加強項目文檔管控，提升產品質量管理

夏紅

[摘要]項目檔案管理的質量與項目的實施和其產品的質量密切相關，加強項目檔案管理是提升產品質量，規范項目實施的重要途徑。現代企業的發展也從信息化的角度對企業項目檔案的管理提出了新的要求，進而推動企業全面質量管理。

[關鍵詞]檔案管理 質量管理 項目管理

全面質量管理是以產品質量為核心，建立起一套科學、嚴密、高效的質量體系，以提供滿足用戶需要的產品或服務的全部活動。產品質量是企業發展的生命線，沒有質量就沒有企業的發展。提升產品質量，就是提升企業的生命值。作為產品研制、生產、調試、售后全過程原始記錄的文檔資料，也是產品質量狀況的真實記錄。提升檔案管理水平，是提優化質量管理，提升產品質量的有效手段。

一、加強檔案管控是提升質量管理的基礎

（一）檔案管理與質量管理的關系

（1）檔案是產品質量在文件資料上的反映。從質量管理的角度來講，檔案是產品研制、生產、調試及售后過程中產生的各種形式的原始記錄，是產品質量在文件材料上最真實的反映。從某種意義上來說，產品的文檔資料就是產品的質量記錄。

（2）產品檔案的管理狀況也是產品質量的重要組成部分。產品文檔的歸檔狀況也是產品質量的重要組成部分。產品的驗收、定型都需要對產品研制生產過程中全部文檔資料進行專門的檢查，并形成“資料審查意見，'做為主意見的重要組成。檔案管理的水平直接關系到歸檔文件的質量，決定產品歸檔文件的完整性、系統性。

（二）加強檔案管理對于提升質量管理的必要性

（D加強檔案管理是提升產品質量的有效手段。產品檔案是產品研制生產過程中形成的完整記錄，從某種程度上來說也是產品的質量記錄。通過管控產品歸檔文件的質量，從齊套性的角度來對產品的質量進行有效的控制。

（2）加強檔案管理是保障質量內審、外審順利開展的重要基礎。質量的內審外審，主要是通過對產品歸檔資料的檢查，來驗證產品質量的控制過程是否合規的。有效的檔案管理不但能夠從歸檔齊套性的角度對產品研制生產的各環節進行有效的控制，同時，齊套、系統的歸檔文件材料也能為質量的內審、外審提供準確、完整的審查材料，更加真實地反映產品質量控制的狀況。

二、檔案管理中存的問題對于質量管理的影響

（一）缺少專職檔案人員，檔案工作管理混亂，影響產品的整體質量

有的單位沒有專門履行檔案管理職責的部門或沒有專門的檔案人員，以至在檔案管理和歸檔過程中職責不清，相互推委。在產品的研制開發中，也沒有增設項目檔案員，對項目開展過程中產生的文檔不能及時收集、整理歸檔，影響項目檔案的齊套性。

（二）制度缺位，歸檔文件缺少系統性和規范性

系體中缺少檔案管理的制度，對產品在研制生產過程中應該歸哪些材料沒有明確的要求，同時對檔案管理本身如分類等缺少明確要求，導至歸檔文件質量不高，或不符合國家規定。

同時，制度也缺少可執行性，操作性不強。一方面，制度的宣貫力度不夠，以至實際工作過程中，很多人不知道有檔案制度和歸檔要求的存在；另一方面，制度的執行力不強。很多人知道相關的檔案制度或歸檔要求，但如何實際去操作它，現有的制度在這方面還是相當泛力。

（三）檔案管理手段落后，難以適應現代質量管理的需求。

信息化技術已經應用到企業生產經營的各環節，并與產品的研制生產緊密的結合在一起，同時產生大量的電子文檔。如果檔案管理還停留在傳統的紙質管理階段，沒有利用現代信息技術對檔案信息進行有效處理，就難以滿足現代企業發展和產品質量提升的要求

三、全面推進檔案管理工作，提升產品質量管理水平

（一）全程管控，提升歸檔文件的齊套性

（1）產品立項時，根據合同、協議要求及單位程序文件規定，制定歸檔范圍和簽署規定。項目檔案的齊套性體現在兩個方面，一是合同協議要求歸檔的文件材料已經歸檔。二是產品從立項到結題全程產生的文件材料已經歸檔。在立項時，由項目組根據合同和協議的要求以及項目本身的實際需求，確立歸檔范圍，一方面可以有效地按節點考核項目的推進，另一方面也對項目文件歸檔的齊套性做出具體明確的要求，從而確保歸檔文件的完整性。

（2）從文檔的角度對設計團隊提出歸檔質量方面的要求。“記錄”是產品質量在文字上反映。通過控制歸檔文件的質量，可以從“記錄”的角度對產品質量實施有效地控制。歸檔文件的質量包涵很多方面，與質量相關有以下幾點：一是文件或記錄的格式、模版要統一。統一的模版可以從結構上規范文件的內容不缺項；二是文件或記錄的簽署要完整，符合相關的簽署規定，確保文件或記錄的有效性。三是歸檔文件應是原件，確保文件的真實性。

（3）采用“先歸檔，后使用”的辦法，確保文件的齊套性。科研項目從立項申請到項目會經歷許多環節和節點，如果不重視科研項目開展過程中文件資料的收集與歸檔，在項目結題后，許多文件會因各種因原散存在個人手人，導致歸檔文件材料的不齊套。

在科研項目管理過程中，采取“先歸檔，后使用”的科研檔案管理辦法，可以有效的避免文件散存不齊套的問題。“先歸檔，后使用”是指科研項目研制推進和管理過程中產生的文件只有歸檔并經檔案管理部門確認后才是有效的文件，才能在項目研制過程中流轉。也就是說，要想文件發揮效力，必須按照既有制度的規定完成文件的簽署并歸檔，然后通過借閱流程借出后，文件才能發揮其應用的效力。

（二）加強項目檔案管理，提升歸檔文件的系統性

（D增設項目檔案員，加強項目檔案的管理。檔案管理是一門專業技術，包括收集、整理、鑒定、保管等8個環節，需要有專業人員來管理。從檔案管理和質量管理的雙重角度來說，都需要有專業的人員來對項目檔案進行全程管理。

專、兼職檔案員的設置不但是各類檔案工作檢查、考核的必查項，在實際工作中，專、兼職檔案員在項目管理和實施過程也發揮著不可或缺的作用。

（2）完善檔案制度，規范檔案管理。制度是對管理需要的具體化，法律化。檔案管理需要有制度的保障，從而保障檔案管理理念的可執行性。檔案制度至少要涵蓋以下幾點：一是要有文件歸檔范圍和保管期限，確保歸檔文件的完整性；二是要有檔案分類方案，以保證歸檔文件的系統性。三是要明確單位內部各部門的歸檔職責，以確保歸檔流程的通暢。

同時，值得注意的是，企業的檔案制度的編制一定要結合企業運營的實際設定，不能只是照搬國家或行業標準。企業檔案制度的制定要把企業對文件的運轉的需求與國家檔案文件的歸檔要求結合起來，形成具有企業自身特點的可執行、可操作的企業檔案制度。

（三）推進檔案建設信息化，提升檔案管理的現代化

（1）檔案信息化是現代企業管理的要求。信息化是企業實現其有效管理的重要方法，是企業提升核競爭力的有效手段。檔案管理作為信息管理的重要組成部分，其信息化的建設也是企業信息化整體工程的重要組成部門。通過推進檔案信息化，既是企業自身發展的內在要求，也是檔案管理自身發展的根本訴求。

現代企業的發展離不開信息化的支持和應用，在信息技術迅速發展的今天，沒有信息化也就沒有企業生存和發展的空間。現代企業的信息化建設是包涵了檔案信息化模塊在內的信息系統集合。缺少了檔案信息化的企業信息化是不完整的信息化，也無法發揮檔案信息資源在企業生產經營決策和技術革新中的知識資源支撐作用。傳統的文件流轉方式也將制約企業運作的效率，從而牽制企業的發展。所以說，檔案信息化是現代企業管理的要求。

（2）檔案信息化是提升項目檔案質量的有效途徑。檔案信息化就是通過信息化的手段來管理檔案信息，保障單位科研生產的開展，推進企業的發展。前文說過，產品的質量包括作為產品研制全過程原始記錄的檔案的質量。提升檔案項目檔案管理的水平，也就是全面提升產品質量。

檔案的質量包括很多方面，如案卷質量，歸檔文件的齊套性，歸檔文件簽署的完整性、有效性，檔號編制的合理性等等。歸檔文件的質量是與之相關的產品質量密切聯系的。

檔案信息化，從某種程度上來說，可以理解為是企業檔案制度及檔案工作流程的系統固化。把檔案工作制度、要求固化為必須執行的系統流程，減少人為的干預，使之成為流程運轉的必經環節，從而提升檔案制度的執行力和對文件流的控制力，進而從文件的角度規范產品設計、生產的全過程，提升產品質量。