淺談新時期社保檔案管理工作

摘要：隨著經濟社會的快速發展，社會保險工作出現了巨大變化，進而對社保檔案的管理工作提出了更高的要求，在新的形勢下，如何解決當前檔案管理工作中存在的問題，進一步加強檔案管理工作，就顯得尤為重要和必要。

關鍵詞：社會保險；檔案管理；改革

社會保險業務檔案簡稱社保檔案，是指社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子檔案、圖標、聲像等不同載體的歷史記錄，是社保經辦機構保費征繳、待遇發放、日常管理工作的原始憑證。近年來，隨著經濟社會的快速發展，社會保險工作出現了日新月異的變化，進而對社保檔案的管理工作提出了更高的要求，當前，社保檔案管理形勢異常嚴峻，切實提高社保檔案管理水平，使社保檔案真正發揮“記錄一生、保障一生、服務一生”的作用，是廣大社保經辦機構所面臨的嚴峻考驗。在新的形勢下，如何解決當前檔案管理工作中存在的問題，進一步加強檔案管理工作，就顯得尤為重要和必要。

一、新時期檔案管理工作的重要性

（一）社保檔案是重要的民生檔案和歷史憑證。在新的歷史條件下，各級各部門要加大重視程度，普及全員檔案意識，各級社保經辦機構及其工作人員要充分認識到社保檔案作為一種重要的民生檔案，是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確定參保者享受社會保險待遇的重要依據，是實現為參保人員“記錄一生、保障一生、服務一生”的重要條件，也是反映社會保險事業發展的寶貴資料和重要歷史憑證。社保檔案管理貫穿于社保業務的全過程，需要全員參與，要充分調動所有人員工作積極性，從源頭抓起，保證檔案管理工作保質保量完成。

（二）檔案信息化、自動化是歷史發展的必然。檔案信息化、管理自動化是形勢發展的客觀必然，要敢于打破落后的管理模式，通過檔案管理軟件的應用，將紙質檔案數字化，實現存量檔案電子化。通過電子檔案與業務系統的實時連接，對業務辦理所形成的電子檔案實時存檔，實現自動化管理。

（三）加強檔案利用開發，實現信息共享也是社會發展的客觀要求。在一部門或多部門系統中，實現電子檔案的實時傳送、調閱，避免了同一參保人員在不同業務窗口重復提供檔案材料的現象，減輕辦事群眾負擔。同時，通過對檔案內容的整合、加工、編研，使檔案服務由個別查詢向系統整理提升，由簡單匯總向專題研究提升，從而產生更高的“增值”服務。

二、社保檔案管理工作存在的問題

在實際工作中，公眾對社保政策和社保業務經辦方面關注度高，對社保檔案管理方面關注度低，從而形成了社保檔案管理滯后于社會保險發展的局面。主要表現在：

（一）管理工作缺乏標準。以我國當前的社保檔案管理工作來看，工作缺乏統一標準，大多數沿用的1992年國家檔案局所制定的標準，而此標準已大多不適應現在社保檔案的管理需要。在管理形式上，大多數社保經辦機構采用原始的紙質檔案管理辦法，遠遠落后于現代化的檔案管理體系，致使檔案管理成本增加或效用發揮大打折扣。

（二）管理工作存在局限。受客觀條件限制，社保經辦機構大多無集中規范的檔案管理場所，檔案管理較為分散，只要表現在：從檔案來源看，社保服務對象既包括參保企事業，也包括個體工商戶、廣大城鄉居民，涉及險種多，單位、人員分散；從業務過程來看，社保檔案形成于參保、轉移、發放、注銷等等不同環節，檔案分類多、部門（科室）管理分散。

（三）管理人員相對不足。相對于業務科室，檔案管理科人員相對不足，且缺乏專業化水平高的專職檔案管理人員，致使無法全面兼顧各個類別的檔案管理，進而導致檔案管理水平較低。受傳統思想影響，特別是重業務輕檔案思想、保守思想的存在，導致社保檔案管理工作嚴重滯后。

三、臨朐縣在檔案管理方面的探索

檔案管理工作是一項知識性、專業性極強的工作，也是一項不斷發展、與時俱進的社會事業，面對檔案管理工作所面臨的新情況、新挑戰，切實提高思想認識，不斷研究和探索檔案管理新模式，是促進社會保險事業健康有序發展的重要舉措。

2017年6月份，濰坊市開展了社會保險公共服務“三化”建設工作，此項工作以綜合柜員制改革為重點，以標準化建設為基礎，以信息化建設為支撐，以一體化服務為目標，構建社會保險公共服務智能化體系，實現社會保險公共資源的最優配置，更好地保障改善民生，全面提升社會保險工作服務經濟社會發展的能力和水平。作為信息化建設的重要組成部分，臨朐縣社保中心高度重視檔案管理工作，以“三化建設”為契機，全面提升社保檔案管理服務水平。

（一）加大經費投入，配備相關設備。為切實提高檔案管理水平，臨朐縣社保中心多方籌集資金，配備了高拍儀、高速掃描儀、條碼槍、條碼打印機等設備，有效滿足了電子檔案管理所需設備條件。

（二）加強人員配備，提高管理水平。根據工作安排及檔案管理發展方向，臨朐縣社保中心配備了紙質檔案管理員和電子檔案管理員，加強對社保“電子檔案”重視程度，在深入學習電子檔案管理模式的情況下，對紙質檔案與電子檔案的一致性和全面性進行了具體的規劃設計，極大的提高了檔案管理水平。

（三）簡化業務手續，實現檔案“精”“減”。根據“最多跑一次腿”工作要求，臨朐縣社保中心對所有業務進行了流程梳理，擯棄了繁瑣、冗雜的業務流程和手續，辦事材料大大減少，進而促進了社保檔案的“精”“減”，使有限的人力、物力投入到提高整體檔案管理水平上來。

（四）檔案系統傳輸，實現信息共享。為適應“一窗受理”工作，切實提高“放管服”水平，臨朐縣社保中心已實現柜臺業務辦理材料的網上傳輸推送，辦事群眾在前臺辦理業務時，由工作人員將掃描材料形成的電子檔案向其他科室傳送，省去了辦事群眾往來跑腿和重復提供紙質材料的麻煩，實現了信息共享和實時傳輸。

通過不斷探索和反復實踐，臨朐縣的社保檔案管理工作水平和服務能力得到了切實的提高，但是離預期目標還存在較大差距，在今后工作中，臨朐縣社保中心將繼續深化檔案管理工作，積極促進社保電子檔案的全面應用普及，最大限度的發揮社保檔案的服務作用。

作者簡介：潘增（1974.12--），男，山東臨朐人，大本學歷，現為臨朐縣社會保險事業管理中心 副主任