新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策

（東臺市交通運輸局，江蘇 鹽城 224200）

所謂電子檔案實際上指的就是利用計算機內置的磁盤系統對單位中的檔案文件進行電子化的歸納與存儲，正常來講，電子檔案的計量單位為案卷。和過去的紙質檔案管理相比，電子檔案可以有效解決檔案管理工作所需的人力物力資源，并使相關單位的工作效率得到有效提高。然而在我們國家很多企事業單位里面，相關工作人員對于電子檔案的重視程度依舊比較低，負責這項職責的相關工作人員也都是秉持敷衍了事的態度進行相關工作，其電子檔案管理的技術水平相對來講也比較落后。這種情況也就造成了我國電子檔案管理出現了比較大的問題。

一、電子檔案的特點分析

在科學技術以及信息技術不斷發展變化的背景下，相應的電子信息管理技術也在不斷健全完善，檔案的管理工作也隨之發生了比較大的變化，電子檔案開始逐漸取代了紙質檔案。和紙質檔案相比，電子檔案在管理上更加的方便快捷。而且對于管理人員來講，對電子檔案管理更是一種挑戰，更是可以使自身的管理水平以及管理能力得到進一步的提高。電子檔案管理和過去的紙質檔案管理相比是完全不一樣的：首先，電子檔案是完全數字化的，其載體也有以前的書本變成了系統光盤，文字也被數字化處理了，而且連檔案的生成過程都是一個數字化的過程，屬于完完全全的數字化管理；其次，電子檔案的信息實際上是完善獨立存在的一個個體，其能夠自由的進行變化傳輸，形態也比較多樣，并且可以轉移到所有的存儲盤里面去，而且其內部信息完全不會有變化產生。

二、電子檔案管理中存在的問題

（一）缺乏對檔案管理工作的重視，難以有效把握電子原件的準確性

在當今這個新形勢下，雖然我國的很多企業都展開了電子檔案管理工作，但是負責這項工作的相關工作人員的思想意識以及思維方式還沒有轉變過來，對于電子檔案管理的重要性也沒有足夠的認識，缺乏對相關工作的了解，僅僅是簡單地將檔案以電子的形式完成錄入。在進行電子檔案管理的時候，還有一些人為的錯誤出現。經常會因為管理人員的一時疏忽大意更造成導入信息的錯誤，這種情況甚至會使以后的信息調度使用都出現比較大的問題。

（二）檔案管理應用的軟件類型復雜，對工作中存在的潛在問題也不夠重視

現在，我們國家不同的企業所使用的電子檔案管理軟件也是多種多樣的，企業都是以自己為標準，根據自身的實際情況選用更加方便自己工作的系統軟件。但是因為軟件所屬開發企業不同，對其進行維護的人員也就各不相同，因此在進行管理的時候很有可能出現信息被復制或者被竊聽的情況，還有很大可能受到病毒的攻擊。除此之外，電子檔案管理會出現問題的原因還有以下兩種，一個是企業所使用的軟件自身就有缺陷存在，另一個就是工作人員的馬虎大意。現在很多單位負責電子檔案工作的工作人員都過于相信系統的安全性，對于及時備份的重要性缺乏足夠的認識。因此，一旦電子檔案出現了問題，就會造成沒有辦法挽回的損失。另外，因為不同企業所開發出的軟件是不兼容的，所以也會有很大可能導致信息在轉化過程中出現解讀錯誤的情況。

（三）檔案管理的范圍不明確，缺乏長久性和保密性

現在，我國的很多企業在進行電子檔案管理的時候出現了一個比較大的問題就是沒有清晰的管理邊界，管理范圍也不夠明確，這種情況也就給電子檔案管理工作留下了巨大的漏洞以及安全隱患。和紙質檔案管理相比，電子檔案有一個和其完全不同的特點就是電子檔案的所有資源都是虛擬化的，不像紙一樣，可以觸摸，屬于有質有形的物體。另外，雖然現在很多的信息輸入軟件都有定期自動備份的功能，但是其備份功能依舊是有比較大的缺陷存在的，備份信息的范圍也比較模糊。因此，在進行電子檔案管理的時候經常出現因為備份工作之后造成的檔案內容不連續、斷檔的情況出現。而且，電子檔案的信息管理系統也是比較容易遭到木馬病毒的攻擊的，在遭到病毒攻擊之后，不單單會導致數據丟失，甚至相關的檔案信息還會被他人所竊取，這種情況也就造成電子檔案出現了持久性以及保密性不足的現象。

三、解決新形勢下檔案管理中存在的問題的建議

（一）通過合理工作標準的制定對電子檔案管理操作流程進行規范

要想有效解決電子檔案管理中出現問題，相關單位以及工作人員可以通過以下幾種辦法對問題進行解決：第一，應該準備多種保證電子檔案安全的方案，從不同的角度對檔案信息的安全進行保護。并在檔案信息的錄入、存儲以及調用的時候，嚴格按照相關操作規范進行工作；第二，負責電子檔案管理的工作人員必須不斷地增強自身的崗位責任心以及安全責任意識；第三，要定期對系統進行病毒查殺處理，從而保證系統運行狀態良好。同時如果對電子檔案信息進行了使用或者修改的話，相關工作人員應該注意做好備注，以便日后查詢。除此之外，我國還應該以最快的速度完成電子檔案管理的工作規范制定，并讓相關單位以此為依據展開管理工作。

（二）通過數據格式標準統一的軟件嚴格地完成各類信息的歸類整理工作

現在我國的相關單位在進行電子檔案管理的時候僅僅單純地對檔案信息進行了數據化處理，并沒有細致地考慮自己所使用的軟件格式是否合理。不同企業之間甚至使企業內部都沒有思考過格式統一的問題。這種情況也就造成了電子檔案是有格式問題存在的，使得檔案管理的對接工作十分困難，信息也難以完成有效貢獻，甚至同一家單位的不同部門之間都會出現信息格式不相容的情況。所以，在進行電子檔案管理的過程中，相關單位應該盡可能使用格式相同的軟件進行工作，并對檔案從錄入開始就進行動態的追蹤管理，從而及時地發現并解決相關問題。

（三）定期對電子檔案進行備份，做好保存工作

因為受到很多完全不一樣的客觀因素的影響，相關單位要想長期有效地完成電子檔案的保存工作是存在很大困難的。雖然這些電子信息具有不可消耗的特征，但是“金無足赤，人無完人”，人們在對其進行管理的時候不可避免地會出現漏洞和事物，最終導致這樣那樣的問題出現，這對檔案管理工作來講有著十分嚴重的影響，所以，相關單位以及工作人員在進行電子檔案管理的時候應該從以下幾個方面入手：第一，制定出嚴格的安全管理制度，定期對電子檔案進行備份，在必要的情況下可以選擇脫離本機通過第三方存儲的方式完成數據的備份處理；第二，相關單位以及工作人員必須細化各個管理環節，一步一個腳印地進行相關工作，從而盡可能避免因為人為疏忽或者操作失誤的原因造成的電子檔案損壞。

四、結束語

總而言之，在信息技術突飛猛進發展的新形勢下，電力檔案管理的出現雖然是時代發展的必然趨勢，但是其管理依舊出現了很多需要重視的情況。要想有效解決這些經常發生的電子檔案管理問題，相關單位不單單要對自身的電子檔案規章管理制度進行健全完善，還應該提升對于檔案工作管理人員的培訓力度，從而使他們的綜合素養得到最大程度的提高。除此之外，相關單位還應該不斷地進行電子檔案管理技術水平的更新提升，進而切實有效地解決電子檔案管理中出現的問題，使我國相關單位的電子檔案管理水平得到最大程度的提高，讓其為我國的經濟發展和社會進步貢獻更大的力量。