信息化建設(shè)在圖書(shū)館檔案管理中的必要性探析

（云南省圖書(shū)館，云南 昆明 650031）

基于信息化手段開(kāi)展的圖書(shū)館檔案管理工作，對(duì)于圖書(shū)館的檔案完整保存、有效利用助益較大，所以圖書(shū)館需要對(duì)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容進(jìn)行深入調(diào)查了解，在把握好該項(xiàng)建設(shè)工作必要性的基礎(chǔ)上，采取行之有效的措施推動(dòng)信息化建設(shè)工作的穩(wěn)健進(jìn)行，以此增強(qiáng)圖書(shū)館信息化建設(shè)的水平，強(qiáng)化檔案管理的能力。

一、圖書(shū)館檔案管理信息化建設(shè)必要性分析

在圖書(shū)館檔案管理工作中，進(jìn)行的信息化建設(shè)工作首先為信息時(shí)代發(fā)展的必然要求，當(dāng)前信息時(shí)代的發(fā)展非常迅速，以往依托人力開(kāi)展的紙質(zhì)檔案管理工作已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前檔案管理的需要，常會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)檔案記錄錯(cuò)誤、丟失以及長(zhǎng)期保存后的墨跡脫落、紙張霉變等情況，而且圖書(shū)館在管理紙質(zhì)檔案時(shí)還需要專(zhuān)門(mén)開(kāi)辟檔案室進(jìn)行保存，一旦發(fā)生火災(zāi)將會(huì)出現(xiàn)檔案毀滅情況。在當(dāng)前的信息化時(shí)代中，記錄圖書(shū)館歷史沿革的大量檔案信息可以全部在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上進(jìn)行記錄，一般不會(huì)發(fā)生遺失情況，所記載的檔案信息詳實(shí)且清楚，未見(jiàn)有模糊不清的情況出現(xiàn)，無(wú)需設(shè)置專(zhuān)門(mén)的存放區(qū)域，僅需要在日常的檔案管理工作維護(hù)好存放檔案的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)備即可。并且記錄的檔案在讀者有需要時(shí)，讀者可以依托檢索平臺(tái)進(jìn)行快速的查詢(xún)，若為相關(guān)圖書(shū)信息也可以通過(guò)檢索平臺(tái)盡快確定放置的書(shū)架，方便讀者直接找到存放地點(diǎn)，滿(mǎn)足讀者的閱讀要求，所以要進(jìn)行信息化建設(shè)工作。其次為檔案信息共享的要求，以往存放的檔案信息在讀者查閱時(shí)有著較多困難，檔案的利用價(jià)值被極大抑制，所以隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，圖書(shū)館可以依托建設(shè)的信息化檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，應(yīng)用時(shí)用戶(hù)可以登錄檔案查閱平臺(tái)，注冊(cè)登錄用戶(hù)信息，便可以在不受時(shí)空條件約束的前提下及時(shí)便捷地獲取信息，從而圖書(shū)館可有效擴(kuò)大檔案信息共享的途徑，節(jié)約讀者的檔案信息閱覽的時(shí)間，減輕檔案管理人員的工作量，加快圖書(shū)館檔案信息化建設(shè)管理的進(jìn)程，有效提升檔案管理效果。

二、促進(jìn)圖書(shū)館檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策分析

現(xiàn)階段雖然一些圖書(shū)館進(jìn)行了信息化檔案管理工作，但是分析具體的工作情況，可知存在著缺乏信息化檔案管理意識(shí)，導(dǎo)致圖書(shū)館建設(shè)的信息化檔案管理平臺(tái)存在著較多的缺陷，無(wú)法在管理工作中有效發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)越性，仍需要耗費(fèi)大量的人力物力進(jìn)行紙質(zhì)與電子檔案的交叉管理，增加了圖書(shū)館的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)以及工作人員的工作量；檔案管理安全性差，由于圖書(shū)館在檔案管理平臺(tái)構(gòu)建時(shí)投入的資金較少，導(dǎo)致平臺(tái)容易被黑客或不法分子惡意攻擊，進(jìn)而出現(xiàn)檔案被隨意篡改、檔案售賣(mài)等情況，致使大量的檔案信息被泄露；檔案管理人員工作能力低，當(dāng)前部分檔案管理人員對(duì)于信息化手段的檔案管理模式較為抗拒，不愿意主動(dòng)進(jìn)行相關(guān)操作技術(shù)的學(xué)習(xí)，缺乏檔案保密意識(shí)，導(dǎo)致檔案的信息化建設(shè)工作效果差，亟待改進(jìn)。

（一）制定現(xiàn)代化的檔案管理機(jī)制

目前很多圖書(shū)館進(jìn)行信息化的檔案管理工作時(shí)，使用的管理制度編制時(shí)間較為久遠(yuǎn)，與信息化時(shí)代下的檔案管理工作要求存在著脫節(jié)情況，所以需要圖書(shū)館檔案管理部門(mén)工作人員對(duì)于原有制度中的陳舊過(guò)時(shí)管理內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行刪除，結(jié)合當(dāng)前信息時(shí)代、信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容重新編制檔案管理制度，以此為檔案管理人員提供管理過(guò)程中的制度依據(jù)。在該項(xiàng)優(yōu)化完善后的制度中需要對(duì)檔案信息化管理的工作內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、安全管理等內(nèi)容做出明確說(shuō)明，而后在基于制度開(kāi)展的管理工作中便可以取得良好的管理效果，降低信息化檔案管理問(wèn)題發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，保證檔案管理工作可以正常有序進(jìn)行。

（二）增強(qiáng)信息化檔案管理意識(shí)

圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)人以及檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人需要提升該方面的意識(shí)，以此可以在后續(xù)的信息化檔案管理工作開(kāi)展時(shí)給予該項(xiàng)工作巨大的資金、技術(shù)、規(guī)章制度等方面的支持，為依托信息化手段開(kāi)展的檔案管理工作提供一個(gè)良好的管理環(huán)境。

（三）提高管理人員的工作能力

圖書(shū)館需要招聘一批具有豐富的信息技術(shù)知識(shí)、檔案管理知識(shí)與管理經(jīng)驗(yàn)，較強(qiáng)檔案管理工作能力以及高尚的職業(yè)道德素養(yǎng)的員工，前來(lái)從事檔案信息化管理工作，以此組建一支高水平、高能力的管理團(tuán)隊(duì)，做好管理工作，而且在優(yōu)秀管理人員的帶動(dòng)下促使一些年齡稍長(zhǎng)的管理人員積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作知識(shí)，從而促進(jìn)檔案信息化管理工作得以有效開(kāi)展。

總之，現(xiàn)階段圖書(shū)館在進(jìn)行檔案管理工作期間，需要大力進(jìn)行信息化建設(shè)工作，以此借助于信息化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，提升檔案管理工作的質(zhì)量、效率，以此圖書(shū)館可以在快速發(fā)展的信息化時(shí)代、智能化時(shí)代中積極應(yīng)對(duì)檔案管理工作的諸多挑戰(zhàn)，不斷提高圖書(shū)館檔案管理的信息化水平。