大數據背景下電子檔案管理問題及對策分析

吳旭光

摘要：作為又一次顛覆性的繼物聯網、云計算之后的技術革命，大數據在短暫的時間內深刻改變著各行各業。本文通過分析大數據背景下電子檔案管理問題及對策，有利于實現互通互用檔案資源，實現促進檔案事業發展的目的。

關鍵詞：大數據；電子檔案管理；共享

大數據這一觀點最早是由麥肯錫提出來的，指的是大規模的一種數據集合，具有四大特征，即低價值密度、數據類型多樣、數據流轉快速和海量的數據規模。對于機關事業單位來說，電子檔案已成為重要信息資源，電子檔案管理亦成為檔案管理最主要的方式。對電子檔案進行管理，包括收集建立電子檔案、整理歸納、處理加工、更新使用等環節。

一、電子檔案的特點

所謂電子檔案，就是儲存載體是U盤、磁盤、光盤等介質，可以被計算機識別處理，同時，可借助網絡實現共享傳遞的信息材料。

紙質檔案和電子檔案均是有價值的通過實踐所形成的信息資源，它們既有共性也又差異。對于當前檔案資料，電子檔案大多以紙質檔案為基礎，在一定程度上，更改、核對及錄入電子檔案均須參照紙質檔案，且檔案由紙質化轉向電子化，是檔案管理技術歷程的延續及發展。同時，在許多方面，它們又具有差異，例如保存資料載體的方式不同，更新使用方式不同，文件的歸檔分類不同，要求管理人員具有不同技能等等。

總而言之，電子檔案更為貼切當前信息化時代的要求，對于紙質檔案所存在的絕大多數問題，電子檔案可以予以解決。借助載體，電子檔案存儲密度充足，對占地空間要求小。同時，在存在健全的電子檔案系統下，使用、抽調、查詢、歸納及接收檔案均十分便利和快捷，不但便于統一管理檔案，還可以將工作步驟簡化，使時間減少，工作效率極大提高。但在大數據背景下，當前電子檔案管理卻存在一些問題。

二、大數據背景下電子檔案管理存在的問題

（一）難以把握電子檔案原件的真實性

當前，盡管各企業使用了電子檔案管理。但是，企業卻不是很重視它。關于對企業發展電子檔案管理的作用和重要性，許多領導者并未意識到。上行下效之下，導致對電子檔案工作相關人員的松懈與忽視，以及不太重視或忽視電子檔案的真實性。此外，很容易刪除或是修改電子檔案，同時由于和紙質檔案相比，電子檔案很難對比筆跡[1]，所以對刪除或修改的痕跡很難發現，這也使得檔案一旦有刪改，檔案真實性就很難保障。

（二）電子檔案內容保密性不佳

電子檔案的存在是借助互聯網技術。而隨著辦公自動化的發展，為了方便查閱與存儲，許多檔案都是存儲于互聯網或云端上，這樣導致人為泄密或遭黑客攻擊問題易出現，從而導致泄露信息，所以電子檔案保密性難以保障。同時，由于電子檔案的存在是基于計算機，一旦網絡癱瘓或計算機損壞，極易導致電子檔案的毀壞或丟失。

（三）電子檔案管理的要求較低

盡管大數據背景下的電子檔案管理已形成規模，且不斷重視相應軟件（系統安全軟件等）的運用，但在電子檔案管理的過程中還是會遇到一些問題，如監聽、被竊取、黑客攻擊或是病毒入侵等。這都表明，保證安全的系統軟件即便有安裝，也無法確保100%安全。對系統還需人員定期進行維護，防止出現安全漏洞。同時，隨著存儲軟件和電子檔案管理的增加，各地區、各公司選擇的是不盡相同的管理軟件，從而對檔案的跨區域交流和運用產生影響[2]。

三、大數據背景下加強電子檔案管理的對策

（一）做好電子檔案的安全性與真實性的維護

關于維護電子檔案真實性方面，可進行嚴格的程序操作流程的制定，并按照流程嚴格進行操作。如在產生檔案之初，對檔案進行調查，核實其正確性與真實性，保證檔案有效真實。在存儲過程中，定期殺毒與檢查需做到，確保檔案不被刪改。二是，電子檔案的安全性要想保證，安裝相應的系統軟件，如數字簽名技術、安全協議等電子檔案存儲技術，來保證電子檔案的安全。同時，除了予以技術支持外，電子檔案管理員還應加強安全意識，對電子檔案定期進行安全檢查，從而做到安全隱患或是系統漏洞能及時發現，對安全隱患及時消除，實現早發現早解決。三是，對盜取或是破壞電子檔案的行為，通過立法的形式加以約束。同時，對于電子檔案的法律憑證作用，還可通過法律的形式來確定，從而為管理電子檔案提供法律依據，使電子檔案的安全與真實得到更好保證。

（二）制定相應的電子檔案管理標準和規范

隨著電子檔案的普及，產生許多電子文件。這將一定的壓力帶給了管理工作，基于此，對電子檔案管理，當前提出的要求是建立嚴密、合理、科學的電子檔案工作規范和標準。才能標準、規范、科學的對儲存歸檔、鑒定、整理以及形成電子檔案的工作進行操作[3]。在有序規范管理電子檔案的同時，也一定程度上方便了使用與調閱電子檔案。

（三）培養高專業、高素質的檔案管理人員

雖說大數據背景下的電子檔案管理讓人力成本極大減少，但還是離不開人員。并且較之紙質檔案管理工作，對操作人員，電子檔案管理工作要求他們更為專業。這就要求機關事業單位培養一批既對計算機專業技術精通又對檔案管理業務懂的人員。對于培養檔案管理專業人員方面，可以一邊對專精計算機技術或是熟悉檔案管理的人員進行相應培訓，一邊招聘滿足要求的人員，從而確保對電子檔案管理技術人員可更快掌握。另外，還可進一步培訓升級管理人員，使他們在做好本職工作的同時，學會并將符合本單位實際情況的管理軟件設計出，從而對電子檔案更高效、快捷、方便的進行管理與存儲。

（四）做好長期保存電子檔案的工作

在存儲電子檔案中，不僅要對安全措施嚴格加以遵守，對檔案還可進行備份存儲，防止電子檔案一旦出現損毀，而導致發生嚴重損失。二是，為了避免對電子檔案網絡攻擊造成的損失，在存儲時，可采用移動硬盤等介質。三是，對檔案的存儲設備，還需定期進行查殺病毒與維護，從而做到未雨綢繆。四是，雖說紙質檔案逐漸被電子檔案所取代，但前者還是有優點的，檔案若較為重要，在進行電子存儲時，還可使用微縮膠片或紙質檔案等進行各種方式的保存，來更好的保證檔案安全。

結語

在大數據背景下，在實際應用中盡管電子檔案管理仍存在問題，但因其便利、快捷、高效的特點，已成為許多機關事業單位的首選。對于管理中的問題，機關事業單位應給予重視，并主動積極尋找解決對策，從而使電子檔案管理工作更加高效。

參考文獻：

[1] 張丹菊.基于大數據時代下的電子檔案管理研究[J].城建檔案， 2016，（7）：68-69

[2] 左平.大數據時代的電子檔案管理與服務[J].通訊世界，2017，（3）：220

[3] 李一，劉邦凡，何太淑等.論大數據環境下的電子檔案管理[J].電子商務，2016，（10）：10，66