淺談如何提高機關檔案管理工作水平

展賢東

【摘要】檔案管理工作對機關的發展能夠起到非常重要的作用。而隨著當今社會信息化的發展，將機關檔案管理推向了一個全新的時代。目前，我國機關的檔案管理面對著眾多的挑戰。本文對機關檔案管理的內容、存在的問題等展開討論，討論如何將信息化管理應用到檔案管理中，并提高檔案管理工作的水平。

【關鍵詞】機關；檔案管理；工作水平

檔案信息作為一種公眾資源，它的價值已經被現代社會和人們所認可。隨著科學技術的進步，我國電子計算機技術、網絡技術以及信息管理技術的發展與應用，將機關檔案管理推向了另一個全新的時代。為了適應信息化的潮流，檔案管理也開始了信息化建設。為了能夠更好地為機關提供服務，要提高機關檔案管理的技術水平，全面實現信息化管理。

一、機關檔案管理的主要作用

檔案管理工作對于機關的發展能夠起到非常重要的作用，它可以提供每個人的信息資料，而且不會弄虛作假；它可以為人們提供便利，為需要人才的單位提供可供參考的人才資源信息。

二、機關檔案信息管理存在的問題

（一）思想落后。受傳統思想的束縛，一些機關的檔案信息管理仍很落后，大多都為紙質版，這樣做不利之處在于，隨著時間的推移，紙的質量會發生變化，上面的內容也會隨著時間的推移變得模糊起來，當需要的時候拿出來估計都已經完全作廢，根本無法被人們利用。

（二）檔案管理模式落后。在當今世界的發展之下，我國機關檔案的管理模式也存在落后的現象。主要由于受傳統管理模式的影響，使得機關檔案管理的模式止步不前。在這樣的狀況下，不利于檔案信息的收集和共享。

（三）技術服務因素。雖然電腦已經普及，數字化時代已經到來，但許多機關檔案的管理仍為紙質版，這樣既不利于信息的完整保存，又不利于資源的共享。這樣會使得檔案信息利用率低，導致檔案信息止步不前，不能進一步完成優化。

三、機關檔案管理信息化建設的主要內容

（一）建立多媒體檔案數據庫。隨著科學技術的發展，計算機的迅速發展，我們應該充分利用計算機的優點，對檔案信息的管理建立起多媒體數據庫，按照檔案的時間、類別、規格、儲存等分類別一次性錄入電腦。

（二）建立基于Web的服務系統。在機關的檔案管理工作中，計算機錄用信息已經成為了最主要的服務方式，用戶可以根據自己的意志去尋找自己所需要的檔案的信息，并且能夠輕松找到，并進行瀏覽和記錄。

四、提高機關檔案管理工作水平的舉措

（一）強化基礎設施。以前注重的是硬件設施，但是隨著時間的推移與社會的進步，我們越來越重視軟件設施，主要包括檔案的管理方式、規章制度等等。還有就是要強化管理人員檔案管理的工作意識。注重軟件設施并不是說硬件設施就不再重視，硬件設施的完善，能夠對軟件設施的完善提供更好的保障。所以加強硬件設施的建設還是很有必要的。

（二）強化現代信息化技術對檔案信息化管理的作用。隨著科學技術的發展，現代化信息技術也越來越受到人們的高度重視，而且檔案信息的管理工作非常復雜，所以現代化信息技術剛好可以給檔案管理帶來便捷的管理方式，比如將信息儲存在電腦中，什么時候都不會丟，可以隨時調用。

（三）大力培養檔案信息管理的創新型人才。當今世界，雖然技術的發展很快，為了適應時代的發展，我們必須加強人才的培養。俗話說：技術進步是重點，但是教育是核心，人才才是最關鍵的，隨著全球化的發展，信息化革命也在不停地進行。當前要加強機關檔案信息的管理，信息化水平的管理，我們必須培養這方面的創新型人才。以促進我國機關檔案信息管理的信息化建設，以提高機關檔案管理的工作水平。

（四）加強檔案信息管理的安全工作。電子信息的發展固然是好事，但是任何事物都有它的兩面性，那么有人就會鉆信息的缺點，網絡的空隙，這樣一來，他們會利用自己的技術，就是通過自己的電腦去盜取別人的隱私，從而使對方的檔案信息丟失。所以，我們應加強檔案信息管理的安全工作，避免非法人員去盜取。

（五）善于交流，接受新資源，達到資源共享。作為機關檔案管理的工作人員，不能憑自己的主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結合自己單位的實際情況，創造性地使用歸檔方法進行歸檔。并且要多跟有經驗的歸檔人員進行交流，不斷接受新信息，擴大視野。編纂各種檔案資料，從而達到資源共享。

五、結束語

機關作為人才的聚集平臺，而檔案管理工作對一個機關的發展能夠起到非常重要的作用，它是人才信息的匯集處。隨著科學技術的進步，我國電子計算機技術、網絡技術以及信息管理技術的發展與應用，將機關檔案管理推向了另一個全新的時代。為了適應信息化的潮流，所以檔案管理也開始了信息化的建設，為了能夠更好地為機關提供服務。如此看來，提高機關檔案管理的技術水平是眾望所歸。

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