新形勢下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新研究

駱南南 王立山

【摘要】隨著事業(yè)單位改革的深化，事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理體系成為了必然趨勢，發(fā)展新技術(shù)，提高科技水平，了解檔案管理工作的重要性是新時(shí)代事業(yè)單位的重要工作內(nèi)容。

【關(guān)鍵詞】新形勢；事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新研究

一、創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的重要性

（一）順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，深化事業(yè)單位的改革。現(xiàn)在檔案管理的種類和功能逐漸豐富，不像傳統(tǒng)模式中只能局限在人工審核項(xiàng)目之中，增加了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能和智能化數(shù)字化功能，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融入檔案管理中。而進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理研究的同時(shí)加快了事業(yè)單位的改革，員工失業(yè)的背后是改革傳統(tǒng)工作體制，競爭上崗，增強(qiáng)事業(yè)單位活力。加強(qiáng)我國事業(yè)單位檔案管理的研究可以從基本上保障事業(yè)單位的全面發(fā)展，深化事業(yè)單位的改革。

（二）促進(jìn)我國檔案的公開性與透明度。促進(jìn)我國檔案的公開性與透明度同時(shí)促進(jìn)了我國社會(huì)主義法律體系的建立，檔案管理在我國居民的日常生活和國家管理中占據(jù)著至關(guān)重要的位置。保障我國事業(yè)單位檔案的公開性與透明度，促進(jìn)單位的檔案的真實(shí)性，要求各部門內(nèi)部相互監(jiān)督，避免部分工作人員進(jìn)行非法操作，損害普通人民群眾的利益。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理體系不完善。檔案管理體系的不完善是導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)問題的根本原因。這種不完善導(dǎo)致了整個(gè)事業(yè)單位管理效率大大下降，檔案管理缺乏監(jiān)督，內(nèi)部人員工作散漫，應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)檢查。除此之外工作人員無事可做，出現(xiàn)冗員的情況。這些都加劇了檔案管理工作的不連貫和工作進(jìn)程下降的速度，無法進(jìn)行正確的管理。

（二）檔案管理的法制建設(shè)不夠全面。我國事業(yè)單位檔案的公開性和透明度不高主要是檔案管理法治建設(shè)的不完善。檔案的管理沒有完善的法律制度的保障，就存在著部分管理人員鉆法律的漏洞，故意增加審批程序，以手續(xù)不齊全為理由，阻礙公民查詢自己的檔案，破壞公民的知情權(quán)。次要原因是監(jiān)管部門的執(zhí)法力度不夠，沒有嚴(yán)格按照法律法規(guī)辦事，甚至有工作人員相互勾結(jié)，聯(lián)合起來進(jìn)行非法操作，獲取利益。這樣就損害了人民群眾的利益，很大程度上造成了公民的信息外泄，導(dǎo)致事業(yè)單位信息混亂，破壞法律體系，嚴(yán)重危害市場秩序。

（三）檔案管理人員工作能力不強(qiáng)。事業(yè)單位的檔案管理工作量巨大，要求工作人員每日都需要對(duì)檔案進(jìn)行清查、審核、分類，將缺失的檔案經(jīng)過實(shí)際調(diào)研，調(diào)出備份進(jìn)行補(bǔ)齊，對(duì)檔案內(nèi)容與實(shí)際情況存在較大差異的，及時(shí)走訪，改正錯(cuò)誤，保證檔案內(nèi)容與實(shí)際情況的一致性。可是在實(shí)際情況中，傳統(tǒng)檔案由普通工作人員管理，工作人員沒有受過專業(yè)的學(xué)校教育，甚至入職前的單位培訓(xùn)往往被忽視，流于表面，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作人員理論知識(shí)匱乏，實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)不足，影響檔案管理工作的質(zhì)量。

三、創(chuàng)新新形勢下事業(yè)單位檔案管理的措施

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視力度。檔案管理工作不僅僅是基層工作人員自身的問題，同時(shí)也和領(lǐng)導(dǎo)的觀念息息相關(guān)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)控制觀念。有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)并不充分，認(rèn)為檔案管理工作只是對(duì)一些基礎(chǔ)的檔案信息進(jìn)行記載、收集、整理并且保管，不需要耗費(fèi)大量的人力物力財(cái)力進(jìn)行深度調(diào)研，在人員配置的過程中減少甚至不分配人員管理。所以領(lǐng)導(dǎo)和員工要不斷加強(qiáng)正確的檔案管理意識(shí)，意識(shí)到檔案管理的重要性，明白檔案管理工作并不是獨(dú)立出來的個(gè)體，領(lǐng)導(dǎo)要不斷增強(qiáng)意識(shí)，帶動(dòng)職工一起學(xué)習(xí)深化，使得檔案管理工作在事業(yè)單位中受到的重視程度越來越高。

（二）引進(jìn)數(shù)字化檔案管理。數(shù)字化管理檔案不是簡單地將檔案導(dǎo)入計(jì)算機(jī)，是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案的交互性、智能化和數(shù)字化。檔案內(nèi)容利用計(jì)算機(jī)導(dǎo)入，將檔案內(nèi)容數(shù)字化，并將檔案內(nèi)容存入數(shù)據(jù)庫，居民可以通過有效證件驗(yàn)證實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的交互性，居民自行在數(shù)據(jù)庫中輸入關(guān)鍵詞對(duì)有效信息進(jìn)行檢索查閱，并且通過網(wǎng)絡(luò)共享，居民可以在線監(jiān)督檔案管理人員的管理行為，這同時(shí)也是增加檔案管理透明度的重要舉措。其次是將檔案管理智能化，這是數(shù)字化管理檔案的核心工作，利用高新技術(shù)互聯(lián)網(wǎng)智能管理，自動(dòng)分析在海量檔案中的缺失部分。再有，工作人員實(shí)時(shí)調(diào)研，整理回報(bào)，大大縮小了檔案管理工作人員的工作量，并且通過掃描、自動(dòng)分析將檔案逐個(gè)分類成冊(cè)、并且自動(dòng)添加關(guān)鍵詞，方便日后的檢索。通過建立一套完善的信息化管理程序，將計(jì)算機(jī)編程融入日常的管理活動(dòng)中去。

（三）提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)對(duì)檔案管理來說具有很重要的作用，領(lǐng)導(dǎo)階層要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)企業(yè)和單位發(fā)展的重要性，提高管理人員的綜合素質(zhì)。單位領(lǐng)導(dǎo)可以對(duì)管理人員進(jìn)行經(jīng)常性的培訓(xùn)，提高管理人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，并且可以在培訓(xùn)過程中激發(fā)員工的潛能，發(fā)掘本身具有檔案管理專業(yè)素質(zhì)的工作人員，提高員工對(duì)檔案管理工作的興趣，從而提升自身的綜合素質(zhì)，做好檔案管理工作。

（四）完善事業(yè)單位檔案管理的流程。要促進(jìn)我國事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展就必須建立完善的經(jīng)營管理系統(tǒng)。完善檔案管理體系的范圍很廣，包括了事業(yè)單位檔案管理的財(cái)務(wù)管理，人員管理、檔案監(jiān)管系統(tǒng)，這不是僅僅靠檔案管理部門一家單獨(dú)就能夠完成的，需要上級(jí)部門的大力支持，在必要的時(shí)候提供資金、技術(shù)的支持。資金和技術(shù)是建立完善的檔案管理系統(tǒng)的兩大基礎(chǔ)，可以將檔案管理模式內(nèi)部的管理模式系統(tǒng)化、科學(xué)化。

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