財務共享服務中心建設流程探究

于振威

[摘要]財務共享服務系統是近幾年才引進國內并逐步得到應用的新的財務管理形式，其主要目的在于處理大型企業集團在財務工作中產生的重復投入與效率較低等情況。基于此，文章從方案制定、遷移實行和項目管理這幾個方面對財務公共服務中心的創建流程展開了詳細分析，希望能為各大型企業集團創建財務共享服務中心帶來理論依據。

[關鍵詞]財務共享服務中心 方案制定 遷移實行 項目管理

隨著網絡及信息化時代的發展，財務共享服務中心在很多跨國企業及國內大型企業集團中得到了推行應用。作為一種新型財務管理模式，其創建后能夠有效完善組織框架、提高核算工作效率、減少財務核算經費以及給企業營造最大化價值，其立于市場的角度為公司內外部用戶帶來科學的財務服務。

一、財務共享服務系統的創建流程

（一）方案制定過程

為保證方案制定方向的明確性，一般在方案制定的初期階段實施高階設計，且將之視為方案制定的重要部分，主要內容是組織架構、高級程序、服務管理結構和技術與環境的設計，隨后對遷移展開合理設計。這個階段的規劃以共享服務系統標準方法論為基礎理論，主要從如下幾方面進行綜合分析：

（1）選址：企業能夠結合國家頒布的外包示范城市列表及自身的實際狀況初步選擇出候選城市且加以評價。評價的標準需要從商務條件、基礎建設、人力資源和經營成本這幾個方面來思考。

針對商務條件，企業首先需全面分析所選城市內共享服務系統的產業集中性，對城市整體競爭力提高加以預測，掌握該城市行政部門的工作效率與城市生態的美化度。另外，還需對社會保障、城市治安、交通安全等加以評價。對于基礎建設項目主要包含通信系統、出行工具、網絡設施和路網設施等。最后，企業應當對人員基礎文化涵養、受教育程度加以評價，且對高專以上學歷的人員進行分析，由此評價預測財務人才聘選的難以程度。除此之外，企業對所選城市人員人均薪資與辦公空間租金展開了解與評價，由此明確創建財務共享服務系統將要投入的資金費用。

（2）流程：財務工作的流程包含采購支付、經費報銷、訂單收款、投資費用、成本結算、總賬報表制定、文件管理及主信息管理。其中，部分業務循環與工作范圍也需進行明確的分類及規定，訂單制度能根據實際業務狀況及管理要求加以調整。

（3）組織：企業在組織設計過程，首先應當確定財務共享服務系統、企業總部財務、地區財務之中的職責分類與合作關系，如此可以更好實施財務共享的業務安排。財務共享服務系統在組織設計過程需要根據流程職能科學分工、管理范圍扁平化、管理人員專業化轉變、后臺支撐職能專職化的機理，財務共享服務系統的職責根據流程職能劃分，建立出財務共享服務系統內部組織結構。

（4）信息技術。要由企業信息部門結合財務共享服務系統的作業范圍、工作量多少，采購適當的硬件、軟件設備，并派遣專人來進行嚴格管理和維護。

（二）遷移實行過程

（1）整體方案的建立。首先需建立遷移的方案，建立遷移的隊伍，接著制定相關的遷移管理制度，隨后再選取遷移的途徑、基本職責以及遷移的設施。

（2）試點區域遷移。在進行遷移前需選好地方、優化系統、明確人員、對業務展開簡要的分析。正式遷移時要組織針對標準流程計劃的培訓，選擇差異處理計劃，統計進行財務共享的人員，整合相關資料。切換環節實施切換檢查，處理遺留的問題后展開人員的遷移、工作總結以及方案修整。遷移后重點處理過度階段產生的不足。

（三）項目管理

（1）方案制定過程。企業通常不注重地址的選取，缺少確定的目標與清楚的實施計劃，沒有對系統及法規進行有效評價，未兼顧到財務共享服務系統的管理和經營，缺少共享服務系統管理結構、服務標準、績效考評、內部控制機制等，在初始過程就給共享服務系統的創建隱埋下了較大的安全隱患。

企業要詳細研究選址應當考慮的因素，讓專業人員提出建議，且在商業案例實施前和高層確定最后的地址；確定目標與實施途徑，根據企業本身特征、運營經驗，建立目標模式與過渡模式；咨詢人員需掌握不同地方法律法規的差異性，并與用戶團隊一同和本地稅務部門進行交流。

（2）遷移實行過程。企業應當建立遷移成熟度評價標準，企業高層管理人員之間要進行交流溝通與確認后在建立遷移策略與方案。結合遷移成熟度執行遷移方案，根據遷移流程與遷移地址，設置模擬檢測時間。盡早了解核心人員并使之參與項目管理，根據遷移地址、兼顧業務差異性，組建強化的知識轉移隊伍，設計并實行科學的挽留人才措施與獎勵制度，在過渡期以前及期間對人員進行科學的咨詢輔導，對于人員的充分配置，要防止人才外流；及早選擇辦公場所以留出時間開展裝修、測試機培訓工作，做好新招人員的預算工作，為企業招攬大量人才。

（3）運營過程。進到運營過程以后，尤其是進到穩定運營階段后，大型集團公司往往會出現業務部門服務水平降低、流程調整難以實施等情況。企業應當在改革以前做好基準服務質量與人員分配數量方面的準備工作，在服務質量合同上確定規定服務標準，在實施前明確管理體系，要求業務部門主動管理；在啟動前確定實施業務的新渠道，包含當地人員與財務共享服務系統人員之間的職責劃分，進行測試與風險評價并處理好正式的業務確定準備工作，實行服務KPI的測試與績效管理程序，找出存在的缺陷及出現的主因。

在該階段，企業在項目管理過程還應當建立聯合項目組促進項目實施，在企業內部及外部來同步管理財務共享服務系統，可以給項目的實行帶來更多的保障，避免風險的出現。

二、結束語

綜上所述，文章詳細介紹了財務共享服務系統創建的流程，希望能夠為相關企業創建財務共享服務系統提供參考依據，并促使我國財務共享服務系統的創建流程能夠更為完善，充分發揮財務共享服務系統的作用，推動企業的可持續發展。