淺析企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀及對策

趙家祥

摘 要 當(dāng)前信息化建設(shè)呈爆炸式增長，實現(xiàn)信息的數(shù)字化是對企業(yè)的發(fā)展提出的新要求。將信息技術(shù)與檔案管理工作有機的結(jié)合起來，將有效地提升檔案管理工作的效率，釋放蘊藏在檔案中的信息能量，使檔案信息能夠在更大的范圍內(nèi)得到充分的利用。

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案 數(shù)字化建設(shè) 現(xiàn)狀與對策

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2017）12-000-01

隨著企業(yè)辦公引入互聯(lián)網(wǎng)，運用計算機參與企業(yè)檔案工作也是當(dāng)前要做的工作。目前企業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)存在著不足之處，下文將對企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的認識表述相關(guān)觀點以及提出相關(guān)措施。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

檔案是企業(yè)重要信息的存儲倉庫，同時又是信息利用的源頭，因此檔案管理工作對企業(yè)具有舉足輕重的作用。隨著國民經(jīng)濟的發(fā)展，檔案的管理和利用受到了越來越多的關(guān)注，并在企業(yè)單的發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。做好檔案數(shù)字化將給企業(yè)檔案工作注入新的動力，提高檔案管理和利用水平。有效提升檔案管理工作的效率，激活蘊藏在檔案中的信息能量，使檔案信息能夠在更大的范圍內(nèi)得到更充分的利用。隨著當(dāng)前檔案信息的數(shù)量越來越龐大，企業(yè)工作人員信息、企業(yè)業(yè)務(wù)狀況等信息需要被詳細存儲，紙質(zhì)檔案記錄已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會的要求。和過去紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化檔案具有瀏覽方便、容量大、不占空間等優(yōu)勢。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀與問題

（一）缺乏企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范體系

當(dāng)前企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)還存在著較多的不足。例如企業(yè)檔案數(shù)字化管理體系沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前信息數(shù)字化管理的模式較多，對信息的分類、整理等均未實現(xiàn)統(tǒng)一。此外，當(dāng)前企業(yè)對檔案數(shù)字化管理的工作人員的擇選沒有一套標(biāo)準(zhǔn)的選拔標(biāo)準(zhǔn)，沒有專業(yè)的操作檔案數(shù)字化建設(shè)的工作人員，存在存儲操作失誤導(dǎo)致信息丟失的風(fēng)險。

（二）缺少整體數(shù)字化建設(shè)流程的規(guī)劃與設(shè)計

當(dāng)前檔案的數(shù)字化建設(shè)屬于實踐的初期階段，并未形成系統(tǒng)的操作程序。在信息收集、整合、歸類、存儲等環(huán)節(jié)，各個企業(yè)間的操作方式存在差異。企業(yè)同一部門內(nèi)的信息存儲方式不同，影響企業(yè)內(nèi)部工作人員的工作效率；就不同企業(yè)間的合作而言，信息的存儲程序不同，在一定程度上阻礙信息的交流與共享，阻礙企業(yè)間的進一步合作與發(fā)展。

（三）企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵技術(shù)不成熟

企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵技術(shù)不夠成熟。企業(yè)檔案數(shù)字化管理的核心技術(shù)即存儲信息的技術(shù)，廣義上的數(shù)字化信息存儲技術(shù)包括處理信息的全過程-----對獲取信息的分類、信息整合以及信息的存儲設(shè)備的擇選。實現(xiàn)信息數(shù)字化管理是整個過程最核心的環(huán)節(jié)是信息的存儲設(shè)備。當(dāng)前我國企業(yè)還屬于信息數(shù)字化建設(shè)道路上的初學(xué)者，信息存儲設(shè)備還有較大的發(fā)展空間。

（四）數(shù)字化建設(shè)中的信息安全和保密技術(shù)問題

我國企業(yè)信息數(shù)字化建設(shè)面臨的難題是對于存儲信息的安全問題以及保密措施。保證信息的安全以及相關(guān)的保密措施是存儲信息、實現(xiàn)信息數(shù)字化的重要環(huán)節(jié)。存儲的信息的安全得不到保障，信息保密措施得不到完善，信息的泄露和丟失，不僅花費的存儲信息的人力、物力資源浪費，還存在給企業(yè)造成經(jīng)濟損失的風(fēng)險。因此，保證信息的安全問題以及信息的保密措施是當(dāng)前企業(yè)需要重視的重要環(huán)節(jié)。

三、新時期企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)策略

（一）加強檔案數(shù)字化的軟、硬件設(shè)施建設(shè)

加強檔案數(shù)字化建設(shè)的設(shè)備是加快企業(yè)信息數(shù)字化管理的重要途徑之一。優(yōu)化人力資源、物力資源的配置，為企業(yè)檔案管理部提供必要的信息存儲設(shè)備。根據(jù)信息管理部分的實際操作需要，為信息管理部門提供相應(yīng)的工作電腦、復(fù)印機、掃描儀、互聯(lián)網(wǎng)以及從事信息管理的專業(yè)人員，保障企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)順利實現(xiàn)。此外，隨著企業(yè)的需求以及電子設(shè)備的更新?lián)Q代，企業(yè)管理者也應(yīng)當(dāng)注意為相關(guān)信息存儲設(shè)備升級，提高信息存儲部門的工作效率。

（二）加強電子文件的收集、積累和歸檔管理工作

隨著電腦辦公的普及，以電子文件形式為主的信息載體越來越多，電子文件成為了實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理需要重視的問題。注重電子文檔類型信息的收集、積累和歸檔，是保證企業(yè)大部分信息能夠?qū)崿F(xiàn)存儲、安全妥善保管的重要方式。此外，電子文檔的收集、歸檔也值得企業(yè)信息管理部門的重視。電子文檔具有占地面積小，隨時可進行閱讀的優(yōu)勢，重視電子文檔類信息的存儲是推動企業(yè)實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的有力方式。

（三）建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫

建立并逐漸完善企業(yè)信息檔案數(shù)據(jù)庫是推動企業(yè)實現(xiàn)信息數(shù)字化管理的重要環(huán)節(jié)。建立信息數(shù)據(jù)庫，將信息集中存儲，按照相關(guān)的類別對信息進行分類存儲，能夠方便信息的快速查找和使用，提供企業(yè)工作人員的工作效率。此外，構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫，大量信息的集中，對于推動企業(yè)信息實現(xiàn)系統(tǒng)化管理具有積極意義。信息數(shù)據(jù)庫的建立使各項信息一目了然，能夠幫助信息管理部門剔除無用、存在誤差的信息，保證信息的準(zhǔn)確率。

（四）加強培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)

提高檔案管理工作人員的工作素質(zhì)是推動實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要途徑。信息管理部門的工作人員是信息的直接處理者，因此要求工作人員具有一定的工作素質(zhì)。例如工作過程需要使用操作性復(fù)雜的設(shè)備或者工作程序繁雜等情況，均是對工作人員耐心以及仔細程度的考驗，提高檔案管理人員的工作素質(zhì)是工作完成質(zhì)量和效率的保障。

四、結(jié)語

當(dāng)前企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)仍需要一段時間的發(fā)展和實踐。檔案數(shù)字化建設(shè)的實踐歷程較短，還存在著設(shè)備技術(shù)不夠先進、存儲的信息保密措施不夠完善等不足之處，對此，企業(yè)在實踐過程中要針對不足之處采取相應(yīng)措施，對癥下藥。我國企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)在未來一定會不斷發(fā)展、成熟。

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