人事檔案管理存在的問題及對策研究

（蘇州農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院組織人事處，江蘇 蘇州 215008）

現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展對高校建設(shè)提出了更高的要求，在此過程中需要進(jìn)一步完善人事檔案管理工作，確保對相關(guān)人員檔案進(jìn)行更為有效的管理，避免發(fā)生不良狀況。為了更為明確其認(rèn)知，特此展開本次研究，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)人員具體作業(yè)提供更為豐富的理論依據(jù)。

一、現(xiàn)存問題

（1）管理體制不全。在我國目前高職院校進(jìn)行人事檔案工作時(shí)，管理作業(yè)規(guī)范性存在一定程度的不足，大多數(shù)人缺乏充分的檔案意識，管理方式陳舊，檔案存放也較為分散，一般而言，高職院校建設(shè)過程中包括學(xué)生處、科研處、教務(wù)處、人事處以及組織部等各職能部門均具有獨(dú)立的人事檔案，但是檔案管理工作規(guī)范性還存在很大程度的不足，對檔案工作管理成效和服務(wù)水平造成極為不利的影響。

（2）保存形式單一。在高職院校建設(shè)過程中，如果要做到規(guī)范化管理人事檔案，必須確保其內(nèi)容體現(xiàn)和存放形式實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，在目前人事檔案工作過程中，檔案內(nèi)容和保存存在一定程度的不足，歸檔材料的部位規(guī)范和不完整是其中最為突出的問題。雖然我國國家部門已經(jīng)對檔案管理工作提出了明確規(guī)定，但是在進(jìn)行具體實(shí)施過程中，檔案收集工作依舊存在較大的困難。很大一部分院校依舊使用紙質(zhì)形式進(jìn)行檔案資料保存工作，在保存相關(guān)信息時(shí)也需要進(jìn)行書寫記錄，采用紙質(zhì)方式進(jìn)行存儲很容易受到自然環(huán)境的侵蝕，需要的投入更大，同時(shí)檔案可復(fù)制性也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。

（3）硬件設(shè)備簡陋。在我國目前人事檔案管理工作中，檔案室硬件設(shè)備較為簡陋，防盜、防潮、防火手段也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代社會發(fā)展需求，當(dāng)發(fā)生突發(fā)狀況時(shí)，不能對其相關(guān)問題進(jìn)行有效解決，同時(shí)依舊采用人工操作檢索調(diào)閱檔案材料，工作效率存在很大程度的不足，同時(shí)也很容易發(fā)生失誤。除此之外，紙質(zhì)檔案的反復(fù)調(diào)閱也為方案安全管理工作帶來更大難度。

二、應(yīng)對策略

（1）強(qiáng)化安全意識。檔案管理人員在進(jìn)行具體工作過程中必須對檔案信息安全加強(qiáng)重視，確保具有更高的保密意識，進(jìn)行檔案查閱制度的合理制定，最大程度確保其安全性。在查閱人士檔案時(shí)，通常存在非公開信息和公開信息兩部分內(nèi)容，其中公開信息具體指姓名、出生年月、籍貫、性別、崗位職稱變化、工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等。而非公開信息在具體包括涉及個(gè)人隱私的相關(guān)材料。必須確保不能在網(wǎng)絡(luò)上傳輸個(gè)人非公開信息，確保管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)具有更高的可靠性和安全性。

（2）完善管理體制。在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)。必須確保高度，遵循國家相關(guān)法律政策，高職院校需要有效結(jié)合具體工作特點(diǎn)和相關(guān)需求，進(jìn)行管理機(jī)構(gòu)的有效組合，以此為基礎(chǔ)進(jìn)一步制定工作發(fā)展規(guī)劃，進(jìn)行各項(xiàng)規(guī)章制度的有效制定和進(jìn)一步健全。在此過程中需要對工作過程中基礎(chǔ)性任務(wù)進(jìn)行深入分析，確保收集到的檔案內(nèi)容具有更高價(jià)值，保證用人標(biāo)準(zhǔn)逐步形成，進(jìn)行檔案工作機(jī)制的合理完善，確保相關(guān)部門能夠進(jìn)一步明確自身管理職責(zé)，實(shí)現(xiàn)工作管理水平的有效提升。通過采取會議、?？?、海報(bào)、廣播等多種形式強(qiáng)化檔案工作宣傳，確保干部群體能夠進(jìn)一步認(rèn)識的校園建設(shè)過程中人事檔案應(yīng)用的重要價(jià)值，確保教職工具有更高的檔案歸檔意識，及時(shí)向?qū)W校進(jìn)行相關(guān)檔案材料的有效轉(zhuǎn)移。與此同時(shí)，相關(guān)部門還需要基于具體檔案核查工作建設(shè)檔案制度，確保檔案工作建設(shè)具有更高的科學(xué)性，從而規(guī)范管理檔案工作。

（3）提升檔案功能。在進(jìn)行檔案管理工作中，必須進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理價(jià)值的有效發(fā)揮，建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，更為有效地規(guī)劃管理人事檔案，對其相關(guān)工作進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，確保能夠有效存儲和進(jìn)一步傳遞檔案數(shù)據(jù)信息，同時(shí)對其相關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)搜集，定期進(jìn)行有效整理，避免出現(xiàn)文件資料流失?；跈n案材料范圍和具體來源分析輕重緩急，確保歸檔工作管理質(zhì)量有效提升，全面記載相關(guān)內(nèi)容，確保內(nèi)容動(dòng)態(tài)性和客觀性。在傳遞人事檔案過程中需要確保個(gè)人私密性，設(shè)定專門人員管理檔案。專職人員在進(jìn)行檔案管理工作中需要確保整體存儲相關(guān)檔案資料，應(yīng)用現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞信息，進(jìn)一步確保信息傳遞的安全性。

（4）更新硬件設(shè)備。在面對目前檔案室簡陋的硬件設(shè)備，必須對其進(jìn)行有效更新。首先需要做到以防為主，進(jìn)行安全檢查制度的合理構(gòu)建，領(lǐng)導(dǎo)部門必須對其加強(qiáng)重視，在發(fā)現(xiàn)問題和安全隱患時(shí)需要及時(shí)向上級部門報(bào)告。進(jìn)行高質(zhì)量檔案柜的合理配備，在進(jìn)行防火工作過程中，進(jìn)行消防器材的合理配置，管理人員需要能夠?qū)ζ涫炀殤?yīng)用。同時(shí)需要確保檔案室內(nèi)設(shè)置的密集架不能與地面直接接觸，需要除濕機(jī)的合理配備，避免檔案潮濕。然后需要基于具體需求進(jìn)行數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化裝備的合理配備，確保進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理。

三、結(jié)束語

總而言之，通過強(qiáng)化安全意識，完善管理體制，提升檔案功能，更新硬件設(shè)備，能夠確保高職院校更為有效地展開人事檔案管理工作，對其具體工作過程中可能存在的相關(guān)問題進(jìn)行有效解決。確保高職院校實(shí)施的人事檔案管理工作能夠更高程度滿足現(xiàn)代化社會需求，保障高校建設(shè)的有序發(fā)展。