公路工程合同信息化管理的必要性初探

張迅

摘要：隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國的城市化進(jìn)程不斷加快，使得公路工程項目越來越多，有利于完善城市公路體系，推動城市經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展。但在進(jìn)行工程公路建設(shè)時，經(jīng)常會出現(xiàn)合同管理問題，給后續(xù)的工程結(jié)算帶來了很大的難度，不利于企業(yè)的發(fā)展。而將信息化技術(shù)應(yīng)用在公路工程合同管理中，能有效簡化管理流程，向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方向發(fā)展，保障管理質(zhì)量，推動企業(yè)安全、穩(wěn)定的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】公路工程；合同管理；信息化管理

1.淺析公路工程合同信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建方案

1.1設(shè)計思路

合同信息化管理系統(tǒng)是基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)而發(fā)展來的，有利于企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行數(shù)據(jù)采集、分析與管理，保障合同的規(guī)范性與完整性。因此，應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)系統(tǒng)建設(shè)，確保信息化質(zhì)量。通過管理系統(tǒng)的建設(shè)，做到管理的精細(xì)化，系統(tǒng)化，從而提高管理效率與水平。例如，一是，為了保障信息化系統(tǒng)的操作效果，應(yīng)支持遠(yuǎn)程技術(shù)，便于進(jìn)行遠(yuǎn)程操作，保障合同管理擺脫時空限制，并可設(shè)計移動客戶端，與HCS6.5系統(tǒng)相接。同時，加大網(wǎng)關(guān)平臺的建設(shè)力度，將本地存儲與遠(yuǎn)程存儲進(jìn)行組接，將各項必要資料電子化，與結(jié)算審計工作相結(jié)合，確保過程資料有記錄，不丟失。二是，在管理系統(tǒng)各職位的權(quán)限設(shè)置，明確各崗位職責(zé)與行為半徑，提高工作效率。

1.2模塊設(shè)計

第一，當(dāng)施工單位履行工程合同時，要嚴(yán)格按照工程工期進(jìn)行施工，避免出現(xiàn)違約等問題。因此，需要設(shè)計進(jìn)度模塊，統(tǒng)一對材料、變更、計量、資金、施工過程等進(jìn)行管理，便于核查工程進(jìn)度。

第二，公路工程合同對施工質(zhì)量有嚴(yán)格的要求，通過設(shè)計質(zhì)量模塊，可對合同履行情況進(jìn)行分析，輔助監(jiān)理部門進(jìn)行質(zhì)量管理，保障合同履行質(zhì)量。

第三，工程費(fèi)用管理也是合同信息化管理的重要內(nèi)容，有利于施工企業(yè)實(shí)時控制工程花銷情況，避免出現(xiàn)超預(yù)算的問題。因此，需要設(shè)計工程費(fèi)用管理模塊，并規(guī)劃支出、時間、項目、申請人等單元，便于進(jìn)行管理[1]。

2.探究公路工程合同信息化管理的必要性

現(xiàn)階段，我國很多企業(yè)、單位在進(jìn)行公路工程合同管理時，仍采用人工管理的模式，通過人力來進(jìn)行控制。但由于合同內(nèi)容比較多，包括合同工期、注意事項、款項規(guī)定等，容易出現(xiàn)管理疏忽等問題，導(dǎo)致企業(yè)面臨合同風(fēng)險，不利于企業(yè)的發(fā)展。而隨著信息化技術(shù)的出現(xiàn)，開始應(yīng)用在工程合同管理上，以實(shí)現(xiàn)信息化、動態(tài)化管理，確保公路工程合同管理質(zhì)量，發(fā)揮其應(yīng)有的價值。

2.1完善合同管理內(nèi)容

對于公路工程項目來說，在簽訂工程合同時，其管理內(nèi)容主要包括參與者、工程時間、工程變更、費(fèi)用支付、法律索賠等。傳統(tǒng)的管理方法，需要工作人員逐一核對合同信息，確定管理內(nèi)容的完善性，防止出現(xiàn)疏漏問題。而應(yīng)用公路工程合同信息化管理系統(tǒng)，可對工程的全壽命周期進(jìn)行管理，以完善管理內(nèi)容。例如，以某公路施工企業(yè)為例，在進(jìn)行合同信息化管理時，從領(lǐng)取標(biāo)書開始就進(jìn)行管理與記錄，直至工程竣工結(jié)束。通過這種方式，有利于企業(yè)將每一階段的合同管理內(nèi)容輸入至系統(tǒng)中合理規(guī)劃至各個模塊中，管理人員可直觀了解合同管理內(nèi)容的完善性，并及時進(jìn)行補(bǔ)充，避免企業(yè)出現(xiàn)合同危機(jī)。

2.2控制工程成本

施工企業(yè)通過控制工程成本，有利于提高企業(yè)的利潤空間，降低超預(yù)算的幾率，避免企業(yè)出現(xiàn)費(fèi)用危機(jī)。主要是因為公路工程施工周期長、投資量高，要求企業(yè)加強(qiáng)費(fèi)用管理，以實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益。對此，企業(yè)通過構(gòu)建工程合同信息化管理系統(tǒng)，有利于將各項費(fèi)用支出項目記錄下來，及時進(jìn)行管控。例如，以材料成本為例，材料費(fèi)用占公路工程總費(fèi)用的60-70%左右，對工程成本會造成嚴(yán)重的影響。因此，需要企業(yè)制定材料限額標(biāo)準(zhǔn)，并對各個施工階段材料的使用情況進(jìn)行數(shù)據(jù)收集，有利于明確材料成本，并進(jìn)行后續(xù)的規(guī)劃。若某一階段材料成本超標(biāo)時，工作人員可及時調(diào)整費(fèi)用支出規(guī)劃，一方面可通過減少人力投入來減少費(fèi)用支出，以平衡材料支出成本，另一方面可完善材料使用規(guī)定，要求各施工隊提高材料利用率，若超出限額標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)處罰，提高施工人員的成本意識，防止出現(xiàn)超預(yù)算的問題。

2.3強(qiáng)化工程進(jìn)度管理

做好工程進(jìn)度管理工作，有利于企業(yè)順利完成合同工期規(guī)定，避免發(fā)生違約風(fēng)險。同時，若出現(xiàn)工程逾期等問題時，不僅會對企業(yè)的信譽(yù)造成影響，更會增加工程成本，不利于企業(yè)的發(fā)展。對此，企業(yè)在應(yīng)用公路工程合同信息化管理系統(tǒng)時，可通過工程進(jìn)度模塊，將各個施工階段輸入至模塊中，并明確工期期限。如以某施工企業(yè)為例，確定B1標(biāo)段工程路基施工時間為15d，根據(jù)企業(yè)施工能力來規(guī)劃人力、物力投入方案，以控制工程進(jìn)度。但由于B1標(biāo)段存在大量的軟土地基問題，給路基施工帶來了很大的難度，在人力、物力不變的情況下，B1標(biāo)段共施工21d。在這種情況下，若其他階段施工進(jìn)度不變的情況下，公路工程會逾期6d完成，使得企業(yè)面臨違約風(fēng)險。對此，該企業(yè)及時對后續(xù)的排水工程、路面工程、橋梁工程等進(jìn)行了調(diào)整，通過信息化管理系統(tǒng)，將工程大模塊細(xì)化成若干小模塊，不僅要增加人力、物力的投入，還要在施工時間上進(jìn)行調(diào)整，通過加班來追趕工期，并實(shí)時與工程進(jìn)度進(jìn)行比較與核查。最終該企業(yè)不僅按時完成工期，還提前4d竣工，為企業(yè)挽回了近400萬元的損失。

2.4保障公路工程施工順利進(jìn)行

第一，傳統(tǒng)的公路工程合同管理模式以人工管理為主，要求工作人員加強(qiáng)紙質(zhì)合同的存儲、管理等工作。但在實(shí)際管理時，容易受到保存環(huán)境、保存條件的影響，導(dǎo)致合同出現(xiàn)丟失、泄露、損壞等問題，對企業(yè)的發(fā)展造成了嚴(yán)重的影響。而通過發(fā)展信息化管理體系，可將紙質(zhì)檔案信息完整的輸入至系統(tǒng)中，并以電子數(shù)據(jù)的形式展現(xiàn)出來，并可進(jìn)行備份管理、設(shè)定訪問權(quán)限，能有效提高合同的安全性，保障各個施工階段嚴(yán)格按照合同要求執(zhí)行。

第二，公路工程具有施工周期長、投資總量大等特點(diǎn)，使得合同相關(guān)文件數(shù)量比較多，給合同的分析、整理等工作帶來了很大的難度。對此，企業(yè)通過應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)，有利于將不同的文件輸入至系統(tǒng)中，并根據(jù)文件內(nèi)容來設(shè)計相應(yīng)的模塊，如招標(biāo)模塊、施工模塊、管理模塊、費(fèi)用模塊、竣工模塊、法律模塊等。既便于文件的獲取與管理，又可保障處理與使用效率，以發(fā)展統(tǒng)一管理模式。

第三，公路工程合同信息化管理系統(tǒng)是基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)而發(fā)展，為信息的傳輸工作提供了便利的途徑。當(dāng)進(jìn)行工程施工時，一旦發(fā)生突發(fā)事件，可及時對合同信息進(jìn)行更新，有利于發(fā)現(xiàn)合同履約中存在的問題，并及時進(jìn)行合同修改與變更，避免企業(yè)發(fā)生違約風(fēng)險，實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的效益。

3.結(jié)束語

綜上所述，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與公路工程合同管理工作進(jìn)行結(jié)合，有利于創(chuàng)新信息化管理系統(tǒng)，對合同內(nèi)容進(jìn)行全方位管理，可及時發(fā)現(xiàn)合同中存在的問題，并制定正確的管理方案，以保障施工質(zhì)量和進(jìn)度，控制工程成本，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

【參考文獻(xiàn)】

[1]吳玉英.公路工程合同信息化管理的必要性[J].內(nèi)蒙古公路與運(yùn)輸，2013（01）：46-47.

[2]周超睿.論公路工程合同的信息化管理[J].交通標(biāo)準(zhǔn)化，2012（16）：146-147.