提高企業(yè)辦公室行政秘書工作水平的探討

俱林濤

摘 要 隨著電力企業(yè)改革的深入進(jìn)行，增加了辦公室的任務(wù)。作為電力企業(yè)的綜合管理部門，對(duì)電力企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生非常重要的影響。因此，電力企業(yè)辦公室秘書要不斷提高自身素質(zhì)和綜合能力，用心做事，發(fā)揮協(xié)調(diào)、審核、保障以及參謀等功能。

關(guān)鍵詞 企業(yè)辦公室 行政秘書 提高工作水平

中圖分類號(hào)：C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）12-000-01

行政秘書是機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的重要崗位，其工作很多程度上決定了機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位整體的運(yùn)行管理情況，這就要求行政秘書不僅需要具備較高的能力，能扮演不同的角色，還需要具備專正的品行和職業(yè)道德，只有這樣才能夠保證主要工作正確、有序的開展。

一、企業(yè)秘書工作的重要意義

首先，在實(shí)際工作中，秘書工作會(huì)發(fā)揮發(fā)揮輔助作用，他們會(huì)做好信息搜集處理工作；其次，秘書工作會(huì)發(fā)揮鋪墊作用，幫助管理者提高工作的效果和效率。最后，秘書工作與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系密切，他們會(huì)理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖以及下一步的工作計(jì)劃。秘書工作使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的工作得到了必要的拓展和延伸。在實(shí)際工作過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)做出工作決策后，秘書會(huì)及時(shí)有效的草擬文件，然后通過(guò)正式文字表達(dá)出領(lǐng)導(dǎo)的真正意圖，下發(fā)給個(gè)部門，同時(shí)還會(huì)做好信息的反饋?zhàn)饔茫@樣秘書就成為了領(lǐng)導(dǎo)的傳聲筒與反饋機(jī)。

二、企業(yè)辦公室文秘工作中的常見問題

（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力尚有缺陷

在實(shí)際的工作過(guò)程中，企業(yè)秘書需要完成服務(wù)、接待以及服務(wù)等任務(wù)，很大程度上影響著秘書的工作重點(diǎn)，降低了工作效率，解決問題和困難的能力有待提高，出現(xiàn)上下溝通不通暢的情況，同時(shí)文件材料起草存在問題，很難起到相應(yīng)的輔助和參謀作用。

（二）企業(yè)秘書人員綜合素質(zhì)有待提升

隨著企業(yè)工作量不斷增加，要求不斷提高，對(duì)辦公室秘書提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。但是有的企業(yè)秘書缺乏專業(yè)的知識(shí)，很難滿足現(xiàn)實(shí)需要；同時(shí)秘書的知識(shí)更新速度較慢，同時(shí)在實(shí)際工作中，受到工作空間和時(shí)間的影響，秘書報(bào)送信息存在滯后性，溝通不及時(shí)，很難取得預(yù)期的效果。

三、提高企業(yè)辦公室行政秘書工作水平措施

（一）要做好上下溝通的樞紐工作

在實(shí)際的工作中，秘書要在“上情下達(dá)、下情上達(dá)”的過(guò)程中，不斷轉(zhuǎn)換自己角色，避免出現(xiàn)上情下達(dá)易和下情上達(dá)難的情況。同時(shí)要掌握領(lǐng)導(dǎo)決策信息的準(zhǔn)確性，做好信息的傳達(dá)工作，做好上下溝通的樞紐工作。

（二）秘書要準(zhǔn)確定位

在企業(yè)中，秘書要充分發(fā)揮上下、左右、內(nèi)外關(guān)系的輔助作用，要甘當(dāng)配角，要樹立強(qiáng)烈的為企業(yè)服務(wù)的意識(shí)，處理好各方面的關(guān)系，為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省更多的時(shí)間，做好領(lǐng)導(dǎo)的額助手和參謀。秘書還要做好電氣企業(yè)具體活動(dòng)進(jìn)行合理的指導(dǎo)，要合理安排，有效布局，掌握好方向。秘書要嚴(yán)格遵循單位的規(guī)章制度，不斷規(guī)范自己的行為，對(duì)單位中行政管理存在的問題，提出科學(xué)合理的建議，不斷完善相關(guān)的管理系統(tǒng)。

（三）要提高秘書的專業(yè)素質(zhì)

為了保證企業(yè)各項(xiàng)行政工作能夠高效的完成，秘書要提高自身的綜合素質(zhì)，充分發(fā)揮參謀和輔助作用。第一，要提高政治素質(zhì)，秘書要樹立正確的人生觀、價(jià)值觀和道德觀，保證正確的政治方向和階級(jí)立場(chǎng)。第二，還要提高科學(xué)文化素質(zhì)，就要保證多智多謀和足智善謀；第三，要提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高秘書謀劃的能力。因此，秘書要不斷加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，不斷掌握專業(yè)的參謀業(yè)務(wù)知識(shí)。在協(xié)調(diào)辦事的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)進(jìn)行，超越授權(quán)范圍的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)。另外，行政秘書應(yīng)盡量減少通過(guò)強(qiáng)制命令的方式處理問題，應(yīng)當(dāng)細(xì)心地進(jìn)行疏導(dǎo)和教育。和普通群眾相處的過(guò)程中，行政秘書應(yīng)當(dāng)深入了解群眾困難和意見，進(jìn)而幫助領(lǐng)導(dǎo)分憂解難。行政秘書在工作中還應(yīng)當(dāng)提高警惕、保守秘密。

（四）要不斷改進(jìn)工作方法

在企業(yè)的辦公室，任務(wù)繁重，會(huì)出現(xiàn)很多的問題，在很大程度上影響企業(yè)其他工作的正常進(jìn)行。因此，秘書要不斷改進(jìn)工作方法，采用先進(jìn)的管理觀念，提高實(shí)際工作的辦事效率。第一，在實(shí)際工作過(guò)程中，要培養(yǎng)自己吃苦耐勞和無(wú)私奉獻(xiàn)的精神，要任勞任怨。第二，要理清工作思路。在實(shí)際工作過(guò)程中，秘書要對(duì)問題進(jìn)行全面的思考，提高工作效率。同時(shí)還要不斷掌握企業(yè)工作的規(guī)律，保證在任務(wù)重和問題多的前提下，合理安排工作。

（五）善法律制度和監(jiān)督機(jī)制

完全依靠秘書的自身道德約束、自律是無(wú)法實(shí)現(xiàn)行政秘書的職業(yè)道德建設(shè)的，相關(guān)部門還應(yīng)當(dāng)對(duì)相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行完善。現(xiàn)階段我國(guó)關(guān)于這方面的法律規(guī)定還不夠全面，立法部門應(yīng)通過(guò)完善相關(guān)法律制度達(dá)到制度化和法律化職業(yè)道德的目的。再次，充分引人外國(guó)行政秘書職業(yè)道德建設(shè)經(jīng)驗(yàn)。中國(guó)行政秘書職業(yè)道德建設(shè)是植根于中國(guó)特色社會(huì)主義政治制度的土壤之中的，但是也應(yīng)當(dāng)充分借鑒外國(guó)的有益經(jīng)驗(yàn)。對(duì)于發(fā)現(xiàn)違反職業(yè)道德的行為，監(jiān)督機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行調(diào)查，對(duì)于違規(guī)違法行為確實(shí)存在的報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)或司法機(jī)關(guān)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在實(shí)際工作中，秘書要提高自身的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平，準(zhǔn)確定位，做好上下溝通的工作，不斷改變工作方法，提高工作效率；還要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為以后工作提供必要的借鑒和幫助，幫助電力企業(yè)行政工作有序平穩(wěn)的進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

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