大數據時代的企業檔案管理信息化建設探討

于 紅

中交一航局第三工程有限公司 遼寧大連 116083

隨著互聯網的普及，社會信息化進程加快，在此趨勢下企業紛紛開始經營和管理的信息化建設，對于檔案管理信息化是其中建設的重要部分。企業經營過程中產生了海量數據，只有運用信息技術、計算機技術才能有效從大量的信息中搜集和利用目標信息。此外，檔案管理信息化幫助企業實現數據共享化、實時化和網絡化，通過多個部門和專業互相協同，使之管理更具科學性。

一、企業檔案管理信息化建設的必要性

隨著網絡、信息技術的出現，數字化的浪潮正席卷全球，這場涉及人們工作生活方方面面的新技術，正極大程度改變著生產方式。由此產生海量的信息資源，它們也是企業發展的重要助力，是提升自身市場競爭力的關鍵。在這場浪潮中，企業檔案部門承擔著更為重大的任務，它所管理的信息資源是為企業決策層和管理層提供決策依據的關鍵。傳統的檔案管理方式，在歸檔、分類、記錄和保存方面存在效率過低，且人工化程度過高的問題，檔案信息的更新和記錄存在一定的滯后性，使得提供的檔案管理功能只有簡單的查閱，未能開發和拓展檔案信息的其他應用。

為了最大程度提升市場競爭力，企業紛紛建立自身的企業網，它為企業經營、管理提供了較好的工作環境，改變了傳統的工作方式，通過企業網能夠實現電子商務交易、項目研討等功能，這些網絡軟、硬件設施的建立，促進了檔案管理信息化建設，對檔案管理提出了更高的數據管理和應用要求[1]。

在大數據時代下，信息資源日趨數字化，文件的傳遞也傾向于在網絡上傳輸，存儲介質也從傳統的紙質材料轉向數字化存儲，正是檔案管理工作環境的變化，文件呈現動態化管理的趨勢。借助于新設備和新技術，為檔案管理信息化建設創造良好條件，通過建立相對完善的檔案管理系統，使檔案的管理和利用變得更加便捷，在模糊查詢、組合查詢方面有更突出的表現，使得存儲的檔案形式也發生了一定的改變，出現了視頻、聲音、圖片等新檔案格式。

二、企業檔案管理信息化建設的策略

（一）改善檔案管理軟、硬件環境

相對于傳統檔案管理機制，信息化的檔案管理對于軟件和硬件的需求較高，前者需要足夠的技術支持，在檔案利用方面開發新的功能或工具，以此加強檔案在整理、保存和傳遞的安全和穩定；后者需要足夠的存儲設備、服務器、掃描儀、路由器等設備。在軟件層面，需要根據企業自身的實際情況，選取合適的檔案管理模式，基于網絡信息傳輸速率和安全的前提，以企業檔案網站作為檔案的管理平臺，由此構建相應管理系統，由此實現檔案信息數字化、網絡化。

企業檔案網站是面向外界的重要窗口，是網絡上的一個站點，依據企業管理的需要決定是否面向公眾或僅在公司內部運行。相比于傳統封閉化的檔案管理模式，檔案管理信息化各注重信息資源的傳遞和共享，通過檔案網絡系統的建設，使其管理的數據和信息能夠有效傳輸給有需要的用戶。鑒于此，該網絡系統向用戶提供信息查詢以及常規的檔案利用等服務，它的表現界面為普通的網頁形式，同時企業生產經營數據與數據庫保持同步[2]。

（二）建立檔案管理信息化標準

隨著企業的生產經營逐步實現管理和經營網絡化，隨之涌現了大量的電子文件和檔案，這些文件的存儲介質、格式都存在一定的差異，造成了電子文件管理的難度，為了更好地對這些文件進行統一管理，需要為此建立檔案信息管理標準，以制度作為檔案管理工作的保障。目前，我國也出臺了一系列關于電子檔案的國家標準，這些標準涵蓋了光盤存儲、歸檔和管理要求。但是，這些標準并不一定適用于每個企業，因此要在國家標準的基礎之上，結合自身的實際情況和管理需要，制定個性化的檔案信息化標準體系。

若是企業沒有建立起檔案管理信息化的標準體系，那么很容易在搜集文件和使用時，出現軟件不兼容、存儲錯誤的問題，對于后續的系統升級和改造帶來非常大的阻礙。此外，與提供技術支持的公司出現合作的變故，合作公司不能再為企業提供技術支持，又由于標準體系不健全，使得新的軟件開發公司不能有效銜接和接入現有的檔案管理信息系統。之所以出現這種情況，很大部分與前合作公司的開發語言以及開發系統的運行環境有關，使得數據庫與新的軟件在兼容方面出現問題。此外，數據庫硬件規格不一樣，導致企業的許多檔案管理操作只能單向進行，無法實現有效的資源共享。

因此，企業要重視數字檔案管理標準體系的建設，在建立數據庫以及檔案管理系統前，需要建立好相應的標準，然后再讓軟件開發公司根據此標準開發出適合企業長期發展和經營需要的檔案管理信息系統。關于建立的信息化標準，需要注意以下幾點：1、檔案管理標準；2、硬件設施標準；3、檔案數字化加工標準；4、檔案保存、記錄和管理的運行平臺標準；5、信息、數據傳輸標準。

（三）構建安全的檔案安全防護體系

上文提到，檔案管理信息化更注重信息的共享和利用，它具有網絡化的特點。因此新的檔案管理模式更開放，特別是在大數據時代，容易被病毒、黑客和競爭對手利用技術手段，對企業檔案信息進行竊取、破壞。因此很有必要采取反病毒、反網絡攻擊的安全措施，抵御檔案信息的網絡風險。此外，還要加強信息資源共享、信息審計等方面的制度建設，強化商業機密信息和數據的保護力度。

首先是基于大數據時代、檔案管理信息化的環境，制定針對性強的機密信息保護制度。通過為信息數據的使用者，按照員工的層級和檔案設立相應的等級權限，盡可能減少機密信息被接觸的數量。對于經常接觸到機密數據或信息的關鍵崗位的員工，要與其簽訂保密協議，降低機密檔案信息泄露的風險，避免這些員工為了私利出賣公司機密。在此基礎上，及時更新機密信息，將不再需要保密或過時的信息進行公開。其次，是建立信息資源的共享制度，為了提升檔案信息的利用率，需針對檔案信息制定詳細、完整的關于查詢、復制和傳輸等方面的操作細則，根據檔案的保密程度和等級，限定傳播范圍。最后是建立信息審計制度，需要在企業內組建信息審計與監控小組，負責監督檔案信息的使用情況，針對檔案信息系統的安全性進行評估，防范信息泄露的風險，及時處理發現的問題[3]。

（四）建設高素質的檔案管理信息化人才隊伍

企業檔案信息管理的執行主體是人，哪怕新的檔案管理模式在操作和管理自動化水平有了一定程度的提高，但是也不能完全取代檔案管理人員，對其的綜合素質提出了更高的要求。檔案信息管理不僅是保存和記錄信息數據，同時將企業現有的信息資源轉化為有效情報。而這項操作，要求對企業生產、財務以及銷售方面的流程有一定的了解，需要懂得技術和管理的復合型檔案管理人才。

加強檔案管理人才隊伍建設，可以從以下幾個方面入手：1、校企合作，以人才定向化培養模式，從高校獲取符合企業發展需要的人才資源。2、通過定期或不定期的員工培訓，加強企業檔案管理的水平，加強信息技術、網絡技術的應用能力。熟悉國家新出臺的法律法規、企業生產經營流程以及保密工作的培訓。

結論

綜合上述，在大數據時代下檔案管理信息化建設，是企業實現長足發展的關鍵，是對企業信息資源的深度開發和利用。因此，要明確企業整體規劃，確立科學目標，利用各種科技手段和管理方法提高工作效率，進一步推動企業檔案信息化建設良性發展。