試論企業檔案工作的集中統一管理

劉 俊 偉

(山西國際物流有限公司，山西 太原 030006)

企業檔案集中統一管理，是企業檔案工作的一項基本原則,是貫徹我國檔案工作基本原則的具體體現，是企業檔案工作發展的必然趨勢。它不但有利于檔案的保護，而且有利于對企業檔案信息的開發利用，為企業的科學決策與管理創新提供重要保障。

1 企業檔案應實行集中統一管理

檔案是國家重要的信息資源，《檔案法》規定：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用[1]。《科學技術檔案工作條例》也明確各單位應當按照集中統一的原則管理科技檔案，建立、健全科技檔案工作，達到科技檔案完整、準確、系統、安全和有效利用的要求。這就為企業檔案工作指明了方向，是企業檔案管理唯一正確的途徑，企業檔案應實行集中統一管理勢在必行[2]。

企業檔案是等企業在生產經營活動中形成的具有保存價值的圖紙、圖表、文字材料、照片、音像資料及電子文檔。是企業生產管理、技術管理、科研管理的重要組成部分，真實地反映了企業在歷史發展中的全貌，是企業管理中不可缺少的重要憑證。它直接關系到競爭中企業的興衰。因此，只有實行集中統一管理，才能為企業檔案工作提供堅實的基礎，要重視企業檔案工作，并將其納入企業的生產、技術、科研管理工作之中，加強領導，有效地發揮企業檔案的作用。然而，就企業本身而言，企業檔案有文書檔案、技術檔案、基建檔案、會計檔案等，還有大量的電子檔案的形成，分散在各個部門之中，企業日常活動中形成的大量文件材料不能及時歸檔或者歸檔不齊全，加之科室人員檔案意識淡漠，為了方便自己利用將文件材料據為己有，這就使集中統一管理具有一定的難度。如何改變這種狀況，化分散為集中，首先要增強企業領導的檔案意識。宣傳檔案工作關于“企業的檔案要由企業的檔案機構統一管理和集中保管，任何個人和科室、車間、組織等不能據為己有或拒絕移交”的原則，把檔案工作列入企業的議事日程，制訂出本企業切實可行的檔案管理措施，不斷宣傳“集中統一”的重要性，把分散保管的檔案通過各種渠道收集起來。收集工作是“集中統一”的基礎。收集工作的好壞，直接影響企業檔案的集中統一管理。抓好這項工作是關鍵，這是檔案集中統一管理的物質條件。只有檔案收集的齊全完整，才能豐富室藏，才能對領導的各項決策起到參謀助手作用，企業檔案集中統一管理，是企業工作中的重要環節，必須進一步加強。

2 企業檔案集中統一管理有利于檔案實體和信息安全

企業檔案實行集中統一管理，有利于檔案信息和檔案實體和信息安全，為企業自身檔案信息的開發利用奠定物質基礎。為使檔案長期為各項工作服務，就必須盡最大限度延長檔案的壽命，那么檔案的保護問題就成為一項重要課題。檔案是不可再生資源，具有原始性和唯一性，是重要的憑證。當今社會對檔案信息需求的開放性越來越強，及時、有效地保護檔案信息與檔案實體安全，最大限度地延長檔案的壽命，防止檔案涂改、丟失、被盜等發生，由于檔案庫房未按專業標準建立，管理跟不上，造成檔案發霉、變質、蟲駐等現象時有發生。企業檔案中的人力資源、技術秘密等也有泄露的危險，成為檔案安全工作面臨的重要問題，國家檔案局近年來將檔案安全體系建設同檔案資源體系、檔案利用體系建設作為我國檔案事業三大體系建設，將檔案安全體系建設推向了檔案工作的更高層面。維護檔案實體安全納入國家檔案三大體系建設中，足以證明檔案安全的重要性，企事業檔案工作需要集中統一管理。

《檔案法》第十三條：各級各類檔案館，機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構，應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設施，確保檔案的安全；采用先進技術，實現檔案管理的現代化。要求各級各類檔案部門要“……配置必要的設施確保檔案的安全……”，有關部門應當為保護檔案提供必要的物質條件，企業檔案集中管理后，首先要有適宜存放檔案的庫房，還要配備檔案柜架、卷皮、卷盒等裝具。具備這些起碼的物質設施后，檔案的保護工作才能真正開展。檔案是一定物質材料制成的，它的壽命與保存條件有很大關系，所以要調節庫房溫濕度，防止檔案蟲、鼠害及水、火的發生，保證檔案的安全。加強檔案的保護工作。有些企業在這方面做的比較好，首先領導重視檔案的業務建設，成立了檔案管理機構，配備了專職人員，使各種門類的檔案得以集中統一管理，并把檔案工作列入企業的議事日程，企業上等級，檔案要先行，檔案工作走在企業的前列，特別是檔案的保護工作做的較好，配備了專門檔案庫房、密集架、柜、購置了檔案的標準裝具，為檔案的保護奠定了物質基礎，并為利用提供了保護設施復印機、計算機，閱覽室等，制定了檔案保護管理制度，對文件紙張，書寫文件的墨汁、墨水都做了專門規定，由于各方面措施得力，改善了檔案的保護條件，使檔案保護上達到了“5防”要求，綜上所述，企業為有效地保護檔案信息資源，更好地發揮檔案作用，對企業檔案工作應該實行集中統一管理。

3 企業檔案集中統一管理有利于開發利用檔案信息資源

企業檔案是企業在從事科研、生產、基建等活動中形成的，能夠直接反映企業日常生產經營活動的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄。能夠反映企業的真實面貌，具有原始性、真實性和憑證性的特點，當今社會是信息時代，檔案作為重要的信息載體，愈來愈受到人們的重視，檔案資源中蘊藏著大量重要的信息，人們能夠從檔案中開發出大量的有利用價值的信息，為企業的生產經營工作服務。利用好檔案對促進企業各項工作的開展有著積極作用，企業檔案集中管理對檔案信息資源的開發利用能創造良好的條件。企業由單純生產型轉變為生產經營型后為了獲得最佳經濟效益，必須引導企業把檔案工作重點轉移到開發利用，發揮效益上來，并且把檔案信息資源開發利用的程度，發揮經濟、社會效益的大小作為衡量企業檔案工作水平高低，質量優劣的首要標準。檔案人員要了解企業生產的經營狀況、熟悉檔案內容，對企業生產經營管理的需要及時提供準確可靠的憑證數據，并且為企業經營管理針對性的開展編研工作，使企業檔案來源于企業，服務于企業，取得應有的經濟效益。檔案人員在開發本企業信息資源的同時還須收集與本企業有關的資料，經過加工整理濃縮成新的檔案信息，為本企業和全社會服務。因此，企業檔案集中管理，檔案信息的開發利用才能發揮出應有的作用，為企業在今后的生產經營提供可靠的保障。

4 企業檔案集中統一管理要求提高檔案從業人員的業務素質

企業檔案實行集中統一管理給企業的生產活動帶來活力，但作為檔案人員如何為企業各項工作當好先行官，當好領導決策者的參謀與助手，這就對檔案人員的業務素質提出更高的要求。由于企業檔案集中了各種載體，各種門類的檔案，檔案內容的知識面較廣，檔案人員穩定下來后通過日常的檔案工作能學到許多知識，因為檔案學是一門科學知識性、實踐性很強。檔案信息包羅萬象，涉及社會生活的方方面面，管好用好檔案，需要具備很強的社會科學知識的檔案專業知識，主要有文書學、歷史學、檔案管理學、檔案保護學、古代漢語等多方面的專業知識，檔案人員要搞好本職工作就必須努力學習與檔案業務知識和檔案工作相關的知識，努力提高自身業務素質。《檔案法》第九條向檔案人員提出了更高的要求“…具備專業知識。”具體表現在：檔案人員應具備檔案專業知識，熟練掌握接收、收集、整理、保管、鑒定和提供利用各級門類的檔案以及保護檔案時一系列專業知識與實際工作本領，具備與檔案管理的新科學新知識，具備較強的分析研究能力，檔案人員要不斷地學習鉆研，才能不斷提高業務素質。作為企業來說，為了搞好檔案工作，要重視專業人員的培養，輸送和培養檔案專業人員，使他們專業素質能夠達到國家需要的要求，適應當前經濟的需要，為企業的各項經營活動服務。因此，集中管理檔案是提高檔案人員業務素質的關鍵。