人事檔案安全風險管理的具體研究

李琨

摘 要 隨著科技的發展，現今人們的個人信息被泄露的現象十分嚴重，因此人們對于隱私信息的安全有些高度的關注，人事檔案安全風險管理成為了企業的重要組成部分之一，其包含了對于各方面可能存在的風險因素的預防和處理方案。建立一個完善的人事檔案風險管理體系需要綜合實際情況，對于社會的發展動態進行時刻的關注，在實施過程之中實現最佳的處理措施起到最大化的效果。

關鍵詞 人事檔案 管理體系 風險管理

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）12-000-01

人事檔案是單位在人力資源、組織人事和社會保障管理活動過程中以及個人形成并經組織審查或認可、記述和反映個人經歷及德才表現等情況、以個人為單位組卷、按照有關規定整理、由組織集中保存以備查考的文字等形式的歷史記錄。它是考察和了解員工的重要依據，是影響個人就業工作和參加社會活動的主要憑證和重要資料。因此人事檔案安全風險管理是一個十分重要的事情，綜合現今的社會發展狀況，提出一套符合要求的人事檔案風險管理體系。

一、現今人事檔案管理之中存在的問題

（一）個人信息資料的質量普遍較低

在現在的人事檔案資料收集中，由于工作量巨大，工作內容繁瑣枯燥，個別的工作人員在工作過程之中易產生消極心理，很容易造成工作疏漏，例如個人信息資料的收集不全面、缺乏有力的證據、信息模糊等不利因素。而受到信息資料收集情況的影響，在人事檔案資料的形成過程之中很容易出現偏離實際的情況，影響檔案材料質量。這些人事檔案資料在以后的利用之中，其資料缺乏實際價值；有些人事檔案在個人經歷、學歷等不重要的內容所占的份額太多，不能夠突出重點；或者有些人事檔案資料編輯的內容缺乏客觀性，只是敘述個人的內容。

（二）人事檔案管理工作不具備完善的管理體系，檔案的損壞率高

所有的人事檔案資料在編寫完以后，都需要進行各層次嚴格的審查。由于企業在職人員眾多，其人事檔案資料的審查工作亦是十分繁重，資料的審查工作往往需要花費數個小時，甚至要花費數天時間去完成；人事檔案資料在完成之后不能夠及時的做好保存和備份工作，如果出現一些嚴重的突發事件，很容易完成人事檔案資料的缺失，并且在損壞之后難以恢復；檔案資料多采用傳統的紙質記錄方式，如果是長時間的保存，字跡難以保持清晰程度，而且紙張質量要求亦是很高。檔案資料在保存之后，在經常性的查閱過程之中很容易完成資料的缺失現象，從而給管理工作造成較大的管理壓力。

二、人事檔案管理風險的預防和處理措施

（一）注重人事檔案管理人員的培養

1.加強領導責任態度的培養。所有的工作的核心都在于領導層次，如果在管理層次不能夠重視，做到盡職盡責，做好工作的帶頭作用，那么在基層檔案工作人員將很難達到理想的工作效果，最終造成整個工作的不利發展。因此，人事檔案管理工作做的好不好的根本原因在領導者，必須加強領導層次的責任態度的培養。

2.注重檔案管理工作人員的工作態度培養。社會總是在不斷地發展，人們的信息方案越來越復雜重要，對檔案管理工作者的要求亦是日益提高，逐步地趨向專一化、標準化。檔案管理工作人員的培養應該加強工作態度的培養，加大相關培訓工作的力度，開拓工作人員的視野，及時的做好企業工作體系的改革工作。不僅如此，檔案管理工作還包括業務管理，在工作人員進行檔案管理的同時，還需要進行業務綜合素質的培養和檢測，從而實現工作模式的全方面發展和延伸。積極地做好時事的關注力度，了解最新的社會需求，做出最恰當的檔案管理措施。

3.注重人事檔案的獨特性。由于企業中人事檔案材料的獨特性，工作人員在檔案的形成過程中很容易出現粗心、不認真完成任務等不良現象，而且所填寫的人事資料亦是存在內容不新穎和模仿的狀況，對于這些普遍性的問題，有關負責人和部門應該多加關注人事檔案內容的特點從而提高個人的工作特長描寫。具體而言，一方面人事檔案資料應該具有客觀性，從客觀的角度評價個人的各方面工作能力，例如領導能力、健康狀況、個人素質；另一方面要嚴格按照規定對人事資料進行分類、編排、整理，使人事材料形成規范的人事檔案，有利于人事檔案材料的保管和保護，也方便人事檔案的利用。

（二）加快人事檔案安全風險管理改革進程，提高檔案工作質量水平

現今的企業已不可同日而語，人事檔案管理亦是要進行合理的改革，善于應用高科技力量以及先進的人事檔案管理方法，提高人事檔案管理工作水平。通過網絡云存儲、電子存儲設備等科技技術實現人事檔案的存儲、資料的利用，提高檔案資料的利用率，降低人事檔案資料的風險系數。

參考文獻：

[1] 王萍，宋雪雁.電子檔案管理基礎[M].北京：清華大學出版社，2006.

[2] 殷旭.談新時期如何做好機關事業單位人事檔案管理工作[J].社會科學：引文版，2017（9）：130.

[3] 楊帥.人事檔案風險管理和有效防范方案[J].南風，2015（23）.