關(guān)于現(xiàn)代秘書的行政管理素質(zhì)探討

曾現(xiàn)濤

中圖分類號：C933 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）12-000-01

摘 要 行政工作是秘書工作的重要組成部分，應當根據(jù)行政工作的基本特點，不斷提升秘書的行政管理素質(zhì)，達到高效和高質(zhì)量開展行政工作目標。

關(guān)鍵詞 秘書 行政工作

現(xiàn)代秘書開展好行政管理工作，必須深刻認識行政工作的基本特點，分析行政工作存在的問題，圍繞著秘書自身的問題，努力提高行政工作能力水平。

一、現(xiàn)代秘書行政管理工作特點

（一）服務性特征

現(xiàn)代秘書行政管理工作主要具有服務性特征，只有樹立秘書人員的服務意識，才能有效的服務于領導，服務于同事，服務于各級行政部門，從而實現(xiàn)信息的快速傳遞，真正的貫徹落實領導意圖，全面提高行政工作效率。首先，秘書的行政服務工作應當從實際行政工作需要出發(fā)，科學的對各項行政工作事務的統(tǒng)籌安排。其次，強化樹立以人為本的服務理念，能夠創(chuàng)新性的為各種行政事務提供便利，從而優(yōu)化自己與他人的行政效能，實現(xiàn)行政資源的綜合優(yōu)化配置。第三，還要注重在服務工作中的真誠態(tài)度，全面提高服務時的做事態(tài)度，爭取獲得服務對象的理解，達到有效全面服務的目標。

（二）繁瑣性特征

行政工作內(nèi)容相對繁雜，只有能夠理出行政事務的線索，才能高質(zhì)量和高效率的完成各項工作任務。首先，行政事務往往千頭萬緒，秘書在行政工作處理時必須具有化繁為簡的能力，能夠找出工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，充分的提高行政工作的效能。其次，秘書必須制定工作的程序，理清具體事項的順序，這樣才能有條不紊，達到有效勝任的目標，全面解決服務中的現(xiàn)實問題。

（三）輔助性特征

秘書的行政工作往往是輔助領導完成的，秘書的行政工作應當圍繞著具體的業(yè)務工作開展，行政秘書不僅要輔助領導了解情況，而且還要輔助個部門做好必要的政策傳達和政策解讀工作。秘書還要在具體的行政事項中起到有效調(diào)處矛盾的作用，能夠及時的匯總信息，進行必要簡單的信息核實歸類，為領導決策提供必要的輔助作用，全面有效澄清誤會，達到協(xié)調(diào)關(guān)系，實現(xiàn)全面溝通的目標，從而提高現(xiàn)代秘書工作有效性。

（四）預見性特征

作為領導的秘書，在日常行政事務中還要圍繞著日常行政事務的文件、檔案、數(shù)據(jù)報表進行綜合處理。首先，秘書要有合理的工作計劃，能夠科學的分配時間，能夠關(guān)注行政工作運行的方方面面。其次，秘書還要重視收集相關(guān)數(shù)據(jù)信息，注重外部信息的有效匯總，實現(xiàn)信息對比，從而得到基本的判斷，并且找出客觀的判斷依據(jù)。

二、現(xiàn)代秘書提高行政能力策略

（一）全面學習綜合知識

為了提高秘書的行政工作能力，解決秘書行政工作中遇到的實際困難，必須全面學習相關(guān)知識，不斷拓展知識視野，有效提高綜合能力。首先，加強理論知識學生，提高政策指導水平，有效科學的判斷行政事務情況。其次，提高行政事務的管理能力，注重提高行政工作效能，能夠運用先進的方法從宏觀上把握各項業(yè)務工作的具體開展情況，并且運用正確的方式處理應由秘書傳遞的信息。第三，還要提高服務水平，掌握基本的服務方法，要不斷扎實提高業(yè)務功底，掌握現(xiàn)代辦公設備使用方式方法的基礎上，不斷優(yōu)化各種行政資源，全面提高行政事務處理的能力和工作質(zhì)量。

（二）重視進行自我約束

秘書人員是輔助做好行政工作人員，秘書人員要理清自己在日常行政事務中的角色，要不斷加強自我約束，要在參謀助手，輔助服務等角色定位基礎上開展工作。首先，秘書參與行政工作要以領導的意志為出發(fā)點，要不越位、不錯位、不出位。其次，要切實的把文字工作作為出發(fā)點，注重根據(jù)年度工作計劃、總結(jié)、報告、文件等基礎性的工作來開展行政工作。第三，要以領導布置的具體行政工作為出發(fā)點，要有效的收集日常人事、行政制度、辦公環(huán)境、會議安排、對外聯(lián)系等具體的行政工作，從而發(fā)揮出秘書的具體行政作用。第四，秘書在行政工作中還要講究態(tài)度與方式方法，注重平易近人，得到上下的支持與理解。

（三）掌握正確的工作方法

秘書的行政工作任務相對繁重，領導對各級秘書工作的要求也相對較高，這就要求秘書人員提升行政效率，加強行政工作質(zhì)量，能夠采用正確的方法進行行政工作。首先，秘書要分清行政工作的主次地位，要對瑣碎繁雜的行政事務進行歸類處理。其次，秘書還要與各行政部門密切配合，起到必要的協(xié)調(diào)、促進、組織的作用。第三，要加強溝通，靈活的處理各種事務，要協(xié)調(diào)個項工作的順利開展。第四，要講究說話的分寸，注重溝通的技巧，輔助各級行政人員完成好工作，同時懂得中國傳統(tǒng)文化氛圍中的社交禮儀。

（四）端正工作思想態(tài)度

秘書工作壓力相對較大，秘書工作的任務相對繁瑣，因此秘書還要學會調(diào)節(jié)心態(tài)，注重采用端正的態(tài)度進行工作。首先，秘書要認識到行政工作的意義，明確行政工作的價值。其次，秘書要在行政工作中勇于克服挑戰(zhàn)，要加強行政工作的預見性和創(chuàng)新性。第三，主動端正服務態(tài)度，積極進行自醒，能夠及時的研究新問題，全面提高服務效率和質(zhì)量，發(fā)揮出秘書人員應有的服務價值。

三、結(jié)語

為了提高秘書的服務效率，解決秘書工作的困難，應當不斷提升自身素質(zhì)，積極自我反省，以正確的態(tài)度和良好的能力來應對行政工作。

參考文獻：

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[2] 彭姣娣.淺談高校行政管理人員的素質(zhì)建設[J].企業(yè)家天地（理論版），2011（07）.