淺談高校建設工程檔案管理

譚語諒

(重慶醫科大學基本建設指揮部，重慶 400016)

[定稿日期]2017-09-29

21世紀初，高等教育深化改革，高校招生規模不斷擴大，為改善辦學條件，各地拉開了大規模新校區、大學城建設的帷幕。新校區建設最直觀的特點是占地面積大、建筑體量大，校區地下給排水、強弱電管網等市政設施較為復雜，為了滿足后期使用、維護、改造的需要，對高校建設工程檔案管理和利用提出了較高的要求。建設工程檔案涉及到前期論證、選址、立項、勘察、設計、招標、施工、竣工驗收、工程結算等全過程活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、聲像等不同載體的一系列材料。因此，建設工程檔案同高校的教學檔案、學生檔案、科研檔案一樣，是高校重要的信息資源和利用載體。

1 高校建設工程檔案管理存在的問題

一般來說，高校建設工程檔案管理大致分為前期建設工程文件歸檔工作和檔案驗收移交之后的信息化和查詢利用工作，建設工程文件歸檔工作主要由高校基建部門完成，建設工程檔案移交高校檔案館之后，建設工程檔案管理、信息化建設和查詢利用由檔案管理部門負責。

1.1 高校基建部門對建設工程文件歸檔存在的問題

從建設工程檔案涉及到的內容可以看出，建設工程文件歸檔工作具有來源多樣性、內容復雜性、時間延續性等特點，也造成了高校基建部門對建設工程文件歸檔工作存在一些問題。一是高校基建部門內控制度不健全，缺乏相應的規章制度、管理辦法，在實際工作中重視質量、安全、進度，而忽略建設過程中的文件歸檔工作；二是基建部門缺少專業的檔案管理人員，多是由現場工程師或辦公室文員兼職，缺乏檔案管理專業培訓，對工程檔案的收集、整理、立卷、歸檔等工作憑經驗去做，造成收集資料不全、歸檔不規范等現象。

1.2 高校檔案管理部門對建設工程檔案管理存在的問題

高校基建部門在工程建設竣工驗收以后，將建設工程檔案移交學校檔案部門，檔案管理部門沒有完全按照CJJ 158T-2011《城建檔案業務管理規范》、CJJ 187T-2012《建設電子檔案元數據標準》進行檔案信息化管理，沒有進行真實、準確、完整、有效的電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發利用，仍局限于傳統紙質為載體的建設工程檔案資料，對建設工程后期使用、維護、改造中檔案查詢、利用的極不方便。

2 加強高校建設工程檔案的管理

高校建設工程檔案管理隨項目前期論證開始，伴隨著建筑工程的使用而存在，而建筑工程的使用時間往往長達幾十年甚至上百年，檔案管理和使用將伴隨著工程項目的存在而持續進行[1]。高校建筑工程在使用過程中，不同于普通公共建筑的維護和使用，高校占地多則幾千畝，少則幾百畝，校區的地下管網維護頻繁，高校的專業調整、學科建設、科學研究的需要，建筑功能隨之變化而帶來的改建、擴建較多。因此高校的建設工程檔案管理就顯得尤為重要。

2.1 建設工程檔案的范圍

GB T50328-2014《建設工程文件歸檔規范》對建設工程文件歸檔范圍和歸檔文件質量作了明確的要求。為了保證建設工程檔案的真實性、完整性、準確性，根據建設工程進展的不同時期，文件歸檔范圍按階段劃分為建設工程準備階段文件、施工階段文件、驗收階段文件、結算階段文件，根據文件提供單位的不同，文件歸檔劃分為建設單位提供的工程前期準備工作及各類審批文件、施工單位(含分包單位)提供的施工過程及驗收文件、工程監理單位提供的監理文件等。

2.2 建設工程文件的歸檔

建設工程文件歸檔是隨項目論證而開始的持續過程，為確保工程檔案的準確、真實、完整，必須做到建設項目啟動，建設文件歸檔工作同時進行，施工過程中的文件歸檔與工程質量、施工進度、施工安全等一并檢查、監督，基建檔案收集、整理工作必須同步貫穿建設全過程。按照《城建檔案業務管理規范》規定，工程勘察、設計、施工、監理等單位應做好工程檔案的收集、積累、歸檔、保管等工作，并及時向建設單位匯總[2]。高校基建部門如何做好建設文件的歸檔，具體的措施是：

(1) 高校基建部門要對建設工程前期資料隨項目的啟動進行整理、立卷、歸檔，在施工中需要查詢、利用前期資料的，為避免資料遺失、破損，按照相關檔案借閱、查詢手續辦理；

(2) 鑒于各地行業主管部門都有建設工程文件歸檔、編制、驗收的相應標準和要求，在建設工程施工開工時，邀請建設工程項目所在地的城建檔案部門到施工現場，對建設方、施工方、監理方的資料員進行培訓，對擬建工程文件歸檔、檔案驗收提出明確要求，以免出現工程檔案資料收集的遺漏；

(3) 招標文件及施工合同中要約定施工方建設工程檔案收集、整理、移交、驗收的相關內容、時間要求，要將建設工程檔案與工程質量、工程進度、工程安全、工程投資一樣作為建設工程控制的目標之一；

(4) 在建設工程的第一次現場監理例會上，高校基建部門要對參建各方工程建設文件的歸檔提出具體要求，納入施工方的施工組織設計及現場管理制度，在施工過程中進行監督、檢查，做到施工過程檔案材料收集、整理與施工進度同步，并作為支付工程進度款節點要求之一；

(5) 在施工過程中，充分發揮工程監理的作用，定期檢查施工方建設工程歸檔情況，對材料、設施、設備、送檢試塊、隱蔽記錄、分部分項驗收記錄等必須納入工程檔案的資料進行嚴格把關，杜絕歸檔資料的不及時、不規范、不真實、不完整的現象。

2.3 高校建設工程檔案的驗收與移交

建設工程竣工之前，建設工程項目總包單位應負責收集、匯總各分包單位、工程勘察、監理等形成的工程檔案，并應及時向建設單位匯總。

對匯總到建設單位基建部門的工程檔案，應對建設工程檔案的完整、準確、系統性進行驗收和評價，在組織工程竣工驗收前，提請當地的城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收，未取得工程檔案驗收認可文件，不得組織工程竣工驗收[3]。由此可見，檔案驗收是工程竣工驗收的前提條件之一。

工程竣工驗收之后，按照建設工程文件歸檔規范將工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件分別進行立卷。并及時將需要長期保存和永久保存的建設工程檔案分別向學校檔案館、當地城建檔案館移交。

2.4 高校建設工程檔案的信息化建設

轉變傳統工程檔案管理方式，促使高校檔案館里的建設工程檔案資源得到充分的利用，做好檔案信息化建設成為一種必然趨勢。一是加大檔案信息化建設的基礎設施建設，建立相應的規章制度；二是利用信息化的手段、保證建筑檔案真實完整的同時利用掃描儀掃描檔案，以掃描件、照片等電子方式提供利用，達到資源共享[4]；三是通過建設工程檔案數據庫系統、數字工程檔案信息利用發布系統，建設工程檔案資源共享和服務平臺。通過建設工程檔案信息化建設，更好地實現工程檔案資料信息的價值。

3 高校建設工程檔案的利用

建設工程檔案不僅充分、準確地反映了工程項目建設全過程，也是展示建設工程前因后果的信息載體。

隨著高校教育教學改革不斷深化，專業調整、學科建設、科學研究的深入，對使用多年的建筑進行功能性改造將會是基建部門的常規工作，也需要原建設工程檔案資料作為建筑功能性改造、擴建、維修的參考和依據。

建質〔2014〕124號 《建筑工程五方責任主體項目負責人質量終身責任追究暫行辦法》文件的出臺，要求“建筑工程五方責任主體項目負責人質量終身責任，是指參與新建、擴建、改建的建筑工程項目負責人按照國家法律法規和有關規定，在工程設計使用年限內對工程質量承擔相應責任。”建設工程檔案的利用價值更加顯現，它為建筑工程質量安全溯源提供了依據。

4 結束語

建設工程檔案是高校基本建設的真實歷史記錄，體現了高校基礎設施的基本狀態，也從一個側面反映了高校固定資產的大致水平。工程檔案從項目的論證立項而開始，伴隨著建筑物的建設和使用而永久存在，重視建設工程檔案管理和利用工作，做好高校建設工程檔案的規范化、信息化管理，才能更好地為高校的建設和發展發揮更大的作用。

[1] 杜寧. 高校基本建設檔案管理的思考[J]. 金華職業技術學院學報, 2017, 17(2):5-7.

[2] 中華人民共和國住房和城鄉建設部.CJJ 158T-2011 城建檔案業務管理規范[S].

[3] 中華人民共和國住房和城鄉建設部， 中華人民共和國國家質量監督檢驗檢疫總局. GB T50328-2014 建設工程文件歸檔規范[S].

[4] 董麗彬. 淺析高校建筑工程檔案信息化管理利用[J]. 科學中國人, 2017(3).