鐵路企業(yè)合同管理工作中的常見問題及對策

黃超

摘要：合同管理工作對于鐵路企業(yè)的發(fā)展非常重要。本文主要論述了合同管理過程中存在的問題，對這些問題要有清晰的認識，并采取有效措施，以促進鐵路企業(yè)合同管理的不斷完善。

關鍵詞：鐵路企業(yè)合同管理；問題；策略

一、引言

在鐵路企業(yè)管理中，合同作為一種常見且重要的企業(yè)產物，在鐵路企業(yè)中發(fā)揮著非常重要的作用。各種合同不僅對鐵路企業(yè)參與經(jīng)濟活動的過程進行記錄，還有效的保障了鐵路企業(yè)的權益，對鐵路企業(yè)依法履行義務起著引導作用。但是在現(xiàn)實中，一些鐵路企業(yè)并不重視合同管理，導致在合同管理中存在著許多問題，使鐵路企業(yè)的生產經(jīng)營活動受到了影響。

二、加強企業(yè)合同管理的重要性

合同管理的質量對鐵路企業(yè)的發(fā)展有直接的影響，甚至對實現(xiàn)鐵路正常生產經(jīng)營起著決定性作用，因此鐵路企業(yè)有必要加強對合同的管理。首先，加強對合同的管理有助于完善企業(yè)的內部管理。在進行內部管理時，合同管理是其中一個重要的組成部分，加強單位合同管理，有利于鐵路企業(yè)整體管理水平的提升，以及企業(yè)經(jīng)濟效益的提高。其次，可以對生產經(jīng)營風險進行有效防范。企業(yè)進行經(jīng)濟業(yè)務往來的一個重要依據(jù)就是雙方的契約證明，契約證明也保障了鐵路企業(yè)自身的利益，只有將簽訂合同各個環(huán)節(jié)的工作都做好，企業(yè)才能對風險進行規(guī)避，并盡可能降低損失。再次，也可以使企業(yè)獲取最大的經(jīng)濟效益。通過規(guī)范合同管理，使鐵路企業(yè)在簽訂合同之前可以正確的判斷相關事項，從而制定出合理并與企業(yè)有利的條款，使鐵路企業(yè)的運營成本降低。后期對合同進行管理也可以促使企業(yè)對合同進行嚴格執(zhí)行，及時回收款項，使資金的占用量減少，使鐵路企業(yè)的綜合經(jīng)濟效益得到提高。

三、鐵路企業(yè)合同管理中存在的問題

1.合同管理制度不健全

許多企業(yè)并沒有健全的合同管理制度，使合同管理的效果受到了很大的影響，也給本單位的經(jīng)營管理造成了不必要的麻煩。對于簽訂、保管以及執(zhí)行合同等方面往往缺乏科學合理的管理制度，導致很難有效開展合同管理工作。在合同管理上，相關部門也存在一定的問題，如權責劃分不明確，使合同管理處于混亂階段。更有甚者，有的企業(yè)在對外開展經(jīng)濟業(yè)務時并不簽訂合同，如果遇到經(jīng)濟糾紛時難以使自身的權益受到法律的保護。

2.對合同管理重視不足

一方面，單位的合同管理被企業(yè)管理者當作一種形式，只對合同的簽訂加以重視，卻不重視合同簽訂前的準備工作以及簽訂后的管理工作，導致約束作用發(fā)揮不了更好的效果。另一方面，普遍對于合同管理沒有正確的認識，沒有認識到合同管理對鐵路企業(yè)發(fā)展和日常生產經(jīng)營的重要性，使合同的開發(fā)和利用得不到全面保障。

3.合同管理人員缺乏專業(yè)素質

合同管理人員缺乏專業(yè)的知識以及專業(yè)技能，在進行合同管理時很難把握關鍵條款的內涵，特別是違約責任和特殊數(shù)字處理相關聯(lián)的條款，這使鐵路企業(yè)在經(jīng)營管理中存在著諸多隱患。對于合同檔案的管理，管理人員也僅僅將其視為對合同進行整理歸檔和保管，導致合同管理工作往往流于形式。

4.存在延時歸檔問題

在鐵路企業(yè)中，由于部分工程建設施工合同的內容覆蓋了整個工程的初設、施工、竣工、驗收等各個階段，因此造成合同的履行期限較長，合同歸檔時間跨度較長，出現(xiàn)了合同歸檔延期的問題。

5.合同檔案歸檔不完整

在鐵路企業(yè)中，一份大的總承包（EPC）項目合同中所包含的內容都會比較復雜并且數(shù)量也非常多，在這種情況下就容易出現(xiàn)合同資料遺漏的問題。由于合同檔案的利用部門較少，基本上是歸檔部門在查閱，并且部分人員為方便查閱而一直將合同零散保管在自己手中，做不到合同的完整歸檔，造成了合同的不完整性。

四、加強對企業(yè)合同管理的策略

1.增強合同檔案管理意識

由于個別單位不重視合同管理，使合同管理的效用不能得到充分發(fā)揮，因此要加強對合同管理工作的重視。首先，要加強鐵路企業(yè)行政管理層對合同管理意識的教育。其次，要組織合同經(jīng)辦人員和合同管理人員加強對《合同法》和內部合同管理制度的學習。再次，要根據(jù)真實的案例，使合同管理人員充分認識到管理疏忽所造成問題的嚴重性，只有不斷增強法律意識，才能保障合同雙方的合法權益。

2.完善企業(yè)合同檔案管理制度

如果想把企業(yè)的合同管理工作做到位，就要針對相關環(huán)節(jié)制定制度予以保障，使企業(yè)在進行合同檔案管理的同時要有理有據(jù)。在合同檔案管理制度中，要對簽訂合同各個階段的處理方法和注意的事項進行明確羅列；合同檔案管理要分日期或分種類進行存檔，并制作目錄臺賬，以便合同檔案的查閱和備案。而在實際的工作中，要以合同檔案管理的成效作為依據(jù)及時修訂相關的制度，使合同檔案管理更加完善，更有利于各項工作的開展。

3.加強企業(yè)合同檔案管理風險意識

在合同的履行過程中有很多變數(shù)，因此，企業(yè)要加強對合同履行過程的管理，及時規(guī)避合同履行中存在的風險。一是要加強對合同管理的重視，對相關的管理人員加強培訓，使合同管理人員的風險意識得到提高。二是及時進行相關合同資料的收集及保存，使合同使用者能夠對合同的履約狀況進行及時了解。三是當合同需要變更時，合同管理人員要對變更的各項條款及時確認、簽訂補充協(xié)議并按照合同管理制度進行管理。特別是一些經(jīng)濟合同涉及到較大金額或重大事項時，企業(yè)更要增強合同的可控性，還要對與財務相關聯(lián)的風險管理加以重視，保證履行風險可控，選擇成本最低方案，使合同風險降到降低。四是根據(jù)鐵路企業(yè)生產經(jīng)營實際及時建立風險預警機制。

4.合同檔案管理的其他策略

在合同檔案管理過程中，要建立完善的合同檔案管理系統(tǒng)，同時設置自動提示某個項目需要及時進行合同歸檔；每年檔案管理部門需聯(lián)合合同歸檔部門對項目合同歸檔情況進行核查和清理，防止合同檔案在經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人員手中丟失，做到合同檔案及時歸檔。同時，如果是大規(guī)模的工程項目或者是總承包項目，需要為此設置專門的檔案歸檔人員進行專職專用，在項目各個階段、領域收集該項目的相關資料和合同進行檔案整理和歸檔工作。

五、結語

在企業(yè)經(jīng)營管理中合同的管理非常重要，影響著企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。只有對企業(yè)合同管理中存在的問題有明確的認識才能采取針對性措施進行改進，促進鐵路企業(yè)合同管理的發(fā)展，進而促進了鐵路企業(yè)的發(fā)展。