基于信息化視角的高校辦公家具管理問題及對策研究

陶震宇

摘 要：管理信息化是高校辦公家具管理的發展趨勢，也是提高辦公家具使用效率、促進國有資產保值的重要途徑。然而，由于管理理念落后、信息化管理制度缺失、信息化平臺建設滯后等因素影響，高校辦公家具管理出現了責權不明晰、信息錄入失真、賬實不符問題多等問題。所以，應當通過完善信息化管理制度、建立信息化管理平臺、協調財產和財務管理等方式，推進高校辦公家具管理信息化建設。

關鍵詞：信息化；高校辦公家具；管理平臺

隨著高校招生數量和辦學規模的擴大，高校辦公家具的類型、總量、價值等不斷增加，在高校固定資產中所占比重也越來越高，但是許多高校辦公家具管理意識淡薄，辦公家具管理制度不完善，辦公家具管理責權不明晰，信息化管理平臺建設滯后，這些影響了高校辦公家具的管理效率和使用效益。為此，應從信息化管理的視角出發分析高校辦公家具管理問題及成因，通過樹立信息化管理理念、完善信息化管理平臺、建立信息化管理制度等方式推進高校辦公家具管理信息化建設。

一、高校辦公家具管理信息化的問題表現

辦公家具管理信息化是高校固定資產管理信息化的重要內容，對于提高辦公家具使用效益、促進國有資產保值增值等具有重要意義。近年來許多高校都意識到管理信息化建設的重要性和必要性，在信息化管理上投入了大量人力、財力和物力，但由于辦公家具信息化管理涉及部門多、管理內容多、責權不明晰等，許多學校都沒有建立完善的辦公家具信息管理系統。[1]

（一）多頭管理難以形成合力

當前許多高校都以歸口管理方式進行辦公家具管理，國有資產管理部門、后勤管理部門、教科研設備管理、圖書管理部門等都擁有部分辦公家具管理職能，然而，各部門之間缺乏有效協調，不能進行信息資源共享，也無法形成管理合力。此外，在長期管理實踐中，許多高校都建立了一套較為規范的固定資產管理機制，也制定了辦公家具購置、登記、維護、報廢、出租等管理辦法，但隨著固定資產管理信息化建設的發展，原有的辦公家具管理辦法已不適應信息化系統的要求，從而產生了多頭管理、責權不清、管理混亂等問題，影響了高校辦公家具管理的質量及效果。

（二）管理信息化程度比較低

在數字化校園建設中，許多高校只是簡單地將各個部門的辦公家具信息導入學校資產信息管理系統，許多賬外辦公家具沒有錄入系統，這些信息往往并不能真實反映學校辦公家具擁有量，經常出現辦公家具的使用人、存放地、維護情況等信息不全或不實問題。此外，資產部門和財務部門的信息系統往往自成體系，信息系統之間不能實現有效對接，也難以實現辦公家具信息資源共享。最后，多數高校都沒有建立與信息化管理相適應的辦公家具管理制度，辦公家具購置預案審定、信息登記錄入系統、維修費用錄入、經費報銷錄入等機制不健全，影響了辦公家具管理信息化建設的推進。[2]

（三）賬賬及賬實不符問題多

在辦公家具管理中，許多學校都存在重實物管理，忽視價值管理的不良傾向，資產管理和財務管理銜接不暢，資產部門多依據辦公家具驗收入庫單進行入賬，而財物部門需要依據賬款結算情況進行資產管理，從而使兩個部門的辦公家具購置預案、明細賬等往往不一致。比如，辦公家具的采購、使用、折舊、維修、報廢等都在實物管理流程中有所體現，但財務部門那里只體現辦公家具購買付款、報廢清零兩個環節，從而帶來了賬賬不符和賬實不符問題。

（四）辦公家具采購隨意性強

近年來，高校擴張、合并的勢頭不減，高校辦學規模、基礎建設等不斷擴大，高校在辦公家具上的投入也在不斷增加，辦公桌、文件柜、會議桌椅、電腦臺、禮堂椅等辦公家具更新、采購、補購等較為頻繁，這些往往會帶來辦公家具管理問題。比如許多高校的辦公家具購置預算機制不完善，辦公家具采購較為隨意，經常盲目購置、隨意添置辦公家具，重復、購置、高價采購，不僅增加了高校辦公家具的采購成本，也帶來許多貪污腐敗、國有資產浪費等問題。

二、高校辦公家具管理信息化的問題成因

（一）高校缺乏信息化管理理念

高校國有資產多是由財政撥款的方式購置或建設的，在這種情況下許多高校都形成了重財輕物、重購置輕使用的資產管理理念，許多高校領導都缺乏辦公家具信息化管理意識，對辦公家具管理系統、固定資產云平臺等信息基礎設施建設重視不夠，導致高校辦公家具管理信息化發展滯后。此外，在國有資產管理中高校多以教育主管部門的教育評估、教學檢查等作為固定資產管理依據，片面重視教學設施、科研儀器、實訓設備等固定資產的購置、使用、出售、維護、資產清查等，將辦公家具管理看成無關緊要的事情，沒有完善的辦公家具購置預算機制、配置標準、管理機制等，也沒有成立統一的辦公家具采購部門。

（二）信息化管理平臺建設滯后

當前許多高校資產信息管理系統都存在內容不全面、功能單一等問題，只能登記辦公家具的來源、購置日期、供貨商、類型、價格等信息，沒有記錄辦公家具的用途、功能、質量、特點等；多數信息管理系統只有入庫信息功能，并沒有設置信息功能模塊，無法通過信息系統了解高校辦公家具的使用動態。此外，許多高校的辦公家具管理系統與學生管理系統、科研管理系統等一樣，僅僅具有辦公家具信息統計、查詢等功能，無法實現辦公家具信息資源共享，不能很好地滿足辦公家具報廢、購置、維護等需要。辦公家具管理信息化不僅離不開現代信息技術的支持，也離不開學校的統籌規劃、整體推進，然而許多高校缺乏先進的信息化管理理念，不能統籌兼顧、積極穩妥地推進辦公家具信息化建設，往往是各個院系各自為政、單點突破的方式開展信息化建設，帶來了重復建設和資源浪費問題。[3]

（三）辦公家具管理責權不明晰

我國高校財產多為國有資產，高校只擁有辦公家具的使用權和管理權，這給高校辦公家具管理帶來許多產權和責權問題，比如高校往往要根據國有資產管理部門的要求和規定進行管理，應付教育、財政、國資等多部門的檢查和評估，不能根據本校具體情況推進辦公家具管理信息化建設。此外，高校內部的辦公家具管理職責不明晰、權力較分散，財務處、圖書館、資產管理部門、各個院系等都擁有辦公家具管理權，缺乏強有力的辦公家具管理協調機構，從而產生了重復管理、多頭管理、職能交叉等問題，導致高校辦公家具購置、使用、維護、報廢等處于失控狀態，從而產生了超標配置辦公家具、辦公家具閑置浪費等問題。

（四）信息化管理制度不太合理

隨著資產管理信息化建設的發展，原有的辦公家具管理制度已不適應管理需要，加之高校會計核算制度不完善，從而產生了許多辦公家具管理問題。在辦公家具管理信息化建設中，各個部門之間又缺乏信息聯動機制，不能實現辦公家具信息共享，從而產生了信息脫節、信息孤島等辦公家具信息不對稱問題。比如，財務部門和資產部門的信息系統就不兼容，無法集成辦公家具信息管理平臺。此外，許多高校都采用收付實現制的會計原則，對學校固定資產不提折舊，無法在學校賬面上反映辦公家具損耗情況，而捐贈或其他方式擁有的辦公家具也沒有登記入賬，所以在高校辦公家具管理中常出現賬賬不符問題。

三、高校辦公家具管理信息化的優化策略

在高校國有資產管理中，由于管理理念落后、信息化平臺缺失、責權不明晰、管理制度不完善等因素影響，高校辦公家具管理信息化建設滯后，這些影響了高校辦公家具的高效使用和資產保值。所以，應當優化辦公家具管理理念，完善辦公家具信息化管理平臺，健全辦公家具信息化管理制度，推進高校辦公家具管理信息化建設。

（一）樹立信息化管理理念

由于高校領導的辦公家具管理理念落后，在思想上不重視辦公家具管理，帶來了高校辦公家具購置隨意性強、管理手段落后、賬實不符明顯、信息化建設滯后等問題，教職工無法通過資產信息系統準確查詢、統計辦公家具的相關信息。所以，高校領導應當樹立辦公家具管理信息化理念，以計算機技術和互聯網技術為手段優化辦公家具的購置、登記、查詢、報廢、分析、監督等環節，推進辦公家具管理信息化建設。比如，高校應建立辦公家具信息化管理領導小組，將辦公家具信息化管理納入數字化校園建設，推動辦公家具信息系統和校園網的有效對接。此外，高校應當加強信息數據庫、數據處理中心等信息化基礎設施建設，比如應當推進固定資產云管理平臺建設，讓各部門將辦公家具信息上傳至云平臺中心，實現學校辦公家具數據信息的實時更新，促進辦公家具信息的動態化、實時化、集中化管理。[4]

（二）完善信息化管理平臺

首先，應當建立辦公家具管理數據庫，通過基礎錄入、設備管理、查詢系統、規程標準等子系統進行辦公家具管理，對辦公家具的購置、登記、報件、維修、報廢等進行流程化管理，提高高校辦公家具的管理效率。比如，應當建立具有條碼查詢功能的辦公家具信息數據庫，對辦公家具進行登記、查詢、維護、報廢等管理。其次，應當按照數字化校園建設的要求統一辦公家具數據的形成和使用，建立標準化、規范化的辦公家具數據信息，將學校辦公家具的來源、購置日期、名稱、型號、數量、供貨商、存放地、使用部門、保修截至日期等都上傳至云平臺，并按照立項申請、預案審批、招標采購、維修保養、報廢處置的流程對辦公家具信息信息化管理，提高高校辦公家具的信息化管理程度。此外，學校應提高辦公家具管理系統的兼容性和擴展性，實現辦公家具管理系統和校園網的有效對接。比如，應完善辦公家具數據統計、信息查詢等功能，將固定資產管理信息系統納入校園一卡通信息工程，在校園網上建立可以查詢本校辦公家具信息的互動窗口，滿足各部門及教職工對辦公家具數據信息的需要。最后，在信息化平臺建設中應當加強管理系統安全建設，用保密技術、防火墻技術、上網審核技術等解決非法攻擊、硬件故障、病毒入侵等安全問題，最大限度地保障管理系統的信息安全。[5]

（三）建立信息化管理制度

首先，高校應當制定和出臺辦公家具信息化管理制度，明確辦公家具的配置標準、采購方式、購置流程、日常管理、保養維護等。比如，應當建立涉及院系、部門、用戶的基礎信息管理制度，建立辦公家具采購申請、采購登記、維護管理、報廢申請、報廢登記等流程制度，對辦公家具的預算、審批、采購、維修等進行登記。其次，應當完善辦公家具采購預案機制。在辦公家具管理中應當推進高校辦公家具購置管理信息化建設，完善辦公家具采購的原則、程序、標準、注意事項等，由財務部門和后勤部門牽頭管理辦公家具采購；還應當對所采購的辦公家具進行全程化、信息化管理，將采購類型、種類、數量、價格等錄入學校辦公家具信息系統。最后，應當建立辦公家具績效管理制度，明確辦公家具管理的考核方式、內容、標準、依據等，對各部門的辦公家具使用效益進行評價。比如，應當建立辦公家具管理責任制，明確各院系、部門、使用人等在辦公家具管理中的具體責任。還可以借助云資產管理平臺對辦公家具進行動態化管理，對辦公家具的使用情況進行監督管理和評估考核。

（四）協調資產與財務管理

當前高校資產部門管理和財務部門在辦公家具管理中存在許多分歧，比如財政部的《固定資產分類與代碼標準》將高校固定資產分成六類，而教育部卻將高校固定資產分成十六類，從而使各部門在辦公家具管理中產生了分歧，資產部門和財務部門的信息系統往往自成體系，不能實現辦公家具管理的無縫銜接。所以，應當打破高校辦公家具條塊分割的管理機制，建立統一的辦公家具管理分類標準和管理機制。應當建立校園數據交換平臺系統，實現固定資產信息和財務信息的無縫銜接，為辦公家具管理信息化提供技術保障。此外，應當在資產部門和財務部門之間建立協調機制，解決資產管理流程和財務管理流程不銜接的問題。

隨著數字校園建設的深入發展，管理信息化成了高校辦公家具管理的發展趨勢，也成為提高辦公家具使用效率、促進國有資產保值的重要途徑。所以，應當從責權不明晰、信息錄入失真、賬實不符問題多等辦公家具管理問題出發，通過完善信息化管理制度、建立信息化管理平臺、協同財產和財務管理等方式推進高校辦公家具管理信息化。

參考文獻

[1]黃曉華.高校國有資產管理現狀及優化對策[J].行政事業資產與財務，2012（8）.

[2]翟天任.高校國有資產管理信息化建設研究[J].新西部，2013（9）.

[3]艾寶，崔志恒，張洲.淺談高校辦公家具的信息化管理[J].科技資訊，2007（10）.

[4]徐惠強.高校固定資產信息化管理研究——以江蘇省省屬高校國有資產管理信息系統應用為例[J].無錫商業職業技術學院學報，2015（4）.

[5]王畫宇，邱灼雄，梁勇梅.高校辦公家具購置預算與決策管理[J].中國現代教育裝備，2008（12）.