企業檔案信息化建設的探討

趙平

[摘要]本文根據目前的形式，對企業檔案信息化建設地提出了一些建議和設想。

[關鍵詞]企業；檔案信息化；安全；存儲；真實性；高效性

計算機應用于企業檔案管理，無疑是一次檔案管理的革命，企業檔案的管理經歷了從純手工的目錄檢索方式，到目前的計算機目錄檢索，把檔案管理人員從繁重的查找工作中解脫出來，提高了檔案的查找速度和工作效率，使檔案工作不再費時費力。計算機技術的飛速發展，給企業檔案信息化的建設注入了活力，產生了質的飛躍。企業信息化建設不單單是實現檔案目錄檢索，更重要的是實現紙制檔案的網上全文檢索，因此說，企業檔案信息化的建設也應該有一個宏觀的規劃和目標，充分利用現代化設備和技術，采用先進科學的管理方法，實現紙質檔案的信息化，為企業各部門查閱利用檔案資料提供一個現代化、高效率的管理平臺。鑒于企業的實際情況，在實現企業檔案信息化建設中，根據筆者的實踐和探索，認為在檔案信息化建設的設計過程中要充分考慮到檔案信息的數據流程、數據存儲方式、安全性，充分利用計算機的網絡技術，以網站的形式來管理和利用檔案，實現企業檔案信息的共享，以下主要從五個方面來談一談想法和建議。

一、數據的流程和存儲

檔案信息化建設在企業開發中應充分發揮計算機網絡在檔案信息管理和傳輸上的優勢，避免“多渠道、多方式”傳輸檔案信息導致信息重復、一致性差、工作量大等弊端，檔案信息化建設數據流應建立公司、廠（二級單位）、礦（三級單位）三級網絡體系，原則上公司保存的信息。各二級單位不再保存，二級單位保存的信息，各三級單位不再保存，保證檔案信息的唯一性，三級單位的信息提交到二級單位的服務器上，二級單位的信息提交到公司的服務器上，建立企業的檔案資源庫，保證了企業檔案信息的共享，需要強調的是要立足“轉變觀念、統一思想，立足全公司、落實局部”的原則，統一檔案信息來源，統一傳輸渠道，統一各門類檔案的數據結構，為檔案信息化管理工作奠定良好的基礎。

二、數據的安全性

由于檔案資料的特殊性，在檔案信息化建設中應充分考慮到檔案資料的安全性，這種安全性應包括以下兩個方面。一個是電子檔案資料存儲的安全性，另一個是電子檔案資料查閱的安全性。

1.電子檔案資料存儲的安全性

檔案的信息化建設極大地方便了查閱，不僅提高了管理部門的工作效率和技術水平，而且可以有效地為科技人員提供科研服務，可以為領導層的決策提供有力的依據，檔案資料是無形的資產，檔案信息化管理后，要加強數據庫管理，把檔案的管理部門從檔案的保管部門變為企業內部信息的信息中心，這樣電子檔案資料存儲的安全性就尤為重要了，它也是檔案信息化建設的關鍵，因此企業的電子檔案備份方案要提供強有力的可靠保障。

目前，雖然服務器的容錯技術極大地降低了企業各種業務在各種不可預料災難發生時的損失，但是理想的備份系統應該是全方位、多層次的管理，系統管理員利用集中式管理工具對全網的備份策略進行統一管理，備份服務器可以監控所有機器的備份作業，也可以修改備份策略，瀏覽所有的目錄，所有的數據可以備份到同備份服務器或與應用服務器相連的任何一臺磁帶庫內，保證數據存儲的安全可靠。

2.電子檔案資料利用的安全性

為了保障電子資料的保密，做好檔案信息的密級劃分，絕密檔案一律不上網，機密以下的檔案信息要設置登陸賬號和密碼，只有經過管理員授權的用戶才能訪問，為了確保檔案信息的安全，還要采取以下措施：

（1）設置訪問日志：日志中詳細記錄了用戶訪問檔案原件的信息，在信息中包含用戶的MAC地址、IP地址等信息，管理員可以根據訪問用戶MAC、IP的變化情況來了解訪問的異常情況，還可以將授權用戶的計算機和MAC、IP進行綁定，即使出現了狀況，也很容易找到責任人。

（2）設置限時限制：為了防止合法用戶登錄了電子文檔后因忘記關閉網頁而泄密，可以對網頁設置限時限制，當一個用戶在10分鐘內沒有操作時，網頁將自動關閉，要查詢需要重新登錄。

（3）制定完善的信息安全制度，定期對系統管理員和信息管理員進行培訓和考核，制定信息安全的應急預案。

三、數據的原件真實性

檔案的信息化建設，實現全文檢索，是將紙質檔案和照片等資料進機，主要通過掃描儀的掃描和數碼相機拍攝將檔案信息輸入計算機，同時采用一些圖形圖像軟件進行處理加工，在輸入處理的過程中要注意保持紙質檔案的原貌和文件尺寸的大小，使檔案原件最終以圖形文件的形式保存，以保證原件的真實、有效性。

四、檔案信息的高效性

利用網頁技術和數據庫技術為用戶高效利用電子檔案打下了良好的基礎。檔案查詢網站要使用統一、友好的瀏覽界面和操作方法，方便用戶的瀏覽操作，同時要采用模糊查詢技術，為用戶提供多種快速查詢方法，能夠使用戶在較短的時間內找到所需的檔案資料。

檔案管理的信息化，使檔案信息成為企業的無形資產，為企業的領導決策提供大量的依據，為科研人員進行學術研究提供參考，同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發，提高了工作效率。

檔案管理實現信息化后，檔案的查借閱采用計算機管理，操作方便，同時自動產生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還，減少了檔案人員的催還檔案的諸多麻煩和不便。

五、檔案信息化人才隊伍的建設

檔案信息化建設除了需要大量的技術支持以外，關鍵的問題在于要加強人才隊伍建設。企業要做好檔案信息化建設工作一是要加大檔案信息化宣傳教育力度，在全公司各級各類檔案部門普及檔案信息化知識。二是在公司檔案系統的檔案人員都要接受計算機專業知識培訓，并獲得市有關部門頒發的計算機等級考試證書，作為檔案人員任職資格的必備條件之一。三是對檔案專業技術人員實施繼續教育，把信息化及其相關知識作為每年進修的內容，努力提高全公司檔案工作者的檔案科技意識和科研水平。四是加強檔案信息化建設專門人才的培養，掌握先進的現代化知識和技能，為企業檔案信息化建設提供人才支撐和技術保障。

總之，企業檔案實現信息化、數字化、網絡化是時代發展的大方向，各級檔案部門都應在此項工作中舍得投入，花大力氣，加強檔案信息資源的開發利用，為企業的生產建設提供更多的可利用的信息資源，只有實現企業檔案工作的信息化，才能和企業的發展相協調，才能適應不斷變化的外部環境的需要，為企業提高市場競爭力，實現可持續發展做出更大的貢獻。