檔案管理中電子文件的存儲(chǔ)探究

孟凡超

摘 要：電子文件的出現(xiàn)方便了人們的日常生活和工作，它所保存信息的完整度和便捷度是傳統(tǒng)紙質(zhì)文件所不可相比的，電子文件在生活中既是保存信息的工具又是人們傳遞信息時(shí)的憑證，它的出現(xiàn)代表了我國在文件儲(chǔ)存?zhèn)鬏敺矫娴募夹g(shù)提升，現(xiàn)如今電子文件得以在檔案管理中進(jìn)行使用，幫助檔案管理更高效的進(jìn)行，雖然電子文件子檔案管理中的運(yùn)用十分便利，但也存在著電子信息容易在計(jì)算機(jī)中容易被破壞丟失等弊端，本文就檔案管理中的電子文件的存儲(chǔ)特點(diǎn)進(jìn)行探尋與研究。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；電子文件；存儲(chǔ)

電子文件的存儲(chǔ)方式都是在可移動(dòng)磁盤，計(jì)算機(jī)里面進(jìn)行，它的特點(diǎn)是具有超強(qiáng)的便攜性，使用時(shí)提起速度快，儲(chǔ)存時(shí)占地小，將這種特性運(yùn)用在檔案管理中，是檔案管理的一項(xiàng)技術(shù)性升級(jí)，一般的電子文件分為兩種，第一種是人們?nèi)粘＾k公是使用的一些工作需要中的文字或者影像資料、音頻。另一種就是技術(shù)含量高一些，是文字與圖形結(jié)合類型的電子文件，一般這種電子文件的內(nèi)容都與科研有關(guān)。為了保證這些文件不被損壞和丟失，就要加強(qiáng)檔案中的電子文件管理，對(duì)其進(jìn)行技術(shù)進(jìn)行不斷的發(fā)展和升級(jí)。

1 電子文件管理在實(shí)際操作中存在的問題

從傳統(tǒng)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變時(shí)間還不算長，隨著社會(huì)的進(jìn)步，人們的工作和生活中產(chǎn)生的文件也愈來愈多，普遍都以電子文件的形式出現(xiàn)并進(jìn)行整合，雖然現(xiàn)如今檔案都由計(jì)算機(jī)錄入整合，但每日社會(huì)中產(chǎn)生的龐大電子檔案數(shù)量還是足以引起人們的關(guān)注，檔案中電子文件的管理中需要檔案管理人員高度的責(zé)任心與相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作能力等，這與傳統(tǒng)檔案管理對(duì)人員的要求有很大不同，注入此類問題在設(shè)計(jì)操作中還有很多，下面就列出集中電子文件在檔案管理中存在問題：

1.1 電子文件未能完全進(jìn)行有效地歸檔管理

截至20世紀(jì)90年代初期，企業(yè)普遍對(duì)電子文件采用軟磁盤作為存儲(chǔ)載體，有了光盤以后，部分?jǐn)?shù)據(jù)也以光盤的形式甚至以計(jì)算機(jī)硬盤的形式儲(chǔ)存電子文件。文件內(nèi)容也多限于日常管理文件內(nèi)容也多限于日常管理工作活動(dòng)，而對(duì)于技術(shù)性文件、源程序代碼等重要的電子文件，甚至未進(jìn)行整理、鑒定、歸檔，僅僅把電子文件存儲(chǔ)在課題的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或者科研人員自己的軟盤或硬盤里。這樣，即使小丟失，日積月累，電子文件亦會(huì)泛濫成災(zāi)，不利于處理利用。

1.2 電子文件的版本管理還存在不足之處

在一些科研項(xiàng)目中，除了日常的研究工作之外，研究資料的電子文件檔案管理也占著重要的位置，項(xiàng)目中所涉及到的電子文件種類復(fù)雜數(shù)量龐大，并且在開發(fā)的過程中電子文件的數(shù)量還處于上升趨勢，但是由于科研項(xiàng)目的特殊性，有些剛剛整理出的電子文件因?yàn)榫哂幸欢ǖ谋Ｃ苄运栽谝欢螘r(shí)間內(nèi)會(huì)存方在項(xiàng)目對(duì)應(yīng)的科研人員手中，這就給檔案的收集帶來了阻礙，由于無法及時(shí)的整理項(xiàng)目相關(guān)的電子文件檔，所以在科研人員與檔案管理者對(duì)接的空擋中，如果出現(xiàn)檔案需要調(diào)取的情況，資料新舊銜接不暢，就會(huì)導(dǎo)致一些不必要的麻煩，有時(shí)還會(huì)因?yàn)閮蓚€(gè)檔案之間間隔時(shí)間較長，檔案人員對(duì)檔案的細(xì)節(jié)并沒有太多的了解，所以在檔案管理人員在此進(jìn)行相關(guān)檔案整理時(shí)，容易出現(xiàn)檔案混亂新舊無法區(qū)分的情況出現(xiàn)，這樣既浪費(fèi)了時(shí)間又浪費(fèi)了人力物力，不利于科研項(xiàng)目的電子文件檔案儲(chǔ)存管理。

1.3 電子文件的不安全因素，影響了對(duì)它的管理和長期保存

電子文件相比傳統(tǒng)的檔案文件具有更方便操作，傳遞速度更快捷，更改便捷，儲(chǔ)存空間小等優(yōu)勢，但是它的安全問題相對(duì)傳統(tǒng)文件略顯單薄，傳統(tǒng)文件如果出現(xiàn)意外損失的可能只是其中一個(gè)部分，但電子文件的一張磁盤在存放過程中如果受到磕碰或、浸入水中陽光暴曬都會(huì)引起磁盤中的檔案文件受損或者直接整個(gè)磁盤作廢，在使用當(dāng)中，電腦的病毒入侵，黑客惡意修改都是電子文件所存在的問題，這給電子文件的檔案使用和管理帶來了許多問題。

1.4 電子文件的存儲(chǔ)條件還需完備

電子文件的儲(chǔ)存雖然要比傳統(tǒng)檔案的儲(chǔ)存占地少，但是卻存在著容易被影響破壞的弊端，一些單位企業(yè)就在在電子儲(chǔ)存措施方面不夠健全，沒有在儲(chǔ)存磁盤存放處進(jìn)行防消磁，防止陽光直射等措施，這一類保護(hù)工作做的非常不健全，無法保證電子文件的安全完整性。

2 電子文件在檔案管理中存在問題的相應(yīng)對(duì)策

2.1 針對(duì)電子文件儲(chǔ)存條件的不同之處，進(jìn)行電子檔案管理室的改造，放置電子檔案儲(chǔ)存設(shè)備使用專用的適合磁盤儲(chǔ)存的柜子，防止磁盤因外界環(huán)境的影響發(fā)生消磁的情況，另外要嚴(yán)格控制存放處的電子文件的存放無塵管理，管理人員進(jìn)出需要帶鞋套，在其中進(jìn)行工作保持室內(nèi)干凈整潔，還有室內(nèi)懸掛遮光性好的窗簾，要避免陽光直射電子檔案儲(chǔ)存柜，還可以避免在夏季因陽光的照射導(dǎo)致室內(nèi)溫度上升。

2.2 每個(gè)企業(yè)單位的檔案儲(chǔ)存方式不盡相同，除了國家規(guī)定的電子文件檔案管理?xiàng)l例以外，需要各個(gè)單位在自己單位的管理基礎(chǔ)上結(jié)合國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行從新起草電子文件檔案管理的規(guī)章制度，規(guī)章制度的出現(xiàn)可以很大程度上規(guī)范檔案管理人管理工作，加強(qiáng)日后檔案管理的規(guī)范性安全性。

2.3 在檔案的電子文件存儲(chǔ)中出現(xiàn)故障的情況時(shí)有發(fā)生，為了不使一塊磁盤里的大量文件全部受損，可以采取多塊磁盤，文件分開存放的辦法進(jìn)行使用，這樣多塊磁盤相加要比一塊磁盤的使用空間大出許多，不止加大了存儲(chǔ)的安全性還擴(kuò)大了使用空間。

2.4 檔案管理系統(tǒng)及電子文件的安全防護(hù)工作

因?yàn)殡娮游募n案管理的儲(chǔ)存相對(duì)來說有一些弊端，如果不做好日常管理的安全防護(hù)措施，很容易產(chǎn)生電子文件檔案的損壞，檔案資料無法讀取的情況，所以各個(gè)單位企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)工作，為了而從根源上減少信息的流失，首先應(yīng)該做的是改變信息載體的產(chǎn)品物體材質(zhì)，加強(qiáng)材質(zhì)的穩(wěn)固性，提高產(chǎn)品的使用壽命，其次保證計(jì)算機(jī)的安全性，確保整理檔案使用的計(jì)算機(jī)定期維護(hù)，避免錄入時(shí)計(jì)算機(jī)出現(xiàn)死機(jī)、故障影響到計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)磁盤的使用，還要對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)防，在登錄時(shí)設(shè)置密碼，文件的使用權(quán)也要嚴(yán)格管理。再次就要做好電子文件檔案的存放問題，保證存放處有良好的遮光效果，保持室內(nèi)干燥，但要主要避免火災(zāi)的產(chǎn)生。檔案管理負(fù)責(zé)人就這幾個(gè)方面要進(jìn)行改進(jìn)，避免管理上的疏忽，這樣才能保證檔案管理中電子文件的長遠(yuǎn)發(fā)展。

結(jié)束語

綜上所述，檔案管理中的電子文件儲(chǔ)存是企業(yè)和單位一項(xiàng)必不可少的工作，在各項(xiàng)發(fā)展中都占有著重要的地位，所以要確保檔案存儲(chǔ)的完整性和安全性，方便檔案的流通，促進(jìn)各個(gè)單位和企業(yè)友好發(fā)展，共同進(jìn)步，雖然在檔案管理當(dāng)中也會(huì)出現(xiàn)許多問題，但只要將這些問題整治清楚，電子文件在檔案管理的未來將會(huì)帶來巨大的推動(dòng)力。

參考文獻(xiàn)

[1]郭沙沙.試論電子檔案信息安全保障體系框架[J].黑龍江科技信息，2015（20）

[2]肖興輝，李波，王妍.檔案信息系統(tǒng)安全體系研究[J].管理觀察，2014（16）.

[3]陳凈.檔案管理中電子文件的存儲(chǔ)[J].檔案與建設(shè)，2014（10）.