醫院設備檔案管理系統的設計與實現

王祖銘，李永剛，嚴郁，張憶，朱偉，肖富男

南京中醫藥大學附屬醫院 設備處，江蘇 南京 210029

引言

設備檔案作為醫院檔案的重要組成部分之一，能夠真實、完整地反應設備從申購到報廢的整個生命周期。目前多數醫院的設備檔案管理一般仍以傳統的臺賬化管理方式為主，其僅僅只是對醫院的設備檔案進行整理歸檔，不僅無法有效地利用設備檔案的信息價值，而且容易造成檔案的損壞甚至遺失[1-3]。近年來，隨著醫院的規模不斷擴大，醫院的設備總量也迅猛增長，設備檔案也由以前單一的采購檔案，逐漸豐富到現在涵蓋設備申請、立項、采購、安裝、使用、保養、維修、計量、檢測、報廢等設備整個生命周期所產生的相關文本資料和電子文檔[4-7]。面對急劇增長的檔案量，傳統的管理方法已顯得力不從心。因此建立一種完善的醫院設備檔案管理系統勢在必行。同時，醫院設備檔案管理系統的建設作為醫院信息化建設的一部分，也可以為醫院的精細化管理提供信息支持與理論依據[8-11]。本課題為提高我院當前設備檔案信息化管理水平，根據我院設備檔案管理制度與流程，開發了一種多功能醫院設備檔案管理系統，較好地解決了檔案管理過程中所存在的問題，有效地提高了醫院設備檔案的管理水平。

1 需求分析

醫院設備檔案建設周期長，包含內容廣，涉及人員多等特點，說明醫院設備檔案管理是一項耗時耗力的工作，任何環節出現問題都會造成檔案管理混亂的結果。目前傳統的臺賬化管理方法存在許多問題，首先，由于設備檔案數量巨大，檔案難以得到有效的保存，極易造成丟失或者損壞；其次，用戶管理、查閱檔案極為不便；最后，檔案管理功能單一，無法對檔案信息進行整理融合，檔案信息利用率極低[5,12-13]。在醫院信息化建設的大趨勢下，根據我院設備檔案管理制度，醫院設備檔案管理系統作為設備檔案管理的主要工具，需具備以下功能：

（1）通過對醫院設備檔案進行數字化、結構化管理，提高設備檔案的管理質量。

（2）通過對設備檔案管理系統與其他資產管理平臺的關聯融合，提高檔案的利用價值與利用率。

（3）通過對設備全生命周期過程中所產生的各類信息和文檔進行數據分析，為醫院的精細化管理提供信息支持[7-9]。

2 總體設計與功能實現

2.1 總體架構設計

該系統基于B/S架構，使用SpringMVC應用框架將整體結構劃分為系統服務層、組件層和應用服務層3個層次。3個層次自上向下，協作實現醫院設備檔案管理系統的檔案管理、系統管理和用戶使用等主要功能。其中應用服務層通過JSP+HTML5頁面來展示數據；組件層對應SpringMVC的核心控制器與底層數據庫進行交互。系統前后臺釆用AJAX進行通信。三層結構的設計可有效提高系統功能模塊的獨立性與擴展性，有利于提升系統的整體性能。總體架構設計，見圖1。

圖1 總體架構設計圖

2.2 系統流程設計

根據我院設備檔案管理制度的規定，檔案管理員在設備安裝完畢后應將設備從論證到購置的相關資料、醫療設備操作說明書等嚴格按設備購置時間整理保管；在設備使用過程中產生的設備保養、維修、計量、檢測等相關資料，以及設備到達使用壽命申請報廢的相關資料，也應做好分類管理[12-16]。對于超出保管期限的檔案，在經過批準后方可銷毀。臨床工程人員僅能查看和打印檔案資料。系統流程，見圖2。

圖2 系統流程圖

2.3 功能模塊實現

根據前文系統流程的設計，本系統的主要功能分為檔案管理、系統管理、用戶使用3大模塊。其中檔案管理模塊和系統管理模塊的操作對象為檔案管理人員，普通用戶僅有檢索、查看、打印檔案的權限，無法對檔案進行修改。

2.3.1 檔案管理模塊

檔案管理模塊主要實現對設備檔案的日常管理功能。通過掃描儀、高拍儀等將紙質檔案電子化或者直接上傳電子文檔，實現對設備檔案的添加、修改及刪除。其中添加檔案又分為添加設備檔案與添加維保檔案，以實現不同檔案的分類管理，見圖3、4所示。

圖3 檔案管理模塊界面

圖4 添加檔案界面

2.3.2 系統管理模塊

系統管理模塊又分為檔案備份、恢復備份和用戶管理3個子模塊。

檔案備份是為了防止檔案數據丟失或損壞，檔案管理員需定期對檔案執行備份操作，以保障設備檔案的安全有效。檔案備份采取整體備份的方式，將系統中所有的檔案信息導出，生成一個備份文件。

恢復備份可使檔案系統能夠快速恢復到歷史狀態，避免因外界因素造成檔案的損壞或丟失。

用戶管理分為信息管理和權限分配兩部分，其功能分為增加、修改、刪除用戶信息和用戶授權或權限修改等功能。

2.3.3 用戶使用模塊

用戶可以通過客戶端，如電腦、PDA等實現檢索和查看設備檔案，并可打印所需檔案。

3 討論

目前，醫院設備檔案管理系統已在我院檔案管理中得到了成熟應用，并且專職固定資產管理員已實現了對絕大部分紙質檔案的數字化，大大提高了我院設備檔案的管理水平。該系統結構化的管理方式及檢索功能，令使用人員可以快速地查看、打印所需要的檔案，這是傳統管理方法所不能實現的。

4 結論

醫院設備檔案管理系統的應用，成功地解決了傳統檔案管理方法容易造成檔案管理混亂的問題，提高了檔案管理的工作效率與管理質量。但是，該系統目前仍無法方便快捷地為使用人員提供全面的檔案信息支持，且在檔案數據的分析方面仍需進一步完善。因此，該系統與醫院設備管理系統的關聯工作正在展開，利用醫院設備管理系統的數據與硬件，完善檔案管理系統的數據分析功能，為醫院設備采購和維保方案提供決策依據。

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