信息時代下辦公室檔案管理工作的創新研究

李養崢

摘 要：當今社會在不斷的發展與進步，對于辦公室檔案管理工作成為現在必不可少的一項重要工作，隨著社會科學技術的不斷發展，新的科技不斷地涌現，檔案管理的信息化進程也成為發展中的必然趨勢，檔案的信息化不僅對于檔案進行管理的效率得到提高，同時對于相關檔案保存的質量也具有突破性的發展，本文通過對檔案管理相關信息的分析與研究，對于檔案管理信息化過程中面臨的問題進行了相關論述，并針對這些問題提出了相應的創新對策。

關鍵詞：信息時代 檔案管理 創新研究

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）01-00-01

前言

社會經濟與科技的不斷發展，推進了我國進入信息化的進程，對于新時代對于檔案管理的工作也有了新的要求，對于傳統的檔案管理方式已經跟不上社會發展的進程，因此，就需要進行檔案管理的信息化，從而促進我國檔案事業的發展與進步。對于檔案管理的信息化，不僅對于檔案管理工作的效率得到了很大的提升，對于檔案管理中成本的投入也最可能的進行減少，檔案管理信息化已經成為我國檔案管理工作進行升級的必備因素。因此為了適應我國信息化時代的需求，對于檔案管理進行信息化具體應該采用什么方法已經成我國必須要解決的問題。

一、信息時代檔案工作的概述

1.檔案管理信息化的概念

所謂的檔案管理信息化，就是在國家檔案相關行政部門統一的規劃下，將檔案管理的模式由原先的紙質檔案為中心轉化為運用現代的信息科學技術將檔案的信息進行處置，也就是將檔案管理部門用現代的信息技術進行裝備，從而使得檔案管理以及利用進入現代化進程的步伐逐漸加快。

2.檔案管理信息化的特點

檔案管理進行信息化的特點主要表現在以下幾方面：（1）信息化檔案管理不是某個企業或者部門可以決定的，是要按照相關的檔案管理管理部門制定的相關法律法規進行；（2）不論是政府還是企業，檔案管理的信息化最主要的標志就是由紙質檔案存檔轉化為電子版的檔案并進行存檔；（3）相對于傳統的紙質檔案進行存檔的模式，信息化后檔案管理獲得的最大的優勢就是檔案管理的效率進行了最大化的提高[1]。

3.檔案管理信息化建設的任務

在進行檔案管理信息化進程中，最主要的任務就是對于現代化的科學技術進行利用，從而開發檔案管理的信息資源。在相關的檔案管理機構進行的領導下，通過對現代信息技術的運用，從而對檔案管理人員進行信息化管理培訓，從而提高檔案管理工作的效率。

4.檔案管理信息化建設的內容

對于檔案管理信息化主要從以下幾方面的內容進行建設：

4.1基礎設施的建設。要想使檔案管理實現信息化，就必須要對信息化使用的相關設備進行完善，不論是軟件系統還是硬件設施，都需要依照科學技術的創新進行設備的建設。檔案管理信息化最終就是為了實現我國能夠有一個統一的檔案管理信息平臺的目標，因此，為了是這一目標更快的實現，最重要的就是進行檔案管理信息化所需要的基礎設備進行建設。

4.2標準規范建設。對于檔案管理信息化的建設，首先要依照相關法律法規進行建設，其最重要的也是根本的就是對于建設過程中要符合我國的基本國情，這就需要我國的相關單位進行國情調研，根據國家基本國情以及實際需求，建設一條符合標準規范的路。

4.3檔案信息資源建設。要想確保檔案信息化能夠順利的進行，其首要完成的任務就是對檔案進行信息資源建設。對于檔案信息資源建設，就是將各個單位的管理信息庫、數字檔案和公共檔案信息資源庫進行統一的建設，這種方法建立的信息庫對于整個社會的發展都是重要的資源。

二、信息化時代辦公室檔案管理面臨的問題

1.規劃與設計落后

檔案管理想要進行信息化進程，首先要解決的問題就是對于檔案管理信息化的設計與規劃相對落后。我國的檔案從生成到管理都是依照戶籍所在地進行管理的，受到地域的限制，而在其他的方面例如權限、規范方面也存在一定的局限。在這種環境下，想要形成一個統一的檔案管理方案實屬不易，而且檔案本身受到記錄人信息的不斷變化，所以設計中也存在著不確定性，想要實現一體化管理更是難上加難。

2.工作的方式落后

對于檔案的管理，一般的思想就是對于檔案進行收藏，從而對于檔案實用性的功能卻容易被忽視。在信息化檔案管理過程中，這是一份重要的信息資源，應更加注重檔案的實用性，檔案的相關工作人員應該樹立對檔案管理的服務意識，從而做到與時俱進的理念。

3.管理的方式落后

檔案管理工作受到傳統管理方式的限制，傳統方法中檔案進行存檔都是依賴于檔案管理人員進行手工編輯的，對于這種管理方式，不僅對于檔案資料歸檔的實時性有不利的影響，同時在進行資料使用的時候，查找起來也是極其不方便，對于檔案信息資源的使用率不高。

三、信息化時代檔案管理工作創新化的對策

1.創新思想觀念

對于檔案管理觀念的改變，首先應該對檔案具有的實用價值的重視度進行提高，讓管理人員明白檔案不僅僅只具有收藏的價值。信息化時代不僅對檔案管理進行信息化，同時對于檔案管理人員的觀念也要進行同步化，要具有現代化的創新意識，要讓檔案信息能夠服務整個社會。

2.創新優化服務

對于檔案信息管理進行創新，提供優質服務的前提條件就是要創建一個網絡服務平臺。傳統的檔案管理的方式較落后，手寫的檔案存檔記錄對于檔案信息的利用有不利影響，想要進行相關信息的利用還得到檔案部門費時費力的查找，而且最后效果也不是很好。在創建好網絡平臺后，就需要根據更新狀況將電子資料進行自動的上傳與整理，從而實現檔案信息資源的價值。

3.加強檔案資料的保密工作

檔案管理的信息化是一把雙刃劍，在提供了便利的同時也造成了威脅。面對信息的便利化，使得檔案信息很難進行保密，在使用計算機進行操作的過程中，可能受到計算機軟件或者硬件出現故障導致信息丟失的風險，同時也可能出現計算機中病毒而導致信息泄露的情況。因此，對于檔案資料的保密工作必須要加強。

結束語

綜上所述，檔案管理必須要順應時代的潮流，發展信息化檔案管理。對于檔案管理信息化的過程中所遇到的問題，必須要進行解決，并且要跟著時代與時俱進的對檔案管理信息化進行創新，并在創新的基礎上建立全國統一的檔案信息管理平臺，從而實現檔案信息資源的實用化價值。

參考文獻

[1]馬荔.信息時代下辦公室檔案管理工作的創新研究[J].黑龍江科技信息，2015，（34）：129-129.