出定性分析與定量分析并重的特征。

3 提升高校辦公室檔案管理人員素養(yǎng)

高校辦公室檔案管理工作對(duì)于高校教育教學(xué)工作產(chǎn)生著不容忽視的影響，而高校辦公室檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)則直接作用于高校辦公室檔案管理工作水平，為此，重視提升高校辦公室檔案管理工作隊(duì)伍專業(yè)素養(yǎng)，是推動(dòng)高校辦公室檔案管理工作得以規(guī)范化發(fā)展的必要路徑。提升高校辦公室檔案管理人員素養(yǎng)，要求高校能夠做好以下兩項(xiàng)工作。

3.1 高校需要重視嚴(yán)把辦公室檔案管理人員質(zhì)量關(guān)

我國(guó)每年培養(yǎng)的高學(xué)歷、高能力檔案學(xué)人才數(shù)量有限，并且這些檔案學(xué)人才也并非全部進(jìn)入高校從事辦公室檔案管理工作，而高校辦公室檔案管理隊(duì)伍卻具有較大缺口，這就造成了優(yōu)質(zhì)檔案學(xué)人才供需存在矛盾這一問題。與此同時(shí)，相對(duì)于黨政機(jī)關(guān)部門而言，高校在檔案學(xué)人才招聘中的吸引力并不明顯，在此背景下，出身于檔案學(xué)專業(yè)的高校辦公室檔案管理人員所占比例并不高。面對(duì)這一問題，一方面，高校有必要提升辦公室檔案管理工作崗位薪金待遇，提升這一崗位的吸引力，從而為優(yōu)質(zhì)檔案學(xué)人才引進(jìn)工作提供良好保障；另一方面，高校有必要在嚴(yán)把專業(yè)素養(yǎng)關(guān)的基礎(chǔ)上適當(dāng)放松辦公室檔案管理崗位對(duì)檔案學(xué)專業(yè)人才所提出的學(xué)歷要求，從而在“實(shí)用”“夠用”的原則下推動(dòng)高校辦公室檔案管理工作成效的提升。

3.2 高校需要重視做好辦公室檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)工作

高校辦公室檔案管理工作環(huán)境、要求呈現(xiàn)出了動(dòng)態(tài)性的特征，因此高校辦公室檔案管理工作者所具有的專業(yè)素養(yǎng)也需要得到持續(xù)的提升，從而與高校辦公室檔案管理工作環(huán)境、要求實(shí)現(xiàn)良好對(duì)接，為此，高校不僅需要引導(dǎo)辦公室檔案管理工作者強(qiáng)化自身的自主學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)意識(shí)，而且需要通過開展培訓(xùn)工作，推動(dòng)辦公室檔案管理隊(duì)伍專業(yè)素養(yǎng)的整體提升。從培訓(xùn)內(nèi)容方面來看，高校需要強(qiáng)化辦公室檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)與保密意識(shí)，引導(dǎo)辦公室檔案管理人員認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理工作面臨的新環(huán)境與新要求，并在關(guān)注檔案管理領(lǐng)域發(fā)展前沿的基礎(chǔ)上，將辦公室檔案管理新理念、新技術(shù)滲透到培訓(xùn)工作當(dāng)中。與此同時(shí)，高校還應(yīng)當(dāng)對(duì)人員培訓(xùn)制度進(jìn)行完善，從而確保辦公室檔案管理工作隊(duì)伍培訓(xùn)工作呈現(xiàn)出明確的培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)規(guī)劃、培訓(xùn)流程，避免人員培訓(xùn)工作呈現(xiàn)出盲目性與隨意性的缺陷。另外，為了進(jìn)一步提升高校辦公室檔案管理工作者的工作熱情，高校有必要在完善考評(píng)機(jī)制的基礎(chǔ)上構(gòu)建起科學(xué)的激勵(lì)機(jī)制，從而鼓勵(lì)辦公室檔案管理工作者能夠嚴(yán)格按照辦公室檔案管理制度對(duì)自身管理行為做出約束、有效激發(fā)高校辦公室檔案管理工作者在管理工作中的創(chuàng)新創(chuàng)造動(dòng)力，進(jìn)而為高校辦公室檔案管理工作成效的提升提供良好的保障。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在高校發(fā)展過程中，高校辦公室檔案管理工作發(fā)揮著重要的作用，而重視推動(dòng)辦公室檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，則是提升高校辦公室檔案管理工作成效以及確保高校育人、科研工作得以順利開展的必要路徑，為此，高校有必要以推進(jìn)辦公室檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展進(jìn)程為目標(biāo)，完善辦公室管理工作制度、構(gòu)建辦公室檔案管理評(píng)價(jià)體系、強(qiáng)化辦公室檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，進(jìn)而為高校辦公室檔案管理工作水平的提升提供良好的保障。

參考文獻(xiàn)

[1] 田鑫.關(guān)于如何提升辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（11）：180.

[2] 周騫.信息時(shí)代高校辦公室檔案管理工作創(chuàng)新分析[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2018（10）：187.

[3] 嵇煒.高校辦公室檔案日常管理與優(yōu)化研究[J].當(dāng)代教育實(shí)踐與教學(xué)研究，2018（3）：56.

[4] 黃雁.淺析辦公室檔案管理工作效率提升途徑[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2018（6）：134.

[5] 劉英姿.高校院系檔案管理與辦公室工作效率的實(shí)踐與思考[J].城建檔案，2017（12）：68-70.