基于ERP系統環境下的企業內部控制研究

劉朋朋

摘要：在信息技術快速發展的今天，企業內部控制的充分發揮已經同信息技術緊密相連。ERP系統作為集信息技術和控制管理為一體的先進管理工具，對于內部控制體系來說，是實現自動控制和信息溝通的重要工具。在ERP系統環境下，如果沒有對內部控制進行調整和優化，那么ERP的實施效果很難達到預期目標，企業內部控制的目標也難以實現。因此，有必要分析ERP系統實施后，企業如何有效實施內部控制，以實現企業內部控制目標。文章從ERP系統環境下企業內部控制存在問題入手，并相應的提出相關建議，對于企業內控控制管理有著積極作用。

關鍵詞：ERP系統；內部控制；業務流程

一、ERP系統對于提升企業內部控制的意義

ERP系統將信息技術和管理思想進行有效整合，通過合理配置企業資源，改善業務流程，從而提升企業核心競爭力。在實際工作中，不能把該系統僅僅看作是辦公軟件，而是要與內部控制有效結合，以ERP系統平臺承載內部控制，以內部控制思想來運行ERP系統。

隨著市場經濟的飛速發展，現階段市場環境也隨之發生較大的變化，企業面臨的市場競爭日益激烈，企業想在這種環境下站穩腳步并搶占更多的市場份額，就必須積極強化自身內部控制工作，讓企業產品無論從質量、成本和品牌上在市場上占據有利地位從而提升企業的總體管理水平。

二、ERP系統環境下企業內部控制存在的問題

（一）缺乏專業的信息化人才

ERP系統的穩定運行與專業的系統維護人員是分不開的，因此很多問題必須由第三方服務商才能解決。雖然信息人員對計算機技術經驗豐富，但對ERP系統相關技術掌握不夠全面。因此，當系統出現問題時，大家很可能一起處理。但對于問題是否能得到及時解決，卻得不到有力保障，同時也會降低員工的工作效率以及系統的安全性。此外，系統維護人員脫離企業內部管理，以及相關內控控制知識的缺乏，對于ERP系統安全、有效運行也有一定的影響。

（二）缺乏有效的風險管控

1. 系統操作層面風險

數據錄入的及時性和準確定是ERP系統準確、高效運行的關鍵，但由于人為的不當操作，使得系統業務流程的不規范以及“垃圾數據”的產生。一般ERP系統上線先對關鍵用戶進行培訓，然后關鍵用戶再對終端用戶進行培訓。關鍵用戶的培訓不到位導致培訓效果欠佳，復雜的工作流程降低了終端用戶學習積極性，無法快速吸收ERP管理思想導致對于系統認識不足，從而導致終端用戶在系統操作過程中錯誤不斷。由于問題數據在系統中的運行，直接影響了系統數據的真實性和可靠性。滯后的發現與更正，不僅無法反應出企業的實際情況，還會令管理者做出錯誤的決策。

2. 系統執行層面風險

由于系統人員薄弱的內控意識，相關負責人采取的監督力度和風險管理不到位，使得系統中已生成的數據發生篡改，嚴重影響系統數據的真實性和可靠性。此外，管理層對系統管理所采取的監督不夠嚴格，也增加了內部人員利用計算機舞弊的風險。

（三）缺乏良好的內控環境

對內部控制的理解不夠深入，很多企業認為內部控制就是其制定的各種規章制度、各種內部手冊文件，沒有理性化的認識內部控制。管理層對內部控制的認識不足，對內部控制的目標和方法不明確，沒有意識到建立完善內控制度并有效執行的重要性，因此，無法有效應用到實際工作中。

雖然管理層意識到內部控制的重要性，但對于內控相關的知識理解不夠深入。將現有的規章制度都停留在書面上，沒有去嚴格履行，所以看不到內控帶來的積極作用。管理層有時會為了自身利益，在內部制度建設中出現道德風險和逆向選擇行為。

（四）業務流程方面的控制缺陷

一般情況下，存貨與生產業務、采購與付款業務以及銷售與收款業務是企業主要的業務流程 。在存貨和生產業務中，比較常見的控制缺陷主要為保管不善、收發控制不嚴、保管員監守自盜、計量不準確造成庫存不實、成本核算有誤、車間月末盤點不實。例如，在生產與存貨業務流程方面，車間業務人員數據錄入不準確或者成本分類錯誤，直接導致成本核算不準確，銷售部門將無法根據現有成本數據進行市場定價，同時對于企業下一步成本節降也無法提供數據支撐；在采購與付款業務中，比較常見的控制缺陷為盲目采購或采購不及時、采購中價格不實、入庫驗收有漏洞以及付款控制不嚴格。公司將年度采購預算數據輸入到數據ERP系統中，但由于采購預算控制的薄弱性，物資部每月日常采購均存在預算外的情況，造成預算與實際采購有很大差異。在銷售和收款環節，比較常見的控制缺陷主要為發貨控制混亂、授信不當、銷售費用失控、發票控制容易出現問題、收款環節控制失效產生舞弊行為。銷售與收款環節是物流、信息流、資金離的統一，產品的銷售既是企業價值創造的體現，同時又是企業形象的塑造和宣傳，而及時準確的回款，將一定程度上影響企業資金的運轉，嚴重時可能使企業面臨破產風險。

三、完善ERP系統環境下企業內部控制的建議

（一）完善人才結構

首先，為保證系統安全、有效運行，對于系統出現的技術問題及時得到解決，企業需要外聘專業的技術維護人員。其次，企業應該加強系統維護人員在信息技術和內控方面的培訓，提高員工綜合素質。最后，為實現對信息系統有效監督和評價，可以定期聘請第三方相關專業技術審計機構。

（二）加強系統操作與執行層面的風險管控

1. 系統操作方面風險管理措施

首先，為了保證終端用戶正確操作系統，提高對系統規則以及原理的認識，對系統用戶進行培訓，建立培訓考核機制，培訓合格方可上崗。其次，建立系統操作考核機制，將終端用戶的系統操作納入績效考核，考核指標例如系統操作的準確性、及時性、熟練程度。最后，為提高終端用戶的學習積極性，企業應該對ERP系統運行的重要性給予宣傳和解釋，同時制定并下發詳細的系統操作手冊。

2. 系統執行層面風險管理措施

首先，系統管理部門應定期檢查系統日志，對異常數據進行跟蹤和分析，對于差錯數據做到及時反饋，以保證系統業務規范處理。其次，為防止系統數據出現錯誤或舞弊行為，應完善系統變更和訪問授權機制，對于數據變更嚴格審批。最后，為控制不相容職務分離，應明確技術人員的具體職能，明確技術人員的權限分配。此外，可以通過外部第三方專業技術服務機構或以外聘復合型管理者形式，加強信息系統內控監管和評價。

（三）優化企業內部控制環境

富有彈墊且與企業相匹配的組織機構可以使企業業務流程更加靈活、簡便。管理層對于內控的重視程度是優化內控控制環境的關鍵，為推動內控有效實施，明確相關職能部門以及各崗位的職責和權限，建立有效且具有激勵性的績效考核機制，建立部門間信息流通渠道，做到企業日常信息公開化、透明化。為營造良好的企業控制文化環境，為加強職工對內控知識的認知程度，可以采取定期組織學習、開展培訓等形式，使職工真正融入其中。

此外，以企業實際運行情況為出發點，在現有流程的基礎上，有針對性新增或修訂部分流程，這樣不僅降低流程優化的風險，還可以達到業務流程優化的目的。通過實施ERP系統，將內控業務流程具體化，通過各業務流程點的控制和銜接，從而達到面的發展，使內控制度在實際工作中充分發揮出來。但是ERP系統無法涵蓋企業所有業務流程，部分流程需要在系統之外實施，為了保證系統之外的流程正常執行，需要匹配相應的管理制度來規范。

（四）優化業務流程控制

1. 存貨與生產過程控制

在存貨與生產過程控制方面，需要從倉庫保管環節、生產活動過程、產品質量以及入庫方面進行控制。對倉庫保管員明確崗位職責，將工作效果納入績效考核中，可以將相關指標與績效考核相掛，例如保管效果、收發及時性、外部評價等；生產活動過程，車間人員需及時準確錄入產品周轉數據，對成本分類做到精準掌握，財務部做到定期檢查成本分類情況，便于成本計算準確；產品質量及入庫方面，無論外購原材料還是自制產成品在入庫環節，必須做到按照企業質量檢驗規定，檢查合格后可以入庫，對于檢驗不符合公司質檢規定的，應當及時查清原因并落實責任。

2. 采購與付款控制

在采購與付款控制方面，從請購、訂貨、驗收以及付款環節這幾個要點做到嚴格把控。請購方面，公司應制定并完善采購預算規定，嚴格審核相關部門提出的采購計劃，結合企業實際庫存情況，準予下達請購；訂貨方面，需要做好供應商資質評價，做好多方詢價，確定好供應商后，合理安排訂貨，以保證物資及時到達。在驗收方面，質量檢驗部必須嚴格執行企業質量檢驗標準，不合格或不符合企業質量檢驗標準的產品堅決不予放行；在付款環節，財務部做好合同流、發票流、資金流的審核，規避不必要的風險。

3. 銷售和收款控制

在銷售和收款控制方面，需要從客戶合同、貨物發運、客戶退貨、發票管理、收款以及應收賬款這幾個要點進行控制。在客戶合同和貨物發運方面，需明確規定好雙方所履行義務和享受權利，明確風險報酬轉移事項；在客戶退貨方面，企業應當設置退貨審批、退貨索賠制度，質量部要做好退貨檢驗，在明確責任后進行貨物清點入庫以及賬務處理；在發票和收款方面，做好發票開具前審核，對于問題應收賬款做好及時催收；在應收賬款控制方面，實行定期不定期對賬，實行催款責任制，建立應收賬款定期分析制度。

四、結語

ERP系統雖然能將企業資源進行共享，并固化業務流程，但需要完善的內控體系去支撐。對于外部環境的瞬息萬變，企業只有去順應，按照市場需求運轉。但是對于內部控制的運行，風險管理，卻是可控的。因此，做好規避經營管理過程中遇到的各類風險，做好一切細節工作，做好和加強企業內部控制，使ERP系統和內部控制很好的結合起來，最終提高企業的競爭力。

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（作者單位：上海金香乳膠制品有限公司）