學校教師檔案工作信息化存在的問題和對策研究

李思廣

學校教師檔案工作信息化是衡量學校檔案管理水平的一個重要標志，教師檔案反映了教師在各個時期的活動和工作情況，在教師各階段的工作中起到承前啟后的作用。隨著教育改革的不斷深入和發展，教師檔案材料日益增多，充分有效地做好教師檔案工作，對學校及時總結教師專業發展方面的經驗、探索教師的成長具有極其重要的作用。

一、當前學校教師檔案工作存在的問題

1. 教師檔案工作的管理自動化程度水平低

很多學校的教師檔案管理不盡如人意，沒有相應的管理軟件，基本處于完全人工管理的狀態。教師的各項信息雖然已經錄入到電腦中，但只是簡單的記錄，而且是分為多個文件分別記錄，各文件之間沒有設置關聯，無法形成自動化管理。如果需要查詢某位教師的全部信息，則需要查詢多個文件才能完成。另外，各學校雖然有各自的網站，但網站的主要功能是介紹和宣傳學校，站內能查詢到的教師信息也僅限于學校優秀教師的簡單介紹，并不具備管理功能。

2. 教師檔案工作的管理缺乏系統性

由于歷史和學校內部部門設立的原因，教師檔案一直分為師資檔案和教學科研檔案。師資檔案包括教師的基本任職資料、考核資料、繼續教育和獎懲資料；教學科研檔案包括教師教學教案、課題研究、師德等資料，在日常的檔案檢查也是按照這兩大類進行檢查考核。實際工作中各校檔案管理員一般都負責教師的師資檔案，而教學科研檔案則有教務人員負責。這樣的分工直接導致檔案管理員只知道教師的基礎信息，對教師教學方面的信息則知之甚少。教務部門對教師的教學、科研課題掌握的很詳細，但對教師的獎懲情況、接受繼續教育情況不太了解，在日常教學工作安排中，容易被繼續教育培訓等活動打亂。

3. 檔案人員的培訓指導欠缺

學校教師檔案管理人員的培訓，一直是一個薄弱環節。各學校教師檔案管理人員的任用，由各校自行決定，通常更換檔案管理人員，僅僅是做一下工作交接，沒有相關培訓及檔案管理學習資料。作為上級主管部門對各校檔案管理人員開展的培訓內容也僅限于目前開展工作的需要，關于檔案管理理論性、系統性的學習、培訓，是沒有進行過的。另一方面，由于各校檔案管理人員絕大部分是其它學科教師兼任，工作量較大，平時工作中的教學任務和各級各類報表以及教師檔案的日常維護，已經是滿負荷工作了。這樣的情況下，很少有檔案老師能做到擠出時間自學、充電，來提高自身的管理水平。

二、學校教師檔案工作的優化措施

1. 加強教師檔案信息化、規范化和標準化建設

教師檔案信息化的發展和應用都需要相關標準規范的支持，規范化和標準化是開展檔案信息化建設的基礎性原則。教師檔案信息化標準規范主要包含管理性標準規范、技術性標準規范和業務性標準規范。因此，有必要逐步完善教師檔案信息化標準規范。在對教師檔案信息資源進行整理、鑒定、復制、調閱等操作規程時，必須根據國家制定的相關規范，針對不同類型、不同性質的檔案信息資源進行歸檔管理。

2. 實現教師檔案的數字體系化管理

嚴格按照教師檔案業務管理流程的規范，對教師檔案進行信息認定和收集、整理及歸類，針對目標對檔案資源進行規范重組。通過現代化的網絡信息技術在教師檔案管理中的廣泛應用，充分利用數據庫、數據壓縮、掃描技術等現代化手段，把原來的傳統紙質材料保存轉化為電了數據檔案，系統組織成具有結構規范的檔案數據信息庫，改變原有的手工作業管理模式為信息自動化的管理工作模式。根據信息化時代的需求，教師檔案信息檢索與提供利用方式在逐漸發生變革，教師檔案信息化管理將逐步實現自動分類、自動標引、白動編目及自動檢索等工作，教師檔案資源可通過計算機網絡進行檢索和對外提供服務。

3. 加強教師檔案工作管理人員的培訓

教師檔案管理信息化建設需要事業心強、具備專業知識、精通業務的復合型人才，需要信息知識廣、業務素質強、能與時俱進的綜合型信息人才。第一，實行教師檔案從業人員檔案信息化培訓工程，切實加強在職檔案管理人員的業務培訓，不斷提高教師檔案工作培訓質量，提升從事教師檔案工作人員的文化和專業素質，切實增強教師檔案工作人員運用專業理論解決實際問題的能力，并將培訓、考核情況納入職稱評定的范圍。第二，要加大對有教師檔案信息知識和教師檔案信息技術，加強多層次復合型專業人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養鍛煉人才。

責任編輯 黃博彥