醫院財務檔案管理現狀及措施探討

何靜儀

摘 要：習總書記在黨的十九大報告中明確提出，我國社會主要矛盾已經轉化為人民日益增長的美好生活需要和不平衡不充分的發展之間的矛盾。人民日益增長的需求已經影響到各行各業的發展，作為民生建設重要組成部分的醫院，在新形勢下也面臨著轉型的迫切需求。醫院改革轉型不僅包括業務方面，也包括管理方面，財務管理作為其中的關鍵環節，必須要加強精細化管理，尤其是財務檔案管理模式弊端逐漸顯現，造成檔案不詳實、人員不專業、流程不順暢等問題，這些都成為醫院財務管理的風險點與隱患點。本文通過對醫院財務檔案管理現狀進行深入分析，探索出財務檔案管理的途徑與方法，從而不斷推進醫院管理水平的提升。

關鍵詞：醫院財務；檔案管理；措施探析

隨著經濟社會的發展，醫療改革也在穩步推進中，而財務管理也是醫院體制改革的重要內容。醫院財務管理與其他行業不同，日常經濟活動的發生不僅與自身相關，同時也涉及到病患，尤其是在財務檔案管理方面，稍有差池就可能為病患帶來損失。作為醫院的特殊屬性，每一筆財務流程及資料都可能成為核查的歷史依據，進一步完善財務檔案管理體系是維護病患基本權益、醫院自身利益的保障，是維護醫院與社會平衡點的重要紐帶。但是，目前醫院財務檔案管理還存在著一些問題，尤其是隨著外部環境的變化弊端逐漸顯現，這使得財務檔案管理改革迫在眉睫。

一、醫院財務檔案的管理現狀

醫院財務檔案具有涉及面廣、劃分詳細的特點，從國家層面而言對醫院檔案也提出了明確的要求，檔案內容要涵蓋財會檔案類、基建檔案類、工會類等三大類，具體到檔案歸檔細節就更是繁雜了，不僅包括會計憑證、報表等基礎業務資料，還包括投資分析、驗資報告等資金使用情況資料，甚至還涉及到病人的每一筆財務記錄等，如果管理不善將直接影響到日后醫院的正常運轉。面對年份長、信息多、專業強的財務檔案管理，不僅需要完善的制度作為基礎保障，更是需要專業人才作為技術支撐，同時，還需要與時俱進，引起先進的管理模式與手段，這樣才能實現醫院財務檔案管理的科學化、系統化、有序化。

（一）檔案管理人員意識淡薄

醫院財務檔案管理不同于其他業務，雖然不需要天天與病患接觸，但實際上與病患的個人利益息息相關，由此可見，財務檔案管理的地位和作用不容忽視。然而，還存在醫院管理層對檔案管理工作不重視，雖然設置了專門的檔案管理部門，卻沒有安排專人負責檔案管理工作，導致檔案管理流于形式，也影響了工作人員的積極性。沒有科學評價體系與晉升空間，導致工作人員存在應付工作的現象，沒有盡心盡力地履行好工作職責，這將直接影響到醫院財務檔案管理效果，出現浪費人力資源的現象。從上到下缺乏對財務檔案管理的正確認識，導致檔案管理沒有配備完善的制度與設備，缺乏專業化的人才管理也直接限制了管理水平，結果只能形成不良的惡性循環。

（二）財務檔案使用率較低

醫院財務檔案涉及內容繁多，不僅包括日常經濟業務的流程管理、投資資金的運行管理，還包括病患建檔的留痕管理，這些都是日后內外審核的重要指標。由于審核每日財務業務是日常性工作，已經形成制式流程，工作人員能做到按要求完成；大型的資金運轉與投資管理因為涉及金額大，關系到醫院的發展前景，從醫院管理層就加大了重視，經過層層審核可以做到嚴格管理。然而，對于不經常使用的財務檔案則存在管理失當，甚至是存在管理“真空區”。由于醫院財務檔案往往涉及到的歷史年份較為久遠，不經常使用和查看，因此會出現管理上的漏洞，究其原因包括以下幾方面。一是財務檔案管理缺乏規范化。沒有將財務檔案進行整體系統的整理，也沒有進行歸檔和分類，導致有些年久不用的檔案成為“死檔”。二是各部門間缺乏溝通協調。檔案是一個綜合性的工作，是將各個部門的職責內容匯總在一起進行歸檔整理，如果各個部門之間缺乏溝通與協調，就會導致檔案沒有得到充分有效的利用。三是工作人員缺乏責任心。工作人員沒有發揮主觀能動性，僅僅是為了應付工作，由于缺乏工作責任心和專業性，不能為需要部門及時主動提供相關檔案，造成檔案常年無人問津。

（三）管理人員素質有待提升

醫院財務檔案管理是一項具有專業性、高要求的工作，不僅僅需要對檔案進行歸檔，同時還需要進行分類規整，尤其是隨著信息化技術的普及，目前財務檔案管理已經進入信息化時代，更需要有專業背景的人員進行科學化管理，這樣才能確保檔案使用更加流暢有序。然而，目前醫院還存在兼職檔案管理的現象，大多數由護士、后勤人員兼職負責檔案管理工作，缺乏專業知識的弊端逐漸顯現，無法滿足檔案管理崗位的實際需求。人員綜合素質與工作能力的不匹配，直接影響到檔案整理的效果，會出現檔案不規范、不完整的現象，甚至出現檔案丟失、破損等嚴重問題，為醫院的發展造成損失。

（四）檔案管理信息化程度不足

隨著科學技術的進步，信息化已經覆蓋到人們生活的方方面面。對于醫院財務檔案管理而言，信息化技術的應用可以及時彌補檔案多、內容廣、不易查詢等弊端。雖然國家大力提倡信息化管理手段，但部分醫院仍舊流于形式，沒有將信息化管理落到實處，導致出現信息化設備齊全卻得不到使用，信息化流程建立卻得不到發揮，沒有及時配備專業的信息化管理人才，出現管理上的“兩層皮”，表面上在應用信息化管理，實際上還沿用傳統模式。例如，在面對歷史醫患糾紛需要調取檔案時，傳統依靠人力管理的模式可能會出現檔案不全、查找困難的問題，如果應用了信息化手段，只需要在系統上進行調取，還可以進行科學分析，從數據上為醫院提供有力支撐。

二、提高醫院財務檔案管理水平的措施

（一）提高財務檔案管理人員的管理意識

隨著外部形勢的變化，對于醫院管理能力提出了更高的要求，落實到檔案管理而言，首先就要從上到下轉變思想，不斷提高對檔案管理工作的重視程度，這樣才能擺正位置，為檔案管理工作創造良好的環境。

1.建立詳細的檔案搜索目錄

面對紛繁復雜的檔案必須要建立詳實的目錄，這樣才能確保實現有序查找，這就需要工作人員將目錄進行細化，將每一項財務內容、流程、使用情況等都設置對應的檔案目錄，建立橫向、縱向的檔案目錄體系，方便查找和使用。

2.建立完整的歸檔信息機制

醫院財務檔案涉及到很多部門，需要將大量的數據、資料進行匯總分類，如果缺少任何一項內容都會導致檔案不完整，為日后使用留下隱患。這就要求工作人員在建立檔案時保證準確性和完整性，反復進行查漏補缺，這樣才能確保使用更高效。

（二）提升財務檔案的使用率

財務檔案的管理不僅是為了有序歸檔，更重要的是要得到有效利用，如果檔案得不到利用，那么只能成為一堆廢紙。因此，首先要建立完善的財務檔案使用制度與流程，從制度層面進行規范化管理。其次，要加強工作人員的業務培訓，扭轉被動工作的狀態，樹立積極服務的意識，主動為需要部門提供檔案使用服務。最后，要引進先進的管理模式，實現查閱檔案的快速化、便捷化，可以建立內部APP檔案查閱系統，不斷提高財務檔案的使用率。

（三）提升檔案管理人員素質

檔案管理人員是工作服務在一線的，如果沒有具備應該有的素質和能力，將直接影響到醫院檔案管理的質量和水平。檔案管理其實是一門枯燥、刻板的工作，需要管理人員具備強烈的責任感，才能保證在面對繁多檔案也能時刻保持耐心與細致。財務檔案管理與其他檔案管理不同，要求管理人員要具備一定的財務基礎與電算化技術，這樣才能更高效地完成檔案管理工作。對此，首先要建立系統的考核體系，對檔案管理人員進行跟蹤考核、績效考評，通過建立獎懲制度實現激發工作人員的積極性。其次，要建立外部監督體系，通過開展工作測評、意見箱等方式，以外部監督促進工作改進，實現檔案管理水平的提升。

（四）增強檔案管理的信息化程度

隨著信息化手段的普及，財務檔案管理的信息化改革勢在必行，這就需要醫院加大資金投入，提供專門的信息化管理辦公區域，購買電腦、打字機等信息化管理設備。同時，還要聘請信息化管理專業人才，通過人力、物力的雙投入，促進財務檔案管理的現代化進程。

三、結語

醫院財務檔案管理工作具有覆蓋面廣、內容繁雜、專業性強等特點，尤其是面對日益變化的外部需求，財務檔案管理的改革勢在必行。但是，面對管理模式落后、專業人員不足、重視程度不夠等問題，醫院需要從制度建設、人才建設、信息化建設等方面進行改進，以充分發揮財務檔案的利用率，為醫院的決策和日常工作提供支持。

參考文獻：

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