淺談計劃生育檔案管理中的創新

畢洪軍

成武縣茍村集鎮人民政府衛生計生辦公室 山東菏澤 274200

一、計劃生育檔案管理存在的問題

（一）各級主管部門對計劃生育檔案管理認識不到位

各級主管部門對檔案管理沒有給予足夠的重視使其成為一般性的工作。往往是領導只注重完成工作的任務量而無人過問完成工作后的材料整理歸檔工作。這種問題造成計劃生育檔案管理的滯后無發展、不重視、無創新大量材料積存。

（二）檔案內容虛假

由于管理不嚴謹負責整理材料的工作人員不上心，常常造成檔案丟失、錯誤、遺漏、破損和發霉。為了迎接上級檢查，突擊編造數據弄虛作假、使資料反映不出真實情況。

（三）材料管理人員整體水平低

現在從事計劃生育檔案管理的工作人員，很多沒有接受過相應專業的培訓，使檔案管理成為一項人人都能干且人人都干不好的一項邊緣工作。

（四）管理制度不完善

計劃生育檔案管理的要求并不是很高，加上計劃生育發展的每個階段對檔案整理的質量要求不一樣，使目前的管理制度缺乏規范化統一化。沒有統一的檔案號、目錄號段，沒有規范的案卷題名，特殊案卷沒有標記等等造成計劃生育檔案比較混亂。

（五）數據庫建設水平低

已經建立的數據庫紙質資料過多查找不方便，電子數據庫長期不更新降低了工作效率。

二、計劃生育檔案管理的創新

創新才能有進步。要發展就要有創新，檔案事業也是如此。計劃生育的檔案管理工作應當不斷創新，并且只有不斷創新才能使檔案事業適應和服務于社會，跟上當今和未來世界發展的步伐，適應社會主義市場環境對檔案工作的需要。在工作實踐中不斷的提高自身的適應性從而更好地為社會服務，并在今后的發展中更好地適應社會主義市場環境。所以鄉鎮應加大對計劃生育檔案的管理，認識檔案管理在計劃生育工作中的重要性。全面提升工作人員知識素質和業務素質定期組織工作人員學習檔案管理相關專業知識確保工作質量、提高工作效率。可以對資料進行科學地采集并熟練掌握計算機收集、整理、鑒定、著錄的操作。能夠在工作中發現問題并解決問題肩創新的意識與觀念。

三、計劃生育檔案管理數字化

（一）檔案信息時代發展的要求

首先計劃生育檔案管理數字化、網絡化是提高檔案的管理效率的有效手段。檔案信息網絡化的利用，為計劃生育檔案工作提供了極大的便利。其將計生檔案工作推進了一個嶄新的工作環境使計生工作的開展進入了良性循環之中。其次檔案數字管理化為計劃生育檔案工作者提供了更加方便、快捷、高效的工作方式。檔案數字管理化可以將檔案及時歸檔為使用者提供便利。

（二）計劃生育檔案信息數字化是計算機大量應用于計劃生育管理的必然結果

計劃生育工作需要查閱和建立工作地區范圍內所有人員檔案和戶籍檔案計算機網絡化管理的出現使計算機從輔助性的工具很快發展成一種工作環境并伴隨著應用的普及而演變為一種工作方式。

四、計劃生育檔案管理的發展方向

計算機現代化的標志將計算機應用于檔案管理中不僅可以提高工作效率同時還可以提高工作質量、節約成本。檔案管理的數字化將成為未來計劃生育檔案管理的發展方向。首先建立全國統一的計算機檔案管理軟件整理以前積累的檔案將其按照軟件要求分類錄入做到格式統一、規范、準確率高。這樣方便數據的儲存以及各部門間的數據傳送。其次建立統一計算機數據管理制度根據檔案的重要性、利用率以及價值進行分次著錄。首先錄入反映問題單一或查考價值不高的檔案其次錄入同一內容的檔案最后錄入反映問題復雜的文件或一些重要文件。

綜上所述新時代的計劃生育檔案管理工作需要我們積極探索新理論加強計劃生育檔案管理工作的管理提升工作人員技術水平重視創新及數字化建設。檔案管理在計劃生育工作中發揮的作用不可被忽視作為計劃生育工作者我們要更加科學、合理地對檔案進行編排和管理精煉檔案材料、充實檔案內容，切實提高檔案工作的水平。推進網絡化、規范化、組織化和制度化建設，使計劃生育檔案管理工作再上新臺階。