基于新媒體的檔案管理思路探析

程安琪

摘 要 新媒體時(shí)代已然到來(lái)，無(wú)論是廣度還是深度，新媒體在各行各業(yè)所引發(fā)的變革都是毋庸置疑的，包括檔案管理領(lǐng)域。如何充分發(fā)揮新媒體技術(shù)及平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，找到提升檔案管理工作效率的新途徑，是當(dāng)前檔案工作者普遍關(guān)注的課題。因此，本文結(jié)合新媒體對(duì)檔案管理工作所帶來(lái)的影響，探討了基于新媒體的檔案管理思路，以便更好地推動(dòng)檔案管理工作朝著科學(xué)化方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞 檔案管理；新媒體；思路

中圖分類號(hào) G2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 2096-0360（2018）03-0035-02

近些年來(lái)，新媒體技術(shù)在各個(gè)行業(yè)各個(gè)領(lǐng)域均得到了廣泛的關(guān)注和應(yīng)用，也為檔案管理工作的改革與創(chuàng)新提供了可能性。如何將新媒體應(yīng)用于檔案管理工作中，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，是擺在每位檔案工作者面前的重大課題。

1 新媒體對(duì)檔案管理工作的影響

新媒體具有良好的互動(dòng)性、便捷性、資源海量等優(yōu)勢(shì)，因而對(duì)檔案管理工作帶來(lái)了巨大的影響，主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面。

1.1 提升了檔案管理效率

對(duì)于某些發(fā)展相對(duì)落后的地區(qū)，還未將新媒體技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，導(dǎo)致檔案管理效率低下、死板枯燥，只能被動(dòng)地查詢各類檔案資料。而新媒體技術(shù)應(yīng)用之后極大地減少了檔案工作者的工作量，提升了檔案管理效率，管理方式也更為便捷，利用互聯(lián)網(wǎng)即可展開信息查詢與管理，不僅節(jié)約了人力，還節(jié)省了時(shí)間，促進(jìn)了檔案事業(yè)的進(jìn)步。

1.2 促進(jìn)了檔案的開發(fā)、利用與宣傳推廣

對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理模式而言，由于工作量繁重，因而難以充分開發(fā)和利用檔案資源，而檔案的宣傳與推廣工作也受制于地區(qū)和某階層群體。新媒體技術(shù)的出現(xiàn)打破了這一局限性，其不僅優(yōu)化了檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的充分開發(fā)和利用，還為檔案資源的宣傳、推廣提供了多重渠道，檔案工作者可以利用互聯(lián)網(wǎng)、手機(jī)媒體、數(shù)字電視、微信公眾號(hào)、微博等宣傳和推廣檔案資訊，宣傳范圍遍及全國(guó)，甚至全世界，目標(biāo)受眾更為全面，普及率更高。

1.3 健全了檔案管理機(jī)制，保障了檔案資源的安全性

新媒體平臺(tái)的應(yīng)用極大地優(yōu)化了檔案管理環(huán)境，健全了管理機(jī)制。對(duì)于很多需要保密的檔案資料，傳統(tǒng)管理方式無(wú)法有效地保障檔案資源的安全性、完整性、可靠性，不少檔案部門或多或少存在著檔案泄露等問題，這也是檔案管理工作面臨的嚴(yán)重問題。網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的應(yīng)用有效解決了這一問題，加強(qiáng)了用戶身份的驗(yàn)證與審核，無(wú)授權(quán)用戶無(wú)法查閱，如此保障了檔案的安全性。

2 依托新媒體技術(shù)開展檔案管理工作的思路

根據(jù)上述分析可知，新媒體技術(shù)的出現(xiàn)極大地便利了檔案管理工作，因此，必須充分利用新媒體技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)新時(shí)期檔案管理工作，如此方可切實(shí)提升檔案管理的實(shí)效性，促進(jìn)檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展。對(duì)于檔案管理工作而言，其主要涉及到檔案的收集、整理、保存、服務(wù)工作等方面，可以依托新媒體技術(shù)平臺(tái)，優(yōu)化各個(gè)環(huán)節(jié)，提升檔案的管理水平。

2.1 借助新媒體，做好檔案的收集、整理工作

檔案收集、整理時(shí)，需要檔案管理部門及工作人員及時(shí)地將工作中所形成的材料、文件、證明等檔案加以收集，并定期將其存放在檔案袋中，以便提供利用服務(wù)。傳統(tǒng)人工收集與整理費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下，可以借助于新媒體技術(shù)的優(yōu)勢(shì)、潛力，充分利用之。

具體而言，首先需要通過(guò)多媒體、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)、3D式虛擬交互技術(shù)、VR、MR、AR等技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)化為電子檔案信息。可以效仿韓國(guó)文化檔案管理局，構(gòu)建起在線百科全書，借助于新媒體技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)等，對(duì)檔案資源、信息進(jìn)行記錄、收集，各團(tuán)體、個(gè)體用戶可以及時(shí)提供檔案資源動(dòng)態(tài)，并高效地將信息傳播給大眾。同時(shí)，借鑒“美國(guó)記憶工程”、日本“亞太文化數(shù)據(jù)庫(kù)”、臺(tái)灣“蘭嶼媒體與文化數(shù)字典藏”工程等優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，充分利用新媒體的跨區(qū)域傳播優(yōu)勢(shì)，打造跨地區(qū)、跨國(guó)界合作模式，爭(zhēng)取最大范圍地收集檔案資源。

其次，順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代新要求，借助于微信平臺(tái)，在各服務(wù)地區(qū)構(gòu)建起相對(duì)穩(wěn)定的檔案工作服務(wù)群。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)，疏通檔案材料的收集渠道，積極開發(fā)、利用手機(jī)端檔案管理應(yīng)用程序或軟件，利用手機(jī)或其他移動(dòng)設(shè)備與互聯(lián)網(wǎng)相連，即可對(duì)檔案管理程序進(jìn)行訪問，實(shí)現(xiàn)檔案資源客戶端收集與整理，這樣，檔案管理人員利用手機(jī)即可進(jìn)行檔案管理。例如，武漢檔案館開發(fā)了一款檔案管理應(yīng)用程序，除了面向大眾公開信息查詢、互動(dòng)、訂閱、閱讀等服務(wù)以外，還提供了館內(nèi)日常管理功能，極大地提升了管理效率，提高了管理人員的工作熱情。再如，福建某檔案館研發(fā)了一款檔案管理平臺(tái)，檔案管理者為該系統(tǒng)的管理員，大家可以在周末假期上線跟蹤檔案管理進(jìn)程，極大地提升了管理業(yè)務(wù)水平。近幾年一款“檔案管理云平臺(tái)”吸引了很多檔案工作者的注意，利用該程序軟件可以對(duì)檔案信息進(jìn)行類型劃分、整理，同時(shí)還可以幫助各企事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理，利用該平臺(tái)將散落工作中的文件夾、檔案等按類別傳送到云平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的便捷管理。

2.2 利用新媒體，優(yōu)化檔案的保存、服務(wù)工作

對(duì)于以服務(wù)大眾為使命的檔案工作者而言，必須打破傳統(tǒng)的封閉狀態(tài)，尋找開放式管理方法，積極順應(yīng)新媒體的要求，學(xué)習(xí)、掌握新媒體技術(shù)，將創(chuàng)新理念根植于心，不斷優(yōu)化檔案的保存、服務(wù)工作，提升檔案的利用效率。

一方面，應(yīng)依托互聯(lián)網(wǎng)等平臺(tái)，加快構(gòu)建檔案資源“大數(shù)據(jù)”中心、檔案數(shù)字化博物館等網(wǎng)站，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的數(shù)字化管理。同時(shí)，積極探索檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)檔案分布情況，迅速掌握同類檔案的整合狀態(tài)，構(gòu)建起良性的檔案管理生態(tài)圈。通過(guò)數(shù)字化方式對(duì)檔案信息進(jìn)行記錄、保存，達(dá)到檔案網(wǎng)絡(luò)傳承的目的，為檔案注入活力。

另一方面，基于新媒體平臺(tái)，發(fā)揮檔案服務(wù)工作更大的價(jià)值。例如，北京故宮博物院開發(fā)了手機(jī)“檔案之屋”，將非遺檔案資源融入其中，用戶可通過(guò)體驗(yàn)層感受到非遺檔案的魅力。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案管理者可以通過(guò)微信、微博、QQ、微視頻等手段進(jìn)行檔案信息存儲(chǔ)、研究，可文字化、可錄音、可錄像的數(shù)字化檔案信息成為人人皆可利用的資源。截至2016年底，蘋果App store成功上線的檔案相關(guān)手機(jī)App已多達(dá)26種，此類手機(jī)App借助于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)、手機(jī)客戶端迅速發(fā)布、傳播，分享檔案相關(guān)資訊和信息，形成新的傳播空間。

此外，可以依托互聯(lián)網(wǎng)微博，開展檔案服務(wù)工作。例如，有些檔案管理部門已經(jīng)開發(fā)和使用了政務(wù)微博系統(tǒng)，該系統(tǒng)設(shè)置有自定義菜單、直播等途徑，有助于刺激受眾與之互動(dòng)。檔案工作者可以利用粉絲服務(wù)平臺(tái)，將主動(dòng)選擇權(quán)交給用戶，用戶訂閱后可以更精準(zhǔn)地獲取檔案信息服務(wù)，這樣有助于節(jié)約檔案工作者的時(shí)間，其能夠有更充足的時(shí)間與訂閱對(duì)象展開實(shí)時(shí)互動(dòng)，根據(jù)用戶反饋內(nèi)容優(yōu)化檔案管理機(jī)制。福建檔案某館已經(jīng)開通了政務(wù)微博系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，并設(shè)置了九大板塊，包括檔案資訊、檔案法規(guī)、業(yè)務(wù)信息推送、檔案文化展示、用戶反饋、微課堂、精品典藏、深度閱讀、檔案云閱讀等，為用戶帶來(lái)新鮮感的同時(shí)，也為檔案管理工作的創(chuàng)新提供了新思路。檔案政務(wù)微博安排專門的管理人員負(fù)責(zé)收集該平臺(tái)使用過(guò)程中的專業(yè)化問題，確保管理適宜，同時(shí)，其能夠?qū)Ω鞴芾砣藛T服務(wù)情況、才做情況進(jìn)行自動(dòng)化統(tǒng)計(jì)，發(fā)掘管理工作中可能存在的問題，反饋給相關(guān)人員加以改進(jìn)。工作人員只需要將本單位的檔案資源進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)形式加工、整理，即可利用政務(wù)微博系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理。

3 結(jié)束語(yǔ)

一言以概之，在如今這個(gè)新媒體背景下，要想更好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展步伐，要求檔案工作者在檔案管理工作中，必須能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，加強(qiáng)新媒體技術(shù)的應(yīng)用，充分利用新媒體的優(yōu)勢(shì)，做好檔案管理技術(shù)架構(gòu)的設(shè)計(jì)，通過(guò)動(dòng)態(tài)增加存儲(chǔ)、計(jì)算、商品等資源，促進(jìn)新媒體在檔案管理中的應(yīng)用，方可逐步提升檔案管理水平，促進(jìn)檔案事業(yè)的不斷進(jìn)步與發(fā)展。

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