淺談檔案數字化信息的收集與利用

謝薇薇

摘 要：為了保證檔案信息資源能在數字化建設方面有良好發展，應認識到數字化類型的管理模式對檔案信息管理的影響，并結合實際的管需要，做好檔案信息的收集工作以及利用工作。本文就檔案信息資源能在數字化發展方面的收集以及利用進行了分析。

關鍵詞：檔案；信息；數字化；收集；利用

在現代化檔案管理發展當中，各種檔案信息都逐漸由過去的紙質類型文件轉變成了數字化類型的文件信息，這對檔案管理工作的信息儲存以及信息利用都提供了便利。但在實行信息化類型檔案管理模式之后，也需要管理人員能做好信息的收集工作以及利用工作，從而實現良好的檔案信息數字化發發展。

1 檔案信息現階段使用情況分析

檔案信息是社會發展中積累下的寶貴財富，其中所記載的各種信息不僅為社會發展起到了促進作用，同時一些珍貴的檔案信息本身就具有一定的收藏價值、歷史價值，在現代社會各領域實現信息化之后，檔案信息資源的關鍵性越發的凸顯了出來。雖然檔案信息具有較高的使用價值以及歷史價值，但是目前各領域對檔案信息的利用卻存在一定的不足，甚至在一些領域中對于檔案信息資源的利用出現了浪費的情況，影響了檔案信息的利用以及發展。

在目前的檔案信息資源利用方面，一些地區受到過去管理理念的影響，未做到對管理工作的充分重視。一些單位對檔案信息資源的管理方式較為單一，沒有科學化、規范化的管理模式，由于沒有對檔案信息進行歸類劃分，導致信息管理存在混亂的情況，直接影響了檔案管理工作后續發展和資源的利用。另一方面，還有一些檔案管理單位由于忽視了檔案信息資源的重要性，進而沒有及時的對檔案信息資源進行管理收集，導致一些檔案信息資源出現了浪費的情況。

2 在檔案信息資源轉向信息化發展方面的難點

2.1 檔案信息資源的安全問題

在目前的檔案信息管理中已經大量的紙質類型檔案信息轉變成了數字化信息，這樣就能更加方便人們對信息資源的收集以及管理，但同時檔案信息資源在安全方面的問題也日益凸顯。在檔案信息資源統一管理方面實行了數字化技術后，檔案信息資源通常會以各種電子設備作為儲存媒介，這在大幅減少了儲存所需空間的同時也給檔案資源信息的安全性帶來了影響。和過去紙質類型的儲存媒介相比，電子媒介在使用的時候一旦遭到了破壞或者是設備自身出現了問題，那么就直接會導致大量檔案資源丟失，并且信息資源在恢復方面的難度極大。

2.2 文件雙軌制管理的問題

把紙質文件與電子文件同時進行保存的文件管理方式就是文件雙軌制管理。它要求把需要長久保存和維護的原始文件在紙質文件和電子文件之間轉化，方便信息的利用，使文件里的信息得到更好地保存。但在實行文件雙規管理的同時，也出現了文件并發并存的問題，浪費了大量的人力、物力和財力，是文件雙規管理的制約因素。

3 強化檔案信息數字化發展的措施

3.1 構建完善的檔案信息管理體系

在檔案信息資源管理實現數字化類型發展模式的階段，構建科學化的、完善的、安全的管理體系是保證檔案信息資源數字化的關鍵。首先，為了保證數字化類型的檔案信息資源能得到全面的利用，那么在開展管理工作的時候要能做好檔案信息的分類管理工作，讓各種檔案信息都能在合理的歸類劃分之后得到充分的利用。其次，檔案信息資源的管理工作要能從實際出發，要能將檔案信息管理工作和相應地區的實際情況結合在一起，這樣就能在全面調取相應地區檔案資源的基礎上，更有效、更全面的檔案信息數據庫的建設。

最后，和過去檔案信息資源相比，數字類型的檔案資源一旦在使用中出現損壞那么其在修復方面的難度也就極大。一次在開展檔案信息安全管理的時候，要能重點做好檔案信息安全管理方面的工作。在實際的檔案資源管理中要能及時的對檔案信息進行備份，尤其是要做好關鍵信息的備份管理，避免出現檔案信息的損失。同時在日常對檔案信息資源進行管理的時候，最好能采用雙主機的形式進行管理，這樣主機設備在運行的時候出現了問題，那么就能立即啟用另一臺主機設備，這樣就能避免主機停機給檔案管理帶來影響，同時雙主機管理模式也能更好的保證檔案信息安全性。

3.2 做好相應的管理創新工作

就本質方面來分析，檔案管理主要是一項具有服務性質的工作，在針對這項工作進行檢驗的時候，需要以資源的收集狀況作為參考依據，同時也要參照檔案的利用率。在針對檔案信息資源進行收集的過程中，需要針對檔案管理人員進行系統化的培訓，使得其能夠清楚的認識到各種有價值的檔案信息，并做好相關的歸檔工作，另外，也要對檔案管理實施創新處理，實現檔案工作的數字化和信息化，將其作為檔案信息資源收集工作開展的內在動力。

3.3 建構功能完善的數字檔案館

對檔案數據信息的收集，需要建立在數字檔案館的基礎上，要想使得檔案可以實現網絡共享，并且能夠實現數字化檔案與檔案信息資源的共同建設，就需要相關的部門能夠加強與當地政府的溝通與交流，制定出具體的電子政務計劃，針對當地可收集的檔案數據信息，來進行數字檔案館的建設，以實現對當地檔案信息資源的高效收集，并做好相應的管理工作，充分的發揮出數字檔案館的實際布控作用。

4 數字化檔案信息資源的利用

數字化檔案可以準確的定位用戶所需的信息，利用網絡技術使異地檢索和獲取的困難得到解決，向用戶提供多種檢索方式和獲取方式。目錄查詢、縮略圖查詢、全文檢索是數字化檔案提供的三種檢索方式，使用戶方便快捷的檢索到所需要的信息。檔案館滿足利用者的一種經常性的重要的服務方式是參考咨詢服務。檔案數字化使這種參考查詢的服務不再是傳統的面對面的交談或者通過信函、電話的方式，而是可以直接利用網絡進行一對一的參考咨詢，使咨詢服務的對象更加廣泛，增加了咨詢的種類，方便又節省時間。編研服務是一項標志著檔案部門對社會需求預測水平的主動提供的服務。數字化檔案的編研讓我們更多的去思考如何提供有用的檔案信息，不受媒體出版發行的限制，快速的將信息傳播到出去。

5 結束語

檔案數字化信息的收集與利用主要是建構在檔案工作未來發展的基礎之上的，目前我國的檔案數據信息收集和應用中還存在很多的問題，針對這些問題就需要合理的進行解決，建構數字化檔案信息資源，明確如何針對數字化檔案信息資源進行收集和利用，以更好的確保檔案信息資源的利用率，對使得檔案信息資源可以為更多的人服務，從而更為有效的推動我國社會的進一步發展。

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