信息管理在高校后勤物業管理工作中的應用

許東鋒

摘 要：隨著科學技術的發展，信息化的時代已經來臨，在互聯網的時代中，各行各業的業務模式都發生了質的變化，面臨著重大挑戰。傳統高校后勤管理效率較低，在追求高效率的今天，這種管理方式顯然是會被淘汰的。因此，在高校后期管理中加入信息化技術，可以極大地提高處理問題的效率，提高管理水平。文章對大學后勤中信息化的應用作出了具體分析。

關鍵詞：高校；后勤物業；信息管理

隨著我國經濟實力的不斷發展，我國早已經進入信息化時代，在信息化時代中，各行各業都面臨著巨大的挑戰，信息化的應用好處是顯而易見的，只有緊跟時代潮流才能不被時代所拋棄。高校后勤管理所涉及的工作非常復雜龐大，按照傳統的管理方式，會造成處理事務的效率非常低下，如果沒有信息化的手段作為輔助的話，會嚴重影響高校的正常運轉。所以，如何在高校后勤工作中合理運用信息化工具，是每個業界內人士所面臨的共同問題，也是高校關注的焦點之一。

1 信息管理在高校后勤物業管理中的優勢

信息化管理在高校后勤處實施，可以保證后勤管理更加細致到位。高校后勤部門與其他部門相比起來，面臨的壓力更大。近些年來高校的人數不斷增多，進而帶來的影響就是后勤面臨的問題非常多，各方面的業務都需要后勤處理。工作龐大且復雜，如果能將信息技術應用到后勤管理中，會極大地降低后勤處理問題的難度，保證工作效率。

傳統管理方式是以紙為主要載體，在處理過程中比較繁瑣，如果是開學季等則需要處理更多問題，人力往往不夠用，需要學校花費大量精力調度處理。在信息管理中，紙質化已經逐漸被淘汰，無紙化辦公成了時代的主流，在高校繁瑣的事務中，信息技術可以給管理人員非常大的幫助，提高工作效率，降低工作成本，更有利于高校的發展。

傳統辦公方式主要依靠人力，辦公人員在長時間、高強度的工作中，難免會出現誤差，造成工作上的漏洞，嚴重時可能會引起重大事故的發生。而信息自動化技術不會出現這種情況，可以有效避免人為因素所造成的危害，有效提高后勤服務質量，保證學生各方面需求的完整供應[1]。

2 信息管理在高校后勤物業管理中的具體作用

2.1 信息管理讓高校后勤物業管理工作變得更加快捷

高校后勤部門具有特殊性，一所高校上萬名師生的后勤生活都要由后勤部門承擔，這產生的工作量是其他部門所不能比擬的，并且師生的需求也不同，差別很大，這更會增加后勤的工作量。隨著高校招收的學生越來越多，這個問題也越發嚴重。信息技術在高校后勤管理中應用是必不可少的，這可以極大緩解后勤人員的工作壓力，提高工作效率，減少工作失誤。

2.2 信息管理讓高校物業管理的成本得到有效控制

在以紙張作為主要工作文件的時代，所需要的成本非常大，在后勤處可以經常看到有一摞一摞的紙備用，而且處理信息的時候需要后勤人員親自在大量的信息中去尋找，費時費力，有時候還得不到好結果。而在無紙化辦公中，各種重要文件都可以通過無線傳輸，雙方在各自的電腦上就可以實現文件的交換，不用親自傳遞文件，這樣可以極大地簡化流程、縮短時間。當需要重要的文件，或者是必須要用紙張的時候，可以選取自己需要的部分進行打印，這樣可以節省紙張，降低人力成本，提高工作效率。每個師生的資料都需要進行保存，如果使用紙質進行保存，在遇到突發事件時需要找到某一個人的資料就會非常麻煩，需要不斷向下分類來找到具體的資料，而信息技術可以幫助后勤人員，只需要輸入關鍵詞，計算機就會在數秒內從上萬件文件中找到想要的文件，非常節約時間。

2.3 信息管理讓高校后勤物業管理更加細致到位

高校后勤涉及事務復雜，如果需要在規定的時間內完成任務，就需要后勤人員投入大量的精力。而人的精力是有限的，長時間的工作會使得出現問題的概率大大提高，一旦出現問題就需要另外的時間進行彌補。但是信息管理技術可以避免這一問題，其能持續工作而且時時保持高強度的注意力，這就可以節省大量的人力資源。同時，信息管理還可以實現信息實時共享，增強部門之間的聯系，互相提高工作效率。

2.4 構建高效的物業管理信息平臺

信息化給公開透明度提供了平臺，將信息技術應用到后勤管理中，構建管理信息平臺，將業績、資金收入情況、人員崗位情況等全部展示在平臺上，以供大家監督，保證內部運轉的透明度。后勤部門與其他部門可以通過信息平臺建立密切聯系，實時交流工作內容和工作經驗，共同促進工作的高效進行。

2.5 加強對信息建設工作的重視

想要信息管理在后勤工作中發揮大的作用，首先要做的就是加強信息建設，提高對信息建設的重視度。學校領導要深刻認識到信息管理對后勤管理的作用之大，加強信息建設，學校要確定專門的人員來領導后勤的事務，并展開管理。這些人員也要由上級進行管理，保證后勤業務的規范進行。根據實際需求，高校還應該建立后勤業務管理平臺，加大投資，不斷完善軟件和硬件的需求，充分發揮信息管理的作用[2]。

3 信息管理在高校后勤物業管理中的應用策略

3.1 高校領導高度重視后勤物業管理中的信息建設工作

后勤工作是保證師生日常生活的基礎，校園想要穩定運轉下去，就必須要保證小事方面要做好。校領導的重視是更好進行信息化建設的基礎，校領導只有認識到信息化建設的重要性，才會不遺余力地發展信息化建設。首先，應該確定專門的管理后勤事務的管理部門，確定相應的領導，保證后勤事務開展得井井有條。根據實際需求，打造后勤管理信息化平臺，讓師生可以在平臺上反映自己所遇到的問題及困境，可以更好地幫助后勤工作的開展。其次，加大投資是必不可少的環節，學校要從軟件和硬件兩個方面進行投資，不斷完善設備和技術，保證后勤工作的效率。在進行信息化建設的過程中，切不可急于求成，而是要落實基礎，一步一步，穩扎穩打，這樣信息化建設才能在工作中發揮更長久的作用，并且發揮出真正的效果，幫助后勤工作長久高效地開展下去。

3.2 科學實施管理

信息化工作方式不同于傳統的工作方式，這是一種全新的概念，對于后勤人員來說就相當于半份新的工作，所有步驟、操作都需要重新學習才能正常工作，后勤人員應該不斷強化自身的學習，不斷提升自己的水平，掌握更多的業務技能。

后勤人員不僅要學好理論知識，還要能夠將學習到的理論知識運用到實際工作中去，需要對后勤人員進行業務考核，提升業務水平，減少外聘人員和高校內部人員工資和福利的差距，讓大家盡量處在同一高度上，這樣才不會磨滅部分人員的工作熱情，可以讓工作人員有更高的熱情投入到實際工作中去。高校的食堂后勤人員也要學習新的技術，加強自身的學習，因為食堂是每天都要直面師生的后勤部門，是直接反映后勤部門風貌的途徑，因此，更需要不斷完善自身的管理知識，及時和高校后勤部門進行聯系，交流工作經驗，互相發現問題并盡快處理，互相提高業務水平，提高服務質量。

3.3 確定有效的信息管理機制

新的管理模式意味著舊的管理機制已經不再適用，需要針對情況建立新的信息管理機制。建立完整的考核機制必不可少。目前市場化競爭非常激烈，只有出色的人或者單位才能夠成功。這就要求個人和單位不斷要求自己，提升企業員工的積極性和業務能力成為影響企業成敗的重要因素。員工是構成企業的基礎，很多企業都有相應的考核機制來提高員工的工作熱情，保證員工的工作質量和工作態度。但是在高校后勤工作中，考核體系的建立并不完善，存在著許多缺漏，考核結果也沒有很好地落實，因此，必須要重新審視體系，完善考核制度，細化考核內容。在建立新的考核制度過程中，要改變理念，將信息管理不再局限于后勤部門，而是將其變成一個系統工程。后勤部門一定要參與到考核制度的建立工作中去，根據自身多年的工作經驗和所遇到過的問題，在制定過程中提出自己的看法，合理制定符合自身工作的制度，這樣建立的制度才能最符合要求，給學校的后勤工作提供更有力的支持和幫助。同時要注意各個后勤部門之間的聯系，增加彼此之間的交流，促進雙方的共同進步，為學校的發展一同努力。

3.4 積極構建高校物業管理信息化平臺

構建信息化平臺，可以更好地促進后勤工作的進行。通過互聯網建立可供交流的平臺，將后勤處的一些有用信息發布在平臺上，可供師生瀏覽了解，師生所遇到的問題也可以在平臺上反映，這樣后勤人員就能知道師生面臨的一些問題，然后幫助師生解決問題。師生對后勤部門的意見和建議也可以在平臺上提出，后勤部門根據師生的建議和意見不斷規范自身，提高自身業務水平，能更好地為師生服務。

同時，后勤部門可以通過信息化管理系統與其他后勤部門以及學校其他相關部門取得緊密聯系，信息管理的便捷性，可以實現信息的共享，可以在最短的時間內了解到部門發生的事情，雙方可以交流經驗，分享遇到的問題和解決對策，幫助雙方在以后的工作中更好地解決問題。信息化平臺可以使得每個崗位的職責和權限更加確定，各司其職，共同進步。

3.5 培養后勤人員

想要在工作中找到更好的人才就是自己培養人才，高校應該將培養后勤人員當作一項重要措施來實行。首先要選拔比較有潛力的人員加入后勤組織，給后勤人員更多的鍛煉機會，定期安排專業化的培訓，不斷提高后勤人員的業務水平，激發工作積極性。要嚴格制定相關規定，后勤人員需要遵守規定進行工作，對自己各方面進行約束，違規的事堅決杜絕，定期給后勤人員進行思想教育，增強后勤人員職業道德建設。安排學習相關的法律法規、職業道德守則等，不斷強化后勤人員的意識，從而打造出一支能力強、效率高的優秀后勤團隊，保障后勤工作的效率。學校要約束自身，對于后勤的資金必須要落實到位，避免資金從不明途徑流出，保障后勤資金的高效使用[3]。

4 結語

信息化建設對于高校后勤部門工作的益處不言而喻，不僅可以極大地節約工作時間，還能有效地降低出現差錯的概率，解放了后勤人員，提高了后勤工作效率，可以促進各后勤部門之間的交流，彼此之間共同進步，共同推動學校的發展。信息化建設目前還沒有完成，在這個過程中，學校要一步一個腳印，不能急于求成，建設完成的信息化技術要有持續工作的能力，不能盲目跟風，而要切實保障學校廣大師生的日常生活。

[參考文獻]

[1]尹鋒.探討大學后勤物業中信息管理的應用[J].城市建設理論研究（電子版），2017（28）：64-65.

[2]李哲.信息管理在高校后勤物業管理中的應用分析[J].科學大眾（科學教育），2017（5）：163.

[3]徐惠娟.淺談信息管理在高校后勤物業管理工作中的應用[J].信息化建設，2016（10）：262.