關于提高油田企業檔案管理水平的幾點思考

龔疆濤

（新疆油田分公司檔案中心，新疆 克拉瑪依 834000）

隨著我國改革開放以來，經濟發展迎來了突飛猛進的變化，很多企業都如雨后春筍般紛紛成立，為了促進企業的良心發展，加強國家對社會經濟的調節和管理作用，我們國家也出臺了相關的政策法案對企業檔案管理工作進行規范。隨著社會主義市場經濟的不斷深入發展，很多企業面臨著轉型升級，尤其是油田企業，在轉型升級的過程中，企業檔案管理工作是非常重要的一塊，要做好企業檔案管理工作，必須要從企業的經營管理實際狀況出發，將市場狀況與自身發展狀況結合起來，統籌企業的檔案工作，保證檔案管理工作能夠及時有效地開展，為企業的轉型升級注入新的活力。

一、檔案管理工作在油田企業經營發展過程中的重要作用

（一）為企業的生產運營提供信息參考

油田企業在經營管理的過程中，檔案管理工作十分重要。對于企業日常的工作記錄，項目報賬以及資金流轉等信息都是由檔案管理部門進行記錄存檔保留的。這些數據信息都是企業在經營管理過程中的真實記錄，對企業今后的經營管理有著重要的指導和借鑒作用，在日后企業面臨重大決策的時候，通過這些信息可以幫助決策者分析局勢，從而保證科學決策，推動企業健康發展。

（二）豐富企業的文化氛圍

檔案管理工作是企業經營管理工作的記錄和存檔，這些數據和信息最能體現出企業在發展過程中的價值觀念以及文化氛圍，要了解一個企業的文化環境，這些就是最好的最直接的反映。在企業檔案中，有很多圖書的照片、影像以及文字記錄，這些都是企業成長過程中最珍貴的回憶，凝聚著每一個員工的付出和努力，通過這些可以加強企業員工之間的團結，增強員工的凝聚力和創造力，為企業營造一個良好的文化氛圍。

（三）明確企業權責，減少不必要的企業糾紛

檔案是企業經營管理過程中的真實記錄，因此在一定程度上具有很強的法律效應。當石油企業在經營管理過程中與其他企業或個人發生法律沖突的時候，這些檔案可以作為直接證據。相關的檔案記錄在維護企業利益和員工的基本權益的過程中起著重要的作用，能夠明確企業的權力和責任，減少企業的不必要法律糾紛。

二、現階段我國石油企業檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理缺乏必要的資金支持，管理存在一定的缺陷

在石油企業經營早期的時候，很多檔案管理工作基本都是由人工進行的，這樣進行工作不僅效率難以滿足要求，而且很多數據的準確性和真實性都難以得到保證。隨著計算機科學技術的發展和應用，近年來石油企業基本已經全部實現信息化管理。但是信息化管理需要必要的設備和專業人才，這就需要石油企業給予大量的資金支持。但是很多是由企業的相關領導對檔案管理工作缺乏重視，在經營管理的過程中對檔案管理的資金支持不足，很多基礎設備都難以滿足實際要求，導致石油企業的檔案管理工作難以正常開展，基礎設施以及相關的配套管理工作都達不到要求，這樣下去對石油企業的發展必然會造成一定的制約。

（二）信息收集渠道不足

現代市場經濟發展速度是日新月異的，很多重要的信息和數據都很難得到，石油企業要想提高自身的核心競爭力，就必須緊隨市場的變化，把握市場變化的相關信息和數據，利用這些信息和數據對市場進行精準的判斷和預測，以此來減少企業發展過程中的風險。因此企業的檔案管理工作顯得十分重要，企業必須加強對檔案管理系統的重視和投入，拓寬市場信息收集的渠道和途徑，才能及時準確地把握市場的變化，利用市場來增強自身的影響力和競爭力。但是就目前石油企業的發展狀況來看，很多石油企業都沒有意識到市場信息收集的重要性，對于建設檔案管理系統的重視程度遠遠不夠，沒有專業的市場調研部門和信息收集渠道，信息收集渠道十分狹窄，無法很好地完成信息收集的工作。

三、提高油田企業檔案管理水平的方法和措施

（一）增加對企業檔案管理工作的資金支持，建立完善的信息管理系統

石油企業在日益激烈的市場競爭環境中要想保持自身的競爭力，就必須建立完善的檔案管理系統，實現檔案管理信息化建設，以此來幫助企業更好地把握市場的變化動向，依托市場的動向做出正確的決策，推動石油企業又快又好的發展。當企業建立檔案管理系統的過程中一定要做好資金的支持，這一點是最基礎的，企業相關的管理人員一定要把眼光放長遠，從宏觀層面來審視企業檔案管理工作的重要性以及對企業生存發展的重要作用，要從企業的長遠發展來看。對企業檔案管理工作提供必要的資金支持，保證企業的檔案管理工作能夠正常進行，建設一個現代化的檔案信息管理系統，為企業的發展注入新的活力。

（二）拓寬企業信息收集渠道，加大企業檔案收集的力度

檔案是企業在發展過程中的重要記錄，是企業在發展過程中的一筆重要的財富，對于企業的發展以及競爭都有著重要的意義。企業要保持自身發展的核心競爭力，就必須建立健全檔案收集制度，對企業檔案信息進行科學有效地收集管理。在另一方面，除了檔案信息收集之外還應該培養一批專業的高素質檔案管理人才，加強對檔案管理人才的技術和素質培訓，保證所有的工作人員都能夠熟練操作檔案管理系統，適應檔案管理的工作環境和工作模式，為企業的檔案管理工作提供重要的智力支持。

（三）保證企業檔案的安全管理

檔案對企業的生存發展有著重要的影響，在企業檔案管理工作中檔案安全十分重要，不僅要保證實體檔案的安全，還應該重視電子檔案的安全。隨著現代計算機信息技術的發展，很多檔案都是以電子檔的形式存儲在計算機中，這些電子檔案的傳輸和收集十分方便，給企業的檔案管理帶來便利的同時也對企業的信息安全造成了一定的挑戰，為了保證企業的檔案信息安全，企業在檔案管理過程中一定要注意網絡安全，要對企業的計算機網絡系統進行檢查，保證計算機網絡系統的安全，并且還應該對檔案信息做好備份工作，避免檔案信息的丟失，保證所有信息的安全。

四、結語

企業檔案管理是企業在經營發展過程中的一項非常重要的工作，對企業的生存和發展的各個方面都有著十分重要的影響。企業檔案管理工作是一項十分復雜并且煩瑣的工作，這需要有極強的業務能力和責任心才能夠完成。新時期我國的油田企業也在不斷地轉型升級，油田企業的檔案管理工作也進入一個非常關鍵的時期，在這一關鍵時期，要做好油田企業的檔案管理工作，就必須依靠企業的相關部門的積極配合，加強對檔案管理工作的投入和重視程度，為檔案管理工作的開展減少壁壘。檔案管理工作人員也應該在實踐中提高自己的業務能力和專業素質，結合自己的專業知識和企業的發展狀況，認真做好自己的工作，完善石油企業的檔案管理工作，使石油企業的檔案管理能夠更好地促進企業的發展，增強企業的核心競爭力，為企業的長遠發展注入活力，保證企業能夠在不斷變化的市場環境下健康穩定地發展。