淺析企業檔案數字化建設的現狀及對策

趙家祥

摘 要 當前信息化建設呈爆炸式增長，實現信息的數字化是對企業的發展提出的新要求。將信息技術與檔案管理工作有機的結合起來，將有效地提升檔案管理工作的效率，釋放蘊藏在檔案中的信息能量，使檔案信息能夠在更大的范圍內得到充分的利用。

關鍵詞 企業檔案 數字化建設 現狀與對策

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）12-000-01

隨著企業辦公引入互聯網，運用計算機參與企業檔案工作也是當前要做的工作。目前企業檔案的數字化建設存在著不足之處，下文將對企業檔案數字化建設的認識表述相關觀點以及提出相關措施。

一、企業檔案數字化建設的重要性

檔案是企業重要信息的存儲倉庫，同時又是信息利用的源頭，因此檔案管理工作對企業具有舉足輕重的作用。隨著國民經濟的發展，檔案的管理和利用受到了越來越多的關注，并在企業單的發展中發揮著越來越重要的作用。做好檔案數字化將給企業檔案工作注入新的動力，提高檔案管理和利用水平。有效提升檔案管理工作的效率，激活蘊藏在檔案中的信息能量，使檔案信息能夠在更大的范圍內得到更充分的利用。隨著當前檔案信息的數量越來越龐大，企業工作人員信息、企業業務狀況等信息需要被詳細存儲，紙質檔案記錄已經無法滿足現代社會的要求。和過去紙質檔案相比，數字化檔案具有瀏覽方便、容量大、不占空間等優勢。

二、企業檔案數字化建設的現狀與問題

（一）缺乏企業檔案數字化建設標準化規范體系

當前企業檔案數字化建設還存在著較多的不足。例如企業檔案數字化管理體系沒有統一的標準，當前信息數字化管理的模式較多，對信息的分類、整理等均未實現統一。此外，當前企業對檔案數字化管理的工作人員的擇選沒有一套標準的選拔標準，沒有專業的操作檔案數字化建設的工作人員，存在存儲操作失誤導致信息丟失的風險。

（二）缺少整體數字化建設流程的規劃與設計

當前檔案的數字化建設屬于實踐的初期階段，并未形成系統的操作程序。在信息收集、整合、歸類、存儲等環節，各個企業間的操作方式存在差異。企業同一部門內的信息存儲方式不同，影響企業內部工作人員的工作效率；就不同企業間的合作而言，信息的存儲程序不同，在一定程度上阻礙信息的交流與共享，阻礙企業間的進一步合作與發展。

（三）企業檔案數字化建設的關鍵技術不成熟

企業檔案數字化建設的關鍵技術不夠成熟。企業檔案數字化管理的核心技術即存儲信息的技術，廣義上的數字化信息存儲技術包括處理信息的全過程-----對獲取信息的分類、信息整合以及信息的存儲設備的擇選。實現信息數字化管理是整個過程最核心的環節是信息的存儲設備。當前我國企業還屬于信息數字化建設道路上的初學者，信息存儲設備還有較大的發展空間。

（四）數字化建設中的信息安全和保密技術問題

我國企業信息數字化建設面臨的難題是對于存儲信息的安全問題以及保密措施。保證信息的安全以及相關的保密措施是存儲信息、實現信息數字化的重要環節。存儲的信息的安全得不到保障，信息保密措施得不到完善，信息的泄露和丟失，不僅花費的存儲信息的人力、物力資源浪費，還存在給企業造成經濟損失的風險。因此，保證信息的安全問題以及信息的保密措施是當前企業需要重視的重要環節。

三、新時期企業檔案數字化建設策略

（一）加強檔案數字化的軟、硬件設施建設

加強檔案數字化建設的設備是加快企業信息數字化管理的重要途徑之一。優化人力資源、物力資源的配置，為企業檔案管理部提供必要的信息存儲設備。根據信息管理部分的實際操作需要，為信息管理部門提供相應的工作電腦、復印機、掃描儀、互聯網以及從事信息管理的專業人員，保障企業檔案數字化建設順利實現。此外，隨著企業的需求以及電子設備的更新換代，企業管理者也應當注意為相關信息存儲設備升級，提高信息存儲部門的工作效率。

（二）加強電子文件的收集、積累和歸檔管理工作

隨著電腦辦公的普及，以電子文件形式為主的信息載體越來越多，電子文件成為了實現檔案數字化管理需要重視的問題。注重電子文檔類型信息的收集、積累和歸檔，是保證企業大部分信息能夠實現存儲、安全妥善保管的重要方式。此外，電子文檔的收集、歸檔也值得企業信息管理部門的重視。電子文檔具有占地面積小，隨時可進行閱讀的優勢，重視電子文檔類信息的存儲是推動企業實現檔案數字化管理的有力方式。

（三）建立和完善檔案數據庫

建立并逐漸完善企業信息檔案數據庫是推動企業實現信息數字化管理的重要環節。建立信息數據庫，將信息集中存儲，按照相關的類別對信息進行分類存儲，能夠方便信息的快速查找和使用，提供企業工作人員的工作效率。此外，構建信息數據庫，大量信息的集中，對于推動企業信息實現系統化管理具有積極意義。信息數據庫的建立使各項信息一目了然，能夠幫助信息管理部門剔除無用、存在誤差的信息，保證信息的準確率。

（四）加強培訓，提高檔案管理人員的素質

提高檔案管理工作人員的工作素質是推動實現檔案數字化建設的重要途徑。信息管理部門的工作人員是信息的直接處理者，因此要求工作人員具有一定的工作素質。例如工作過程需要使用操作性復雜的設備或者工作程序繁雜等情況，均是對工作人員耐心以及仔細程度的考驗，提高檔案管理人員的工作素質是工作完成質量和效率的保障。

四、結語

當前企業檔案數字化建設仍需要一段時間的發展和實踐。檔案數字化建設的實踐歷程較短，還存在著設備技術不夠先進、存儲的信息保密措施不夠完善等不足之處，對此，企業在實踐過程中要針對不足之處采取相應措施，對癥下藥。我國企業的檔案數字化建設在未來一定會不斷發展、成熟。

參考文獻：

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