工程教育專業認證背景下民辦高校二級學院檔案建設創新探索

王蘭英，楊喆嫻

（三江學院電子信息工程學院，江蘇南京 210012）

高等學校的檔案是指學校在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的對學校和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文字材料。 在歐美等發達國家，高校的檔案管理以健全的工作制度為保障，嚴密的檔案保護為基礎，有章可循的檔案開放為手段，再輔以信息技術進行資源整合，在做好管理工作的同時于文化傳播、教育公眾方面有所建樹。我國高校的檔案管理整體水平與之相比，存在較大的差距。

2003年，教育部教學工作水平評估之后，各高校有了較強的建檔意識，并在日常工作中進行了探討和實踐，隨著社會信息化程度的提高，我國各高校的檔案管理意識尤其是信息化管理意識在不斷增強，檔案制度也在趨于完善。 而工程教育專業認證相關的檔案管理，卻是檔案管理史上的一個新話題，通過工程教育專業認證，是“我國工程類畢業生今后走向世界提供了質等效的工程教育認證體系”。 目前，985、211 高校申請認證的較多，而民辦高校因其特殊機制特殊的辦學性質和較薄弱的歷史積淀，申請的比較少，筆者所在單位目前正在醞釀設立工程教育專業認證試點，所以，工程教育專業認證的檔案管理研究也提上了日程。

1 工程教育專業認證背景下民辦高校二級學院檔案建設創新的必要性

工程教育專業認證背景下的檔案建設，更是一個新的課題。據重要資料統計：目前國內該課題研究的較少。 近幾年，很多高校已經完成認證的事實表明，面向專業認證的檔案建設覆蓋面極廣，內容豐富多彩，層次分明，而各種檔案之間彼此聯系又相互印證，所以檔案建設的工作量極大。 由于我國高校工程教育專業認證還處在初始階段，申請認證的高校中檔案管理中存在問題較多，主要是制度化及執行力度不夠、信息化程度不高、歸檔范圍與專業認證標準不一致、歸檔材料不規范等。而對于民辦高校來說，因受制于各種先天條件和制度缺失的因素，檔案建設則更為困難，因此工程教育專業認證背景下的檔案建設十分必要，資料準備得是否科學合理、完整、充分，直接影響專業的認證結果。因此，在工程教育專業認證實踐中，加強檔案管理制度化、注重檔案建設的規范性與專業性、提高檔案的信息化管理水平，具有十分重要的意義。

2 工程教育背景下民辦高校檔案建設中存在的主要問題

工程教育專業認證的全部過程，需要該專業對學生培養符合認證標準體系通過所有的檔案資料進行舉證，包含培養目標、培養條件、培養過程、培養效果和反饋機制等7 個環節。 因此，面對工程教育專業認證，被認證專業的檔案建設涉及學科檔案、專業檔案、教學檔案、學生檔案、行政檔案等一系列檔案，所以需要進行專業與學科檔案規范、院系各方面工作的檔案規范，并著重解決下面主要問題。

2.1 亟須強化檔案管理意識、完善檔案管理制度和健全檔案管理隊伍

工程教育專業認證是近幾年新發展起來的，其背景下的檔案建設更是摸索著做工作，迄今為止高校還沒有完善的制度去約束檔案建設的規范性，而民辦高校在專任師資力量缺乏、學生水平參差不齊的情況下，進行工程教育認證，其檔案建設更有著并非一般的難度，所以在專業工程認證背景下完善檔案管理制度，成為目前不可或缺的任務。

民辦高校，因無國家財政撥款助學，所以在嚴控辦學經費的情況下，教師編制控制得也尤為嚴格，二級學院的教師基本都是一人兼多職，注定沒有專門的檔案管理人員，學院每個部門的檔案建設工作，均由從事該工作的教師兼做，所以檔案管理隊伍參差不齊，在忙于各種工作的情況下，建檔意識也較為淡薄，工程教育專業認證開啟后，專業檔案管理員的問題勢必會成為一個勢在必行要解決的問題，否則不利于工程教育專業認證的開展。

2.2 民辦高校招生時學生水平參差不齊，給工程教育專業認證提出了挑戰

一般來說，民辦高校介于二本和高職院校之間，招收的生源水平高低不等、參差不齊，比如：近些年來，在本土江蘇省的高考制度下，考生語數外成績綜合分較高、而受限于小科等級錄取不了一本、二本的學生大有人在，而有些文科迫不得已被調劑到的工科院系的學生因基礎相當差學習又有很大難度，所以，民辦高校的因材施教地設定工程教育專業認證方案尤其重要。

2.3 因循守舊的紙質化檔案管理模式，不利于工程教學專業認證的開展

民辦高校二級學院的檔案建設一直受辦公條件和經費所制約，處于從屬地位，紙質檔案建設尚不完善，電子化、網絡化等信息化平臺建設就更不無從談起，使得院系各個部門之間不能及時傳遞檔案信息，更不利于工程教育專業認證對教學、學生多方的跟蹤，對于各項工作的開展，都受制于資料不完整多走彎路。目前二級學院的檔案管理員因多教師兼職，故檔案建設過程中，檔案大多以支離破碎的碎片化的形式呈現，又沒有統一的制度相約束，很難做到各種內容和形式的規范性。而工程教育認證恰好作為抓手，以建立信息化平臺為媒介，把檔案建設成為內容上系統化、形式上規范化的檔案管理體系及系列工程。

3 工程教育背景下民辦高校檔案建設的創新舉措

3.1 創新檔案管理制度，強化檔案管理意識

民辦高校的檔案管理制度還比較因循守舊，停留在過去。 筆者所在高校，2007年教育部本科教學工作水平評估了改觀，但此后并未引起較大的重視；2018年教育部教學工作審核評估，又把檔案建設的規章制度提上了新的議程，確實實現了以評促建的功能。工程教育專業認證的檔案管理更需要建立一套完備的管理制度，包括對各個歸檔教師的職責的界定、歸檔內容及范圍的界定、 歸檔程序的各環節的界定等都要有明確的規定和要求，并且實行統一領導，分層管理，在此基礎上，制定完整的考核體系，以提高建檔人員的管理意識，為工程教育認證的順利開展提供可靠的保障。

3.2 優化檔案管理隊伍，增設專職檔案管理人員

目前，民辦高校的二級學院，一般檔案管理人員都是兼職的，缺少具有專業背景的檔案管理人員進行指導，而工程教育專業認證對檔案建設提出了相當高的要求，要求檔案建設有主題性、針對性、規范性、閉環性和可持續性，這就需要引進專業的檔案管理教師，并培訓二級學院甚至其他職能部門中參與工程教育專業認證檔案建設的其他人員，把分散性、碎片化的檔案進行有效收集、整理和歸類，梳理成專業性、系統性的系列工程，以保證工程教育專業認證的順利通過。

3.3 設計符合民辦高校校情的工程教育專業認證方案

民辦高校因其辦學性質特殊，生源復雜，辦學歷史較短，積淀不深厚，不能像老牌公辦大學那樣完全套用工程教育專業認證標準，而是需要根據其實際情況、參考標準，因材施教地設定一套適合校情的工程教育專業認證方案。就如筆者所在的電子信息工程學院，幾年前就實現了“大類招生、二次分流”的因材施教的教學管理模式，為學生量身打造了一套適合該院學生的人才培養方案，并具有較強的可持續性。

3.4 構建檔案信息化管理平臺，實現檔案內容豐富性、系統性，檔案形式規范化，形成完備的檔案管理體系

工程教育專業認證的專家考查采用報告審查、座談、聽課、實地考察等多種形式進行，這就要求被認證專業提供相關檔案文件進行佐證，并要求所有的檔案資料都能從不同的方面說明該專業培養目標的有效實現。 這就對檔案管理提出了較高的要求，既要全面性、系統性，還要分門別類切相互佐證，這種情況下，建立檔案信息化管理平臺便提上了日程。 筆者所在院系正在嘗試建立檔案管理系統，行政、教學、學工、科研等各個部門分頭往檔案信息庫上傳自己所積累的檔案資料，學院有統一的檔案管理人員把原本松散、孤立的教育檔案組成一個規范化完整的檔案體系，既利于統一管理，還極大地提高了檔案管理效率，為工程教育專業認證的檔案建設奠定了良好的基礎。

綜上所述，民辦高校申請工程教育專業認證任重而道遠，但民辦高校靈活的辦學機制、日漸完善的辦學模式和檔案管理的信息化規范化，使得民辦高校在工程教育認證史上也終會有自己的一席之地。