電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用探究

（貴州財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)生處，貴州 貴陽(yáng) 550025）

在檔案管理工作中，使用電子信息技術(shù)有利于改革以往的管理方式方法，編制完善的計(jì)劃方案，充分發(fā)揮電子信息技術(shù)的無(wú)紙張、系統(tǒng)化的管理作用，改革傳統(tǒng)檔案管理方式方法，提升整體工作效果。

一、電子信息技術(shù)在檔案管理中的特點(diǎn)分析

首先，采用電子信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，有利于創(chuàng)建集成化的工作模式，轉(zhuǎn)變管理載體。與傳統(tǒng)的管理方式相較，電子信息技術(shù)的應(yīng)用，可以將紙張內(nèi)容轉(zhuǎn)變成為信息化的數(shù)字內(nèi)容，利用計(jì)算機(jī)以及相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)展管理工作，使用軟件技術(shù)作為載體進(jìn)行檔案內(nèi)容的保存處理，可以創(chuàng)建數(shù)據(jù)化以及數(shù)字化的存儲(chǔ)模式。而傳統(tǒng)的管理方式主要依靠紙張以及實(shí)物作為載體，時(shí)間以及空間限制性較高，且針對(duì)內(nèi)容進(jìn)行存儲(chǔ)，對(duì)載體的依賴性較高。而在電子信息技術(shù)發(fā)展背景下，采用計(jì)算機(jī)開(kāi)展管理內(nèi)容的全程化操控處理，有利于轉(zhuǎn)變數(shù)據(jù)管理效能，實(shí)現(xiàn)信息交換的目的，打破傳統(tǒng)管理模式時(shí)間以及空間的局限性。且在信息技術(shù)的額營(yíng)業(yè)之下，可以針對(duì)檔案進(jìn)行電子文件、圖片以及虛擬圖表類型的處理，取代了傳統(tǒng)的紙張?zhí)幚砼c存儲(chǔ)方式，實(shí)現(xiàn)革新化的發(fā)展歷程。

其次，在采用電子信息技術(shù)開(kāi)展管理工作之后，可以形成分類管理的改革模式。在傳統(tǒng)檔案管理期間，主要使用文書(shū)類型、基建類型、人事類型、科技類型等方式進(jìn)行存儲(chǔ)，管理工作局限性很高，而在采用電子信息技術(shù)進(jìn)行處理之后，能夠統(tǒng)一模塊標(biāo)準(zhǔn)，完善分類功能。與此同時(shí)，利用電子信息技術(shù)開(kāi)展檔案的分類管理工作，有利于利用計(jì)算機(jī)以及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開(kāi)展工作，結(jié)合預(yù)期設(shè)定的目標(biāo)，開(kāi)展自動(dòng)化指令活動(dòng)，隨時(shí)針對(duì)管理內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。各個(gè)部門(mén)也可以結(jié)合具體的工作狀況，做好管理內(nèi)容的分類處理。例如：企業(yè)在生產(chǎn)方面、經(jīng)營(yíng)方面以及組織方面，都可以根據(jù)實(shí)際變動(dòng)狀況隨時(shí)更改內(nèi)容，也能夠結(jié)合自身的需求開(kāi)展規(guī)范化的分類管理工作。

二、電子信息技術(shù)在檔案管理中的重要性

首先，有利于提升搜集便利性。使用電子信息技術(shù)進(jìn)行的資料搜集處理，與傳統(tǒng)紙張搜集方式相較，具有便利性的優(yōu)勢(shì)，可通過(guò)信息化改革，節(jié)省紙張資源，并減少資料搜集期間的運(yùn)輸問(wèn)題，提升便利性以及有效性。對(duì)于信息化模式而言，一般利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)，在搜集資料的時(shí)候，通過(guò)電子郵件或是U盤(pán)的形式傳輸，攜帶較為便利，可以轉(zhuǎn)變以往資料搜集方式的復(fù)雜工序，提升整體處理效果，滿足當(dāng)前的管理需求。

其次，有利于提升保存的便利性。對(duì)于信息化技術(shù)而言，在保存文檔內(nèi)容的過(guò)程中，可以將其輸入到計(jì)算機(jī)中。完成資料搜集工作以后，可以根據(jù)文檔類型進(jìn)行分類的存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)分類管理目的。與此同時(shí)，可以創(chuàng)建專業(yè)化的檔案庫(kù)開(kāi)展存儲(chǔ)工作，一旦發(fā)生資料丟失的問(wèn)題，迅速就可以恢復(fù)數(shù)據(jù)，更好地提升資料安全性。

最后，有利于提升檢索查詢工作便利性。在實(shí)際管理期間采用電子信息技術(shù)方式進(jìn)行管理，可以將資料存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，轉(zhuǎn)變以往的紙張存儲(chǔ)與管理方式，通過(guò)計(jì)算機(jī)輸入關(guān)鍵詞，就可以快速檢索需要查找的內(nèi)容。與此同時(shí)，在檔案內(nèi)容發(fā)生改變的時(shí)候，還可以利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)更好地搜集相關(guān)主要內(nèi)容，快速更改，能夠轉(zhuǎn)變以往紙張查找的環(huán)節(jié)，提升工作便利性，加快工作速度，轉(zhuǎn)變以往的工作形式，達(dá)到良好的處理目的。

三、電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用建議

（一）樹(shù)立正確的觀念

在管理工作中采用電子信息技術(shù)，需要樹(shù)立正確的觀念，轉(zhuǎn)變以往的思想方式以及思維模式，充分意識(shí)到電子信息技術(shù)的重要性。隨著檔案管理難度的增加，已經(jīng)形成了保密以及復(fù)雜化的發(fā)展趨勢(shì)，管理工作顯得非常重要。尤其目前我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域發(fā)展中檔案文化以及社會(huì)性質(zhì)已經(jīng)開(kāi)始向著弱化的方向發(fā)展，但是，利用范圍逐漸擴(kuò)大，呈現(xiàn)出了發(fā)展矛盾問(wèn)題，所以，為了積極解決此類問(wèn)題，在實(shí)際管理工作中需要重視電子信息技術(shù)的應(yīng)用，編制完善的計(jì)劃方案，充分意識(shí)到電子信息技術(shù)的重要性，在形成高度重視的基礎(chǔ)上，全面提升整體管理工作可靠性以及合理性，滿足當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展需求。與此同時(shí)，各個(gè)部門(mén)還需加大宣傳力度，做好電子信息技術(shù)應(yīng)用方面的宣傳工作，使得各個(gè)部門(mén)都能在實(shí)際工作中重視電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。

（二）制定完善的統(tǒng)籌規(guī)劃方案

為了更好地采用電子信息技術(shù)開(kāi)展工作，管理部門(mén)需要制定完善的統(tǒng)籌規(guī)劃方案，根據(jù)自身的發(fā)展需求以及特點(diǎn)，編制規(guī)劃內(nèi)容，豐富管理方式方法。一般情況下，在使用電子信息技術(shù)的過(guò)程中，數(shù)據(jù)信息量很高，屬于較為系統(tǒng)并且煩瑣的工作，所以，應(yīng)根據(jù)單位的狀況，制定關(guān)于電子信息技術(shù)的應(yīng)用方案，做好各方面的規(guī)劃工作。例如：在館藏情況排查的時(shí)候，需要全面了解原始檔案的載體特點(diǎn)、類型以及數(shù)量，保證真實(shí)性，準(zhǔn)確開(kāi)展摸底工作，在了解原始情況之后，針對(duì)性地采用篩選電子信息技術(shù)方式進(jìn)行處理，例如：掃描儀技術(shù)、相機(jī)技術(shù)、攝影機(jī)技術(shù)等等，以便于進(jìn)行數(shù)字化的改革，形成科學(xué)化的管理機(jī)制。與此同時(shí)，還需重點(diǎn)開(kāi)展分類處理工作，了解特殊工作的落實(shí)特點(diǎn)，通過(guò)對(duì)電子信息技術(shù)的分析探索，形成數(shù)字化的發(fā)展模式。

（三）數(shù)字化管理措施

在采用電子信息技術(shù)進(jìn)行管理的過(guò)程中，為了更好地進(jìn)行檔案管理，需要?jiǎng)?chuàng)建合理的數(shù)字化改革機(jī)制，正確搜集資源以及內(nèi)容，提升管理工作水平。管理部門(mén)需要遵循有效性的原則，加快數(shù)字化的建設(shè)速度，提升管理價(jià)值，并增強(qiáng)工作的便利性。例如：在紙張載體掃描的時(shí)候，可能受到諸多因素的影響導(dǎo)致掃描參數(shù)不準(zhǔn)確，圖像質(zhì)量存在差異，所以，應(yīng)根據(jù)數(shù)字化的發(fā)展與進(jìn)程需求，開(kāi)展各方面的改革以及創(chuàng)新活動(dòng)，提升整體管理工作效果。

（四）分類搜集以及利用

為了更好地對(duì)檔案進(jìn)行管理，在使用電子信息技術(shù)的過(guò)程中，需創(chuàng)建分類搜集以及整理模式，做好歸檔方面的數(shù)字化管理工作。例如：使用掃描儀進(jìn)行處理，利用圖片的方式將其融入計(jì)算機(jī)中，將紙張內(nèi)容轉(zhuǎn)變成為電子圖片，提升搜集處理效率。與此同時(shí)，還可以將數(shù)據(jù)信息錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，除了可以節(jié)約空間以及時(shí)間之外，還能促進(jìn)內(nèi)容的妥善保管。與此同時(shí)，電子信息技術(shù)的應(yīng)用，還要?jiǎng)?chuàng)建專業(yè)化的管理機(jī)制，結(jié)合目前管理特點(diǎn)以及需求，更好地進(jìn)行處理。采用計(jì)算機(jī)開(kāi)展資料搜集以及利用工作，很容易受到網(wǎng)絡(luò)因素以及其他因素的影響，導(dǎo)致檔案內(nèi)容的安全性降低，甚至受到惡意篡改，嚴(yán)重影響管理工作效果。所以，為了更好地將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用其中，在電子信息技術(shù)合理應(yīng)用的情況下，使用防火墻技術(shù)、病毒篩查技術(shù)等進(jìn)行保護(hù)。也可以為檔案管理工作人員設(shè)定密碼口令，在進(jìn)入系統(tǒng)之前輸入密碼口令，以免受到不法分子的侵襲。

（五）建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍

在檔案管理工作中，雖然已經(jīng)開(kāi)始意識(shí)到電子信息技術(shù)應(yīng)用的重要性，并在實(shí)際工作中滲透電子信息技術(shù)，但是，在實(shí)際工作中還存在人員素質(zhì)問(wèn)題。主要因?yàn)楹芏鄼n案管理人員尚未全方位掌握電子信息技術(shù)應(yīng)用手法，工作形式老舊，沒(méi)有積極學(xué)習(xí)相關(guān)技術(shù)與專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致工作效率降低，難以充分發(fā)揮電子信息技術(shù)在其中的應(yīng)用價(jià)值。所以，在實(shí)際工作中為了更好地采用電子信息技術(shù)開(kāi)展管理工作，應(yīng)建設(shè)高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，全面提升整體工作效果。首先，應(yīng)聘用專業(yè)素質(zhì)較高的優(yōu)秀人才，要求工作人員掌握豐富經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)際工作期間可以根據(jù)電子信息技術(shù)特點(diǎn)以及需求等完成目前的檔案管理任務(wù)，提升整體工作水平。其次，應(yīng)對(duì)工作人員進(jìn)行階段性專業(yè)知識(shí)以及先進(jìn)技能的培訓(xùn)，尤其是年齡較高的工作人員，由于缺乏接受新事物的積極性與能力，所以，在培訓(xùn)工作中應(yīng)重視此類工作人員的學(xué)習(xí)情況，利用科學(xué)化以及合理化的方式開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)。

四、結(jié)語(yǔ)

在采用電子信息技術(shù)進(jìn)行管理的工作中，還需根據(jù)目前的實(shí)際情況以及發(fā)展特點(diǎn)，創(chuàng)建綜合性的管理模式，制定完善的考核方案，通過(guò)考核方式了解工作人員電子信息技術(shù)掌握情況，促進(jìn)其向著更好的方向發(fā)展。