大數據時代高校信息化管理研究

劉正艷

摘? 要 大數據時代給高校辦公提出新的管理途徑。高校管理效率低下，管理信息化可以提高高校辦公效率，不受時間與空間的限制。釘釘軟件可以實現考勤數據化、信息有效發送等功能，可以有效解決許多方面的困難。

關鍵詞 大數據;信息化管理;釘釘軟件;高校

中圖分類號：G658.1? ? 文獻標識碼：B

文章編號：1671-489X（2018）18-0008-03

1 引言

大數據時代給社會各方面帶來不少變化，而學校大數據使得學校需要信息化管理，讓數據獲取、處理變得更加快捷。《教育信息化十年發展規劃（2011—2020年）》提出“提高教育管理現代化水平，加快學校管理信息化進程”，支持學校服務與管理流程優化與再造，提升管理效率與決策水平。因此，要盡快運用信息化理念及技術提高學校管理水平，優化學校管理，最終達到具有現代化水平。《2018年教育信息化和網絡安全工作要點》提出要提高信息化管理水平，實現業務數據同城備份和關鍵業務雙活，不僅要提高學校管理水平，同時要讓業務相關數據進行保存并備份。

現如今高校管理存在許多困難，過于流程化，大大降低了工作效率;數據保存書面化，不易保存，占據空間大;信息傳遞無效性增多，無法知道對方是否查看到該信息;通知書面文件化管理，增加許多管理人力、物力、財力。因此，高校信息化管理已經勢在必行。釘釘軟件相關功能可以實現信息化管理，把管理結果數據化呈現，讓管理更加有效。

2 釘釘軟件功能簡介

釘釘由阿里巴巴集團于2014年1月開始啟動，專注于提高辦公與協同效率，擁有許多功能，可以讓消息有效發送及接受，考勤及審批數據化辦公。如今，釘釘版本不斷升級，功能不斷完善，讓辦公更加信息化。它的主要功能如圖1所示。

釘釘統一通訊錄? 員工加入釘釘，無須保存同事手機號碼，就可以很快找到同事，領導也可以找到且可以隱藏指定高管的手機號碼，避免信息泄露，安全無憂。因此可以通過該功能讓高校師生加入進來，不用一個個添加每位同事、領導聯系方式，節省不必要的麻煩。學生可以加入進來，讓每位班主任、輔導員聯系更加方便，快速找到學生聯系方式，提高班主任工作效率。它還可以通過流量進行通話，為學校及班主任節約一筆不必要的開支。

Ding功能

1）第一時間群發通知。如節假日放假通知、緊急事情公告等，可以一鍵群發，所有人第一時間收到，一次最多可群發通知10 000人;支持電話、短信、應用內三種通知方式，無論對方是否安裝釘釘，都能第一時間傳達。

2）緊急找人。如果在辦公當中需要通知對方，可以通過發送消息，注釋消息已讀未讀，明確標記出本信息對方是否查看;可以Ding一下對方，讓對方馬上辦理，實現辦公及時性。

3）預約會議。Ding一下，可以預約線下、電話視頻會議參會情況，并且支持二維碼簽到;會后會議記錄可以同

步，讓每次會議開得有意義。

4）日程管理。可以安排每一天的任務、重要日程，讓人輕松處理各項煩瑣事務。

即時聊天? 即時聊天是工作、生活中必不可少的功能。釘釘的聊天消息一觸即發，雙重保障信息發送者身份信息，幫助學校領導身份進行保密。除此之外，釘釘具有獨特的Ding功能，能實現消息及時發送，可以將消息轉為短信，發送給電話接收人;群消息可以撤回，群主可以撤回任何群成員聊天信息，無時間限制，而群成員本人在24小時內可以撤回自己發送的信息;群禁言設置，支持白名單和黑名單，群主可以通過該功能靈活管理群成員。

工作? 該工作菜單下的主要功能有簽到、審批、日志、公告。

1）智能簽到?？梢噪S時隨地了解團隊狀態，出勤人員一目了然，打卡方式有人臉打卡、一鍵打卡等。智能統計本月考勤情況，領導可以隨時查看外勤人員工作時間及位置。

2）移動審批。不用擔心找領導簽字而領導不在，領導外出可以移動審批，簡單易上手，審批流程智能流轉。

3）智能日志。工作成果輕松沉淀，辦公過程中的日報、周報、每日工作成果一鍵分享到群，領導隨時了解團隊業績狀況，提高團隊執行力，定時提醒員工撰寫日志。

4）公告。隨時隨地發通知，通過圖片、文字等方式發送，可以通過手機和PC端進行，已讀未讀清晰掌握，一鍵Ding給未讀人員，保障通知有效傳送。

釘盤? 該功能可以做到：1）安全且權限豐富，學校文件只能內部同事查看，外人無權限查看;2）分享便捷，與聊天、郵件互通，支持從釘盤添加附件或發送聊天;3）多端同步，手機與電腦實施同步;4）平臺開放，目前該平臺對所有用戶免費開放。

智能辦公電話? 該軟件可以免費撥打電話，通過流量進行網絡語音通話，高清音質，超低流量;支持1080 P超高清圖像視頻通話，超穩定通話。最高可以支持30人電話會議，還支持免費高清視頻會議。該功能可以讓無法參加會議的同事通過視頻參會，大大節省人力與物力。

智能報表? 隨著計算機技能的不斷提高，釘釘智能報表可以讓員工考勤不用手工填寫提交，學?？记趫蟊砜梢陨芍悄軋蟊?，領導可以一目了然查看本部門員工遲到、早退、曠工、缺卡等基本信息，節省大量人力及物力。學校可以利用該功能進行智能匯總，對缺勤人員進行排查，快速了解整個學校曠工員工，學校財務處可以利用該功能進行審核整理。班主任可以利用它快速查看本月班級學生出勤情況，不受時間與空間的限制，隨時隨地查看本班學生具體情況。

智能報表功能在高校中對學生管理尤其重要。學校宿管科不用實地查寢，可要求學生在寢室打卡，釘釘可以記錄該學生考勤記錄，每周生成報表了解情況，對于相關情況進行處理。

總之，通過了解釘釘主要功能，高?？梢岳盟M行智能辦公。

首先，智能化考勤。利用釘釘，領導可以隨時注意師生的工作與學習狀態，查看教師工作時間及地點，隨時掌握全校工作進程，查看出差人員的現狀，生成一個屬于教師本人的考勤報表，通過它一目了然地查看教師缺勤情況。

其次，Ding功能。讓消息有效發送，可以查看有多少人沒有看;發送消息時可以特意Ding某個人，提醒他查看文件。

最后，網絡語音與視頻電話，節省師生通話費用，尤其是班主任通話費。

因此，高校利用該軟件辦公，可以提高自身管理水平，實現智能化辦公，對提升辦公效率具有積極作用。

3 釘釘軟件在高校應用中存在的問題

每個軟件的應用都不是一鍵到位，在釘釘應用過程中主要存在以下問題。

1）校領導重視程度不足。推廣該軟件需要學校領導重視，沒有領導重視，實施難度就會加大。因此，一定要讓學校明確當前大數據時代智慧校園建設的重要性，為了更好地辦公，利用信息化手段提高辦公效率勢在必行。之后，可以與阿里集團交涉簽訂協議。

2）信息化管理觀念比較差。目前雖然推崇智能化辦公、信息化管理，但是大多數師生在工作與學習中的信息化管理水平比較低。經過了解，一些教師舊觀念根深蒂固，徹底接受難以實現，需要一定時間進行改變。因此，學校在管理觀念方面要有所改變，要隨時代的變化而變化。

3）釘釘應用方面存在困難。學校師生信息化技術能力比公司專業人員相對要低，因此，要對每個部門成員進行培訓，讓他們了解釘釘的主要功能，利用釘釘進行有效管理，如考勤，優化組織架構與審批流程等。

4 結語

總之，運用釘釘軟件智能考勤功能，可以讓學校領導快速掌握全校師生工作、學習情況，尤其是可以讓班主任了解學生每天上課、晚上歸寢情況，提高工作效率;運用釘釘智能報表功能，可以讓領導查看師生某段時間總體情況，智能生成全校有多少人遲到、缺勤等匯總信息;運用釘釘消息已讀未讀功能，可以讓消息有效發送，立即查看已讀人數及未讀人是誰，提高學校信息傳送及時性，避免由于傳送時間延遲而耽誤信息傳達，最終影響辦公效果;運用釘釘網絡電話功能，可以一定程度節省師生電話費用，降低師生生活成本;運用釘釘會議視頻功能，可以讓領導隨時隨地召開會議，讓領導工作時間更加合理、有效。所以，運用釘釘軟件可以讓學校辦公智能化，提高辦公效率，提高員工之間協同操作能力，降低師生生活成本，加速實現學校管理的信息化與現代化。

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