中小型企業ERP管理與內控的實施研究

陳雪玲

摘要：隨著信息化的發展及市場競爭的日趨激烈，中小型企業承受的市場壓力也越來越大，如何才能在激烈的市場競爭中爭得一席之地，保持并提高企業的市場份額，從而取得良好的發展成為其關注的核心問題。越來越多的的企業管理層意識到在進行成本控制的同時需要不斷的完善自身的內部控制制度，才能提高企業的核心競爭力。ERP管理系統在執行當中只認流程和規則，可以通過運用其強大的核算和管理功能，并結合企業實際經營情況及具體需求，梳理企業內控關鍵點，把內部控制和核算結合起來，制訂和完善行之有效的內部控制措施，從而達到優化結構，為實現企業戰略目標奠定基礎。文章結合中小型企業的實際經營情況，闡述了ERP在企業內控方面的作用，通過ERP實現企業內部控制的辦法，分析了ERP實施過程中遇到的問題和困難，并提出了具體解決措施。

關鍵詞：ERP管理；內部控制；成本控制；資金控制；費用控制流程與權限設置

一、ERP與企業內部控制結合的路徑

大多數中小型企業正處于初創期或成長期，企業自身的規模小，管理模式單一，應遵循先抓重點后抓非重點、先進行基礎建設后拓展提高的原則，在進行ERP管理模式框架設置時，結合公司自身的具體情況和基本需求來進行核算、預算、內部控制的框架設置，并留足空間，以方便后期發展擴充。

在成本控制方面，可根據企業自身銷售產品的特性、工藝流程特點選擇適當的成本核算方法，比如項目核算、分步核算、品種核算等；事前，進行預算編制；在各個生產工藝流程當中，通過需求跟蹤單據的形式，進行成本和費用的歸集，并與預算數據進行比對，設置超支預警功能，進行時時反饋，及時分析差異產生的原因、進行有的放矢，采取有效措施，從而實現在生產過程事中進行有效的成本控制。

在資金控制方面，通過ERP對客戶和供應商進行管理，進行信用等級劃分，賬期管理，結合財務核算數據，進行分析和預測，合理安排資金收付，從而實現對營運資金的合理安排、高效使用；為籌資和融資計劃提供數據基礎。

在費用控制方面，根據企業財務管理制度的要求和內部管理需求，設置ERP審批流程，層層落實，嚴格把關。

總之，ERP與企業內部控制的結合，是在充分考慮企業經營戰略，分析企業實際狀況，進行會計核算和管理設計，方便及時進行數據分析，從而進行有效控制，以達到企業經營目標的動態過程。

二、ERP在中小型企業內部控制方面的重要作用

（一）通過ERP的流程設置和權限設置控制，進行企業內部控制

ERP管理系統有靈活的流程設置和權限設置功能，可直接用來進行企業內部控制。不相容職務相分離原則，是企業內部控制的主要原則之一，在ERP管理系統中可以通過權限設置，對不相容職位的操作人員和審批人員進行定義，區分操作權、查看權和審批權，從而實現不同崗位尤其是不相容崗位由不同的人員來操作；針對授權審批控制，在ERP管理中根據實際內部控制需求，包括會計人員在內的ERP系統操作人員進行崗位分配、權限分配、職能分配； ERP管理系統的流程設置和權限設置功能，在實現企業的內部控制當中，設置簡便，可操作性強，更易取得考核和內部控制績效的指標數據。

（二）通過ERP強大的核算功能，將會計核算和企業內部控制結合起來，達到時時分析控制和反饋的目的

傳統的會計核算，往往只能在經營事項發生后進行數據歸集和匯總，相關分析更是滯后。中小型企業在引進ERP管理系統實施后首先可以達到如下幾點需求：1.滿足企業外部和企業內部管理層對財務的會計核算需求；2.通過整合業務、財務、人力資源等，核算與信息管理集中統一，實現財務與業務一體化資源共享，信息共享；3.建立預算分析系統，會計核算與財務預算在系統中有機結合，并通過系統對核算控制點與預算的比對和分析，進行時時反饋；4.通過成本核算，針對銷售產品特性開通成本核算方式，加強對成本費用過程中的控制；5.在資金控制方面，通過在系統設置賬期、信用等級等方式，建立對客戶與供應商的管理，與核算數據相結合，制訂資金收、付計劃，提高經營資金的使用效率，并對客戶和供應商設置控制指標，時時進行分析和比對，使出現的問題能及時得到反饋從而進行處理，保證了資金的安全、高效使用，更是資金內部控制有效性的保證。6.在費用控制方面，通過系統的流程設置，嚴格付款審批流程，既保證了資金收付當中的資金安全，又能通過預算與實際支出情況的時時比對，達到控制的目的。

三、ERP實施中結合內部控制的困難與問題

（一）內部管理不完善

大多數處于成長期和初創期的中小型企業，其管理制度尚未完善，加上管理層管理理念不強，內部控制多依賴管理人員的個人風格和領導魅力，并未形成系統的制度和方法，甚至有些企業是在實施ERP管理的過程中，不斷地發現問題，并在ERP管理系統的流程設置和規范化操作當中不斷的強化管理方式方法以及完善管理制度執行細則。

（二）ERP管理人員素質待提高

眾多的中小型企業，實施ERP管理系統后，一方面信息量大多而雜，因人員配備不足，往往一人多個崗位，出于成本效益原則的考慮，在人員操作上分工有交錯，甚至一人多崗多權限；另一方面，因ERP管理系統設置流程復雜，加上系統只認流程和規則的特征，實際操作當中，大大影響了工作的效率。

（三）產品項目的成本和費用歸集取數不準確，影響數據分析效果

企業進行成本核算時，應將數據歸集中，選擇恰當的成本核算方法，所有的成本和費用按一定的規則歸集，但在實際數據歸集當中，因各項目分散、項目或產品之間有交叉，項目工期或產品的階段劃分模糊等原因，項目或產品的成本和費用歸集取數往往不準確；或者記錄不及時，不能及時入賬；或者財務基于收入確認謹慎性原則，收入確認與實際完工期間有偏差等，導致當期的收入和成本及費用不匹配；可比性差，影響分析數據；如果不能保證基礎數據的準確性，會直接影響分析數據的效果。

（四）對客戶與供應商實施控制不全面

在對客戶和供應商信用化管理當中，往往因為認識不夠，或設計不全面，或推行不暢等原因，考核標準制訂困難，繼而影響了資金估算的準確性，ERP并不能智能識別，很難實現對資金的控制。

（五）對費用的控制流于形式

費用審批流程的執行當中，如果只注重ERP系統流程，往往會讓審批流于形式，導致流程與實際業務脫節，沒有真正起到逐級審批，確保業務審批流的實際工作意義，或者流程設置過于呆板，加上人員協調與配合度不夠，往往導致工作效率低下，流轉不暢，審批的力度不夠。

四、ERP實施中更好地實現企業內部控制舉措

（一）結合ERP，提高公司管理整體水平

ERP管理系統的實施，內部控制的加強與公司整體管理水平的提升，是一個相輔相承的過程，在實踐中應不斷完善管理制度管理方法，并將這些方法和理念融匯到ERP系統的控制措施當中去，理論聯系實際。中小型企業，人員少，規模小，在ERP實施和控制過程當中，先從最重要的地方出發，抓大放小，根據企業的現有規模和需求，同時兼顧成本效益原則，在流程設置方面，采用的形式可靈活多樣，能達到控制、審批的目的即可，對把關人員的要求和考核，應及時準確，重結果也重效率。適時變化的同時形式多樣，甚至可以一人多崗，添加有效的交互控制即可。

（二）提高內控措施執行力

針對核算當中的數據歸集不準確不及時，核算與實際有偏差等現象，前期應嚴格控制標準，統計數據應標準化、程序化，中期強化執行、措施到位，后期及時反饋和修正，按進度和階段及時與預算進行比對，分析差異及其形成原因，以便及時處理，進行有效控制。

（三）從公司實際經營情況出發制訂適合公司的制度和方法

除了加強對生產和供應部門的要求，提高工作效率之外，一方面改善核算方法，使之在符合會計法規的前提下，機動靈活；另一方面，在無法有機結合的情況下，在內控分析時，對核算數據根據實際需求進行再加工，使取舍后形成的數據作為內部分析和內部控制的數據依據，更加符合公司實際的生產經營需求。通過設置過渡科目等方式方法，在保證會計核算嚴格執行財稅要求的同時，又可以從實際出發對公司內部進行分析，確認實際的收入，設置恰當的成本中心，使用相匹配的費用分配方式方法進行財務數據的分解和分析，以滿足管理層內控目標的考核需求。

（四）全面提升公司整體水平

針對在管理當中因認識不夠，推行不暢導致的標準制訂困難，執行不到位等情況，首先，要加強企業的管理理念，提高人員素質，然后還要加強對ERP系統實施和內部控制的重視。使之認識到ERP管理系統實施和內部控制不斷加強和改善的過程也是管理理念強化和管理措施不斷推陳出新，企業執行力不斷提高的過程。

五、結語

中小型企業在進行EPR核算和內部控制管理的同時，要優化自身所有的流程和管理措施，并考慮企業實際情況及未來的戰略方向，有重點有針對性的進行核算和內控設置。一切應以公司正常的運營管理為主導，使ERP管理系統能優先解決主要的實際問題，并使所有的核算、內控、預算等管理措施都能從企業實際情況出發，加以靈活運用，最終提高企業的經濟效益。

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