人事檔案安全風(fēng)險管理的具體研究

李琨

摘 要 隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)今人們的個人信息被泄露的現(xiàn)象十分嚴(yán)重，因此人們對于隱私信息的安全有些高度的關(guān)注，人事檔案安全風(fēng)險管理成為了企業(yè)的重要組成部分之一，其包含了對于各方面可能存在的風(fēng)險因素的預(yù)防和處理方案。建立一個完善的人事檔案風(fēng)險管理體系需要綜合實際情況，對于社會的發(fā)展動態(tài)進(jìn)行時刻的關(guān)注，在實施過程之中實現(xiàn)最佳的處理措施起到最大化的效果。

關(guān)鍵詞 人事檔案 管理體系 風(fēng)險管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2017）12-000-01

人事檔案是單位在人力資源、組織人事和社會保障管理活動過程中以及個人形成并經(jīng)組織審查或認(rèn)可、記述和反映個人經(jīng)歷及德才表現(xiàn)等情況、以個人為單位組卷、按照有關(guān)規(guī)定整理、由組織集中保存以備查考的文字等形式的歷史記錄。它是考察和了解員工的重要依據(jù)，是影響個人就業(yè)工作和參加社會活動的主要憑證和重要資料。因此人事檔案安全風(fēng)險管理是一個十分重要的事情，綜合現(xiàn)今的社會發(fā)展?fàn)顩r，提出一套符合要求的人事檔案風(fēng)險管理體系。

一、現(xiàn)今人事檔案管理之中存在的問題

（一）個人信息資料的質(zhì)量普遍較低

在現(xiàn)在的人事檔案資料收集中，由于工作量巨大，工作內(nèi)容繁瑣枯燥，個別的工作人員在工作過程之中易產(chǎn)生消極心理，很容易造成工作疏漏，例如個人信息資料的收集不全面、缺乏有力的證據(jù)、信息模糊等不利因素。而受到信息資料收集情況的影響，在人事檔案資料的形成過程之中很容易出現(xiàn)偏離實際的情況，影響檔案材料質(zhì)量。這些人事檔案資料在以后的利用之中，其資料缺乏實際價值；有些人事檔案在個人經(jīng)歷、學(xué)歷等不重要的內(nèi)容所占的份額太多，不能夠突出重點；或者有些人事檔案資料編輯的內(nèi)容缺乏客觀性，只是敘述個人的內(nèi)容。

（二）人事檔案管理工作不具備完善的管理體系，檔案的損壞率高

所有的人事檔案資料在編寫完以后，都需要進(jìn)行各層次嚴(yán)格的審查。由于企業(yè)在職人員眾多，其人事檔案資料的審查工作亦是十分繁重，資料的審查工作往往需要花費數(shù)個小時，甚至要花費數(shù)天時間去完成；人事檔案資料在完成之后不能夠及時的做好保存和備份工作，如果出現(xiàn)一些嚴(yán)重的突發(fā)事件，很容易完成人事檔案資料的缺失，并且在損壞之后難以恢復(fù)；檔案資料多采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄方式，如果是長時間的保存，字跡難以保持清晰程度，而且紙張質(zhì)量要求亦是很高。檔案資料在保存之后，在經(jīng)常性的查閱過程之中很容易完成資料的缺失現(xiàn)象，從而給管理工作造成較大的管理壓力。

二、人事檔案管理風(fēng)險的預(yù)防和處理措施

（一）注重人事檔案管理人員的培養(yǎng)

1.加強領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任態(tài)度的培養(yǎng)。所有的工作的核心都在于領(lǐng)導(dǎo)層次，如果在管理層次不能夠重視，做到盡職盡責(zé)，做好工作的帶頭作用，那么在基層檔案工作人員將很難達(dá)到理想的工作效果，最終造成整個工作的不利發(fā)展。因此，人事檔案管理工作做的好不好的根本原因在領(lǐng)導(dǎo)者，必須加強領(lǐng)導(dǎo)層次的責(zé)任態(tài)度的培養(yǎng)。

2.注重檔案管理工作人員的工作態(tài)度培養(yǎng)。社會總是在不斷地發(fā)展，人們的信息方案越來越復(fù)雜重要，對檔案管理工作者的要求亦是日益提高，逐步地趨向?qū)Ｒ换?、?biāo)準(zhǔn)化。檔案管理工作人員的培養(yǎng)應(yīng)該加強工作態(tài)度的培養(yǎng)，加大相關(guān)培訓(xùn)工作的力度，開拓工作人員的視野，及時的做好企業(yè)工作體系的改革工作。不僅如此，檔案管理工作還包括業(yè)務(wù)管理，在工作人員進(jìn)行檔案管理的同時，還需要進(jìn)行業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)的培養(yǎng)和檢測，從而實現(xiàn)工作模式的全方面發(fā)展和延伸。積極地做好時事的關(guān)注力度，了解最新的社會需求，做出最恰當(dāng)?shù)臋n案管理措施。

3.注重人事檔案的獨特性。由于企業(yè)中人事檔案材料的獨特性，工作人員在檔案的形成過程中很容易出現(xiàn)粗心、不認(rèn)真完成任務(wù)等不良現(xiàn)象，而且所填寫的人事資料亦是存在內(nèi)容不新穎和模仿的狀況，對于這些普遍性的問題，有關(guān)負(fù)責(zé)人和部門應(yīng)該多加關(guān)注人事檔案內(nèi)容的特點從而提高個人的工作特長描寫。具體而言，一方面人事檔案資料應(yīng)該具有客觀性，從客觀的角度評價個人的各方面工作能力，例如領(lǐng)導(dǎo)能力、健康狀況、個人素質(zhì)；另一方面要嚴(yán)格按照規(guī)定對人事資料進(jìn)行分類、編排、整理，使人事材料形成規(guī)范的人事檔案，有利于人事檔案材料的保管和保護(hù)，也方便人事檔案的利用。

（二）加快人事檔案安全風(fēng)險管理改革進(jìn)程，提高檔案工作質(zhì)量水平

現(xiàn)今的企業(yè)已不可同日而語，人事檔案管理亦是要進(jìn)行合理的改革，善于應(yīng)用高科技力量以及先進(jìn)的人事檔案管理方法，提高人事檔案管理工作水平。通過網(wǎng)絡(luò)云存儲、電子存儲設(shè)備等科技技術(shù)實現(xiàn)人事檔案的存儲、資料的利用，提高檔案資料的利用率，降低人事檔案資料的風(fēng)險系數(shù)。

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