淺談大數據時代中職學校檔案信息化建設的路徑

盧 靜

（石家莊農業學校，石家莊 050000）

1 引言

中職院校要緊跟時代發展的潮流和步伐，緊緊抓住大數據時代這一機遇，面對在建設發展中的種種挑戰，充分合理利用大數據技術，以學生管理服務工作為中心開展檔案信息化建設，并且提出一系列有效的管理措施，為中職院校的檔案信息化建設管理作出實際性的貢獻。

2 中職學校檔案建設中存在的主要問題分析

2.1 檔案管理的相關人員綜合素質和專業水平有待提升

中職院校的檔案建設有教學、科研和行政檔案，不僅過程比較繁瑣，而且工作任務量十分大。中職院校的檔案管理建設關系到整個項目建設的形成、評估、調試和施工、使用等多個環節，彼此之間的聯系也十分密切，必須高度重視。

但是中職院校在近幾年的發展中，學校的數量在不斷的增加，學生的人數也在不斷的增加。教學上的改革和招生就業逐漸成為了中職院校重視的工作重點，關于基建檔案管理方面的工作就會逐漸被學校領導所忽略。甚至出現了檔案管理的人員大多都是一些臨時工作人員，既沒有相關的工作經驗，對自身工作的流程環節不熟悉，而且也并非專業的工作人員，技術水平存在著一些問題。這些工作人員的專業能力、工作能力和責任心等都不是很強，因此綜合素質有待進一步的提升。

2.2 紙質檔案儲存具有局限性

以學生的檔案管理為例，各院校都將培養復合型人才做為院校的教學目的，因此中職院校在檔案管理中也應當適當的拓寬范圍。不僅要對學生的一些基本資料進行建設，還要將學生在院校期間的信用行為以及個人品行情況、學生心理狀況的相關資料、學生科研能力以及創新能力的發展實踐等檔案都納入到檔案管理當中。隨著檔案管理的類型在不斷增多，紙質檔案在存儲中的難度也不斷增加，存在著很多的局限性。

2.3 管理方式比較落后

目前中職院校的檔案管理方式比較落后，相應的規章管理制度沒有完善，檔案的收集、管理和保存過程中也會受到很多問題的困擾，這些問題都會嚴重的制約中職院校檔案管理走向信息化。

3 大數據時代在檔案管理中的重要價值

大數據時代是一個非常抽象的概念，大數據通常情況下是指那些無法在可容忍的時間內利用傳統技術和工具所獲取以及處理的數據信息集合。

這些數據通常情況下具有數量多、速度快、多樣化和價值大的特點。由于大數據的應用非常廣泛，也促使更多的人們開始重視和關注大數據的利用和開發，大數據時代的到來也促使更多無法解決的問題得到了有效解決。

隨著互聯網信息化時代的到來，我國也已經邁進了信息化時代，在中職院校的檔案管理建設中引用大數據也是順應時代的發展和潮流。大數據在中職院校檔案信息化建設管理中，能夠滿足檔案載體演變的要求，促使電子檔案管理不斷的走向信息化和網絡化。同時利用大數據數量多的特點，還可以實現大數據管理的大規模化，與信息時代的發展需求相適應。

大數據的應用，還能夠促使現階段的檔案用戶能夠了解數據背后所蘊藏的信息和知識，促使檔案管理資源自動轉化為知識資源，能夠進行儲存和數據備份，可以解決中職院校中檔案管理建設中存在的很多問題。

4 大數據時代下中職學校檔案信息化建設的主要策略

4.1 獲取院校領導的大力支持

在大數據時代下，中職院校的檔案管理人員首先要轉變自身觀念，在大數據背景下，信息時代的到來已經滲入到我們的生活和學習工作中，社會思維和管理都發生了變革。

在中職院校中，院校領導才是學校管理的核心人物，因此管理層就要積極轉變自身的信息建設觀念，轉變管理態度，將大數據技術和工具引入到檔案管理建設中，盡量從軟件設施和硬件設施入手，建立全面的信息化檔案管理體系。作為檔案管理人員也要轉變自身的管理態度，對大數據時代下的檔案信息化建設內涵有一個全面的了解，促進大數據技術在院校內的推廣力度，并且進行實時監控，讓信息化檔案管理落實到實處。

4.2 進行檔案信息化體系建設

檔案信息化建設還應當遵循一定的原則，我國現階段的檔案信息化建設管理正處于初步發展階段，與國際先進水平差距比較明顯。因此，中職院校的檔案管理人員就應當立足于全局，放眼于整個管理體系當中，對院校中的檔案信息化標準建設進行嚴格規劃，將更多的大數據技術運用到檔案信息建設中，促使檔案信息化管理不斷實現創新發展。

4.3 開發大數據管理的關鍵技術

大數據的核心價值就在于對大數據進行分析和存儲，云計算是大數據建設的基礎平臺，利用云計算技術就可以促使文件系統提供基本的存儲條件，就能夠提升管理效率。因此中職院校的檔案管理人員就應當促使檔案管理逐步實現智能化和網絡化，然后全面實現檔案信息的檢索和信息跟蹤。

4.4 樹立大數據管理意識，統一管理檔案資源

在大數據時代下，為了能夠支撐龐大的數據存儲和處理，就要逐步實現大數據時代下的學生檔案管理統一化。中職院校的檔案管理人員應當樹立強烈的大數據管理意識，對院校的檔案資源進行統一管理。

例如學生一體化數字檔案管理信息庫在建設過程中，就應當包括教務系統所提供的成績、助學金、獎學金等記錄、還應當包括學生黨務系統的政治表現、學生心理發展狀況、學生宿舍管理檔案、教師入職檔案、教師獎懲檔案等。將學生檔案中的有效數據要合理運用，才能在循序漸進的過程中提高檔案管理建設的服務性和有效性。

5 結束語

綜上所述，在大數據時代下，傳統的中職院校檔案管理方式就需要作出變革和創新，才能更好的為院校的發展所服務。因此在大數據時代下，就要將大數據技術的數字化服務積極引入到中職院校的檔案管理建設中，不斷為學生以及院校的發展提供廣闊的空間。將學生檔案進行數字化存儲，就可以有層次的對學生的檔案數據信息進行分析，提出更加有效合理的決策。