淺談人事檔案管理對提高機關事業單位人事工作效率的重要性

辛睿文

摘要：機關事業單位人事檔案管理工作涉及機關、企事業單位人員的廉政與公正，因此相關部門應該緊跟社會需求與政治導向，保證檔案管理理念與手段的先進性，為機關事業的良性發展打下堅實的基礎。筆者在本文中，將對人事檔案管理對提高機關事業單位人事工作效率的重要性進行分析及探討。

關鍵詞：機關事業單位；人事檔案管理；人事工作效率

人事檔案作為組織人事工作的重要組成部分，是考察了解、選拔使用干部的基本依據，是有效評價機關事業單位干部的重要途徑之一。然而傳統的人事檔案制度已經跟不上社會發展的腳步。只有將人事檔案管理工作進行不斷的創新完善才能改變這一現狀，人事檔案制度改革工作也是人事檔案管理在未來發展的必要工作之一。

一、人事檔案管理對提高機關事業單位人事工作效率的重要性

（一）為機關事業單位人才的選拔和任用提供依據。機關事業單位人事管理工作的主要內容就是對機關事業單位內部工作人員的各項信息進行保存和管理。首先，對于人員選拔工作來說，機關事業單位很難簡單的通過簡歷或面對面的交流深入的對求職者進行了解，而信息的缺失將很有可能導致機關事業單位整體人才水平的下降，進而影響到機關事業單位的整體工作進度。對于這一點來說，人事檔案記錄著一個人在求學過程中和工作過程中最為完整的信息，結合人事檔案完成人才的選拔工作將能更好的保證機關事業單位工作人員的整體水平。其次，對于人才的任用來說，這里我們主要從機關事業單位工作人員職位的晉升進行分析。在實際的工作過程中，人事部門通常都需要從多個人員中選擇出一名人員進行任用，這時，我們就可以充分的將人事檔案利用起來，通過人事檔案中相關工作人員在工作過程中的表現來進行選擇。

（二）為事業單位工作人員職稱的評定提供參考。人事檔案是個人信息最為全面的體現，在事業單位工作人員職稱的評定過程中，人事檔案就可以作為主要的依據之一。通常情況下，事業單位工作人員職稱的評定都是通過繼續教育學習、基本技能考試，及現實表現幾個部分來組成的，而具體的評定結果也將直接的對事業單位人事工作的展開產生影響，簡單的考試顯然不能全面的對事業單位內部工作人員整體的狀況進行考核。這時，我們就可以充分的將人事檔案作為參考材料來保證職稱評定工作的公正性。

二、提高機關事業單位人事檔案管理工作的方法

（一）提升領導對人事檔案管理的重視。機關事業單位各項工作的開展都需要上級領導足夠的重視才能順利的展開。就人事檔案管理工作而言，需要機關事業單位領導人從發展的角度去分析人事檔案可產生的間接性利益，具體說來就是在機關事業單位的健康發展之路上，人事檔案管理工作的水平和質量在一定程度上決定了單位發掘人才和留住人才的有效性，與此同時還是單位改善工作弊端、實現工作創新的借鑒信息。首先，在單位領導的重視下與人事檔案管理部門工作開展所需的軟硬件設施才能得到進一步的完善；其次，需要單位領導深入員工工作和生活，尤其是在了解員工面臨的一些困境后，按照國家的統一規定合理的為他們優化薪資待遇或者解決職稱問題；最后，為了讓人事檔案管理形成一個高效性、規范性的管理制度，需要單位領導做好對部門工作的檢查與考核。

（二）進一步完善人事檔案管理制度。機關事業單位的人事檔案管理工作具有一定的復雜性和系統性，工作的順利開展需要一個完善的管理制度作為保障。對此，機關事業單位可在本單位人事檔案管理現狀的基礎上，根據《檔案法》中的具體要求建立并完善單位人事檔案管理制度，尤其是管理工作考核制度和責任追究制度。人事檔案工作包括搜集、整理、查閱、調用、數字化等內容，而以制度的形式將其規范下來能讓檔案管理要求和標準變得更加明確，與此同時要嚴格的執行管理制度，只有相關工作人員堅持認真執行，管理規章制度才能真正發揮效用。最后需要完善人事檔案管理制度的基礎上強化對檔案工作的宣傳，通過在內部開展人事檔案管理教育，逐漸的在單位議事日程中加入人事檔案管理工作的考核，從側面激勵檔案人員加強知識修養，提高認知水平，久而久之讓單位全體工作人員都樹立起“依法治檔”的意識，從而促進檔案管理的規范化發展。

（三）擴大人事檔案管理的工作內容。隨著社會的發展與進步，傳統的人事檔案管理工作內容逐漸凸顯了單一化的缺點，已經難以滿足現代社會發展對檔案信息的需要了，對此需要在現有的基礎上進一步擴充人事檔案管理工作內容。一方面要對原有的信息資料進行選擇性保存、整理和存儲，與此同時細化人事分析工作，對現有員工信息以及人員特征進行全方面的分析，并以此為依據尋找更加適合該崗位的優秀人才，深入開發人力資源的同時充分挖掘每一個員工的工作潛力；另一方面是順應信息時代的發展，將人事檔案管理工作的方式和內容擴展，傳統的管理工作主要針對紙質檔案管理，而信息化的發展出現了越來越多的電子版人事檔案，因此對其作出相應的管理，除了傳統的收集、整理和存儲以外，還要做好信息安全、信息分享、信息備份、信息錄入等方面的工作。

（四）提高人事檔案管理員工的素質。任何一項工作都是在人的主導作用下開展的，因此員工本身在人事檔案管理中發揮中重要作用。而工作人員對人事檔案管理質量的影響主要由綜合素質決定，因此提升人事檔案管理工作人員的綜合素質是優化機關單位人事檔案管理工作的有效途徑之一，具體可以從以下三個方面入手 ：第一，定期的對檔案管理人員開展思想素質教育，思想決定人的行為，讓員工思想素質不斷提升才能更好的滿足認識檔案管理的工作要求；第二，以強化人事檔案管理人員的業務能力積極積極組織員工進行專業知識方面的學習；第三，在提高人事檔案管理人員綜合素質的過程中，要充分發揮模仿和榜樣的作用，對于取得明顯進步的員工可適當給予鼓勵，從而在機關事業內部形成一個積極良好的學習氛圍。在我國科學技術飛速發展的過程中，信息化時代的到來讓各行各業進入了現代化發展階段，就我國機關事業單位傳統的人事檔案管理模式和手段而言，都不符合現代化發展的要求，對此要想提高機關事業單位的人事檔案管理工作水平和質量，必須采取措施來實現人事檔案管理的現代化發展與建設，具體可以從以下兩個方面入手，第一，由上級部門加大對人事檔案管理工作的資金投入，從而有運營資金去更新管理設備，強化管理人才隊伍，讓人事檔案管理工作在一個軟硬件都現代化的環境中順利開展，尤其是信息化的人事檔案管理系統用以提升工作效率；第二，利用現代化的人事檔案管理手段，對于人事檔案進行多種手段的保存和管理，有助于提高人事檔案存放的時間和日期。

綜上所述，機關事業單位人事檔案管理的健康發展事關我國地方經濟的發展。因此，人事管理部門要高度重視，要加強檔案管理制度的貫徹執行，強化人才規劃目標，拓寬人才引入渠道，保障人事管理監督功能，促進機關事業單位健康發展，進而提高機關事業單位服務和管理水平，以人事檔案健康發展為依托，促進人力資源的發展，統籌人力資源協調配置，促進地區經濟的繁榮。

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